E-mails entrants

Aperçu

DocBits peut récupérer les documents directement depuis l'e-mail, sans téléversement manuel. Il existe deux façons d'importer des documents par e-mail, toutes deux dans Paramètres → Traitement des documents → Importer :

Méthode	Fonctionnement	Idéal pour
Compte d'import e-mail	DocBits se connecte à une boîte aux lettres qui vous appartient (IMAP, OAuth Office365 ou OAuth Office365 – Tenant) et importe les documents qu'il y trouve.	Une boîte dédiée qui reçoit déjà vos documents (p. ex. [e-mail]).
E-mails transférés (E-mails entrants)	DocBits vous fournit une adresse unique ; tout expéditeur autorisé peut y transférer des documents.	Le transfert ponctuel depuis de nombreux expéditeurs sans partager les identifiants de la boîte.

Vous pouvez utiliser chaque méthode séparément ou les deux ensemble.

Méthode 1 — Connecter une boîte aux lettres (Import e-mail)

Allez dans Paramètres → Traitement des documents → Importer et ouvrez la section Import e-mail. Cliquez sur Nouveau pour ajouter une connexion de boîte aux lettres.

Dans la section Import e-mail, cliquez sur Nouveau pour connecter une boîte aux lettres.

L'assistant de configuration s'ouvre. Le premier champ, Protocole, détermine comment DocBits se connecte — choisissez IMAP, OAuth Office365 ou OAuth Office365 – Tenant.

La liste Protocole propose les trois types de connexion.

IMAP

Pour une boîte standard, choisissez IMAP et renseignez les détails du serveur et les identifiants du compte :

• Nom du serveur et Port (par défaut 993) de votre serveur de messagerie.

• Chiffrement — SSL, TLS ou None.

• Nom d'utilisateur, e-mail et mot de passe de la boîte.

Le formulaire IMAP : la connexion au serveur de messagerie plus les identifiants de la boîte.

OAuth Office365

Pour une boîte aux lettres d'un seul utilisateur Microsoft 365, choisissez OAuth Office365. Au lieu d'un mot de passe, vous autorisez DocBits via Microsoft : choisissez la cible du Routage des documents, puis cliquez sur Authentifier et terminez la connexion Microsoft.

OAuth Office365 se connecte via la connexion Microsoft — aucun mot de passe n'est stocké dans DocBits.

OAuth Office365 – Tenant

Pour vous connecter au niveau du locataire (organisation) via une inscription d'application Azure, choisissez OAuth Office365 – Tenant et saisissez les identifiants Azure : ID de locataire (Tenant ID), ID d'application cliente (Client App ID) et Valeur d'application cliente (secret client). Utilisez Tester la connexion pour vérifier, puis Enregistrer.

OAuth Office365 – Tenant utilise une inscription d'application Azure (ID de locataire, ID d'application cliente, secret client).

Le Routage des documents décide où vont les documents importés — DocBits (le tableau de bord standard) ou AI Workforce. Après la connexion, les étapes suivantes de l'assistant vous permettent de choisir le dossier depuis lequel importer, une boîte partagée facultative, et si les e-mails traités doivent être déplacés vers un autre dossier.

Méthode 2 — Transférer des e-mails vers DocBits (E-mails entrants)

Cette méthode nécessite d'abord l'activation du module E-mails entrants. Allez dans Paramètres → Traitement des documents → Module, ouvrez la section Type de document, repérez E-mails entrants et activez le commutateur.

Activez E-mails entrants dans Paramètres → Traitement des documents → Module.

Une fois activé, une section E-mails entrants apparaît dans Paramètres → Traitement des documents → Importer. Elle contient tout le nécessaire pour recevoir des documents transférés :

La section E-mails entrants : votre adresse d'import, la liste des expéditeurs prédéfinis et l'adresse de notification d'échec.

• Adresse d'import — une adresse unique générée par le système, au format [e-mail]. Transférez ou envoyez des documents à cette adresse et DocBits les importe automatiquement. Utilisez l'icône de copie pour la récupérer.

• Importer les documents uniquement depuis des e-mails prédéfinis — lorsqu'elle est activée, seules les adresses d'expéditeur listées ici sont acceptées ; les e-mails de tout autre expéditeur sont ignorés. Pour chaque expéditeur, vous pouvez choisir une Sous-organisation (laissez vide pour l'affecter à l'organisation principale). Utilisez Ajouter pour lister d'autres expéditeurs et Supprimer pour en retirer un.

• Répondre à cet e-mail si l'import ne peut pas être effectué — lorsqu'elle est activée, saisissez une adresse à notifier à chaque échec d'une tentative d'import, afin que les problèmes ne passent pas inaperçus.

Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.

Quelles pièces jointes sont importées ? DocBits importe les pièces jointes de documents prises en charge — consultez Importer → Import e-mail pour la liste complète des types de fichiers — et décompresse les messages .eml transférés ainsi que les pièces jointes Outlook winmail.dat (TNEF) pour importer les documents qu'ils contiennent. La détection repose également sur le contenu réel du fichier, de sorte que les pièces jointes qu'un serveur de messagerie de transfert ré-étiquette avec un type générique (application/octet-stream) sont tout de même importées correctement. Les images en ligne (logos de signature / graphiques intégrés) sont ignorées.

Quelle méthode choisir

• Utilisez un compte d'import e-mail lorsque les documents arrivent déjà dans une boîte dédiée et que vous voulez que DocBits les récupère de lui-même — IMAP pour les serveurs de messagerie génériques, OAuth Office365 pour Microsoft 365.

• Utilisez les e-mails transférés lorsque des personnes doivent transférer des documents à la demande, ou lorsque vous ne voulez pas partager les identifiants de la boîte avec DocBits.

• Combinez les deux si certains documents arrivent dans une boîte fixe tandis que d'autres sont transférés ponctuellement.

Restreindre les expéditeurs (Méthode 2) et choisir la bonne cible de Routage des documents (Méthode 1) sont les deux moyens les plus courants de garder un flux entrant propre — uniquement les documents attendus, dirigés là où vous le souhaitez.