Contrôle d'Accès

Aperçu

Le Contrôle d'Accès définit, pour un seul groupe (rôle), exactement ce que ses membres peuvent faire — à la fois au niveau du type de document (quels types de documents ils voient et quelles actions ils peuvent effectuer) et au niveau du champ (quels champs individuels ils peuvent lire ou modifier).

Les autorisations sont toujours évaluées par groupe. Un utilisateur hérite des autorisations de chaque groupe auquel il appartient.

Le Contrôle d'Accès n'est appliqué que lorsque le système Groupes et Autorisations est activé (voir Activer les Autorisations). Les administrateurs contournent toujours le Contrôle d'Accès et peuvent tout voir et tout faire, indépendamment des réglages de cette page.

Chaque groupe peut être configuré pour :

• Accès au document — si le groupe peut utiliser un type de document.

• Autorisations d'action — quelles actions (lister, afficher, modifier, supprimer, mise à jour groupée, approuver) le groupe peut effectuer et pour quels documents.

• Autorisations de champ — si chaque champ individuel d'un type de document est modifiable, en lecture seule ou masqué.

Activation

1. Accédez aux Paramètres.

2. Sélectionnez Traitement des Documents.

3. Sélectionnez Module.

4. Activez le Contrôle d'Accès en activant le curseur.

Ouvrir le Contrôle d'Accès d'un groupe

1. Accédez aux Paramètres.

2. Allez dans Paramètres Globaux.

3. Sélectionnez Groupes, Utilisateurs et Autorisations.

4. Sélectionnez Groupes et Autorisations.

5. Pour gérer les autorisations d'un groupe (par exemple PROCUREMENT_DIRECTOR), cliquez sur les trois points à droite.

6. Sélectionnez Gérer le Contrôle d'Accès.

Sur la page « Groupes et Autorisations », ouvrez le menu ⋮ d'un groupe et choisissez Gérer le Contrôle d'Accès.

Comment une autorisation est évaluée

Lorsqu'un utilisateur tente de faire quelque chose avec un document, DocBits vérifie, dans l'ordre :

1. Le système Groupes et Autorisations est-il activé et l'utilisateur n'est-il pas administrateur ? S'il est désactivé, ou si l'utilisateur est administrateur → accès complet.

2. Le type de document est-il activé pour l'un des groupes de l'utilisateur ? S'il est désactivé → l'utilisateur ne peut ni voir ni utiliser ce type de document.

3. Quel périmètre d'accès est défini pour l'action ? (par exemple Modifier = Owner). Le périmètre est comparé à la relation de l'utilisateur avec ce document précis — est-il le propriétaire, le destinataire, les deux ou aucun ?

4. Quelle autorisation de champ s'applique ? Même lorsqu'un utilisateur peut ouvrir un document, certains champs peuvent rester masqués ou verrouillés.

Autorisations au niveau du type de document

Chaque ligne de la matrice est un type de document (Invoice, Credit Note, Purchase Order, …).

La première colonne est un interrupteur Activé / Désactivé. Désactivez-le et le groupe ne pourra pas du tout utiliser ce type de document — il disparaît de son tableau de bord. Activez-le et les sept colonnes d'action deviennent modifiables.

Action	Détermine si le groupe peut…
Lister	voir le type de document dans la liste du tableau de bord.
Afficher	ouvrir un document et voir ses détails.
Modifier	modifier les valeurs des champs d'un document.
Supprimer	supprimer un document.
Mise à jour groupée	appliquer une mise à jour groupée à plusieurs documents à la fois.
Première Approbation	accorder l'approbation de premier niveau.
Deuxième Approbation	accorder l'approbation de deuxième niveau.

Périmètres d'accès

Chaque colonne d'action est une liste déroulante. La valeur choisie répond à la question « pour quels documents le groupe peut-il faire cela ? ». Les noms des périmètres apparaissent en anglais dans l'interface :

Périmètre	Qui est autorisé	Effet sur un document
No Access	Personne dans le groupe.	L'action est bloquée pour tout le groupe — le bouton est masqué ou désactivé.
Everyone	Chaque membre du groupe.	Tout membre du groupe peut effectuer l'action sur n'importe quel document de ce type.
Owner	Uniquement l'utilisateur qui a créé / téléversé le document.	L'action ne fonctionne que sur les documents que l'utilisateur a lui-même téléversés.
Assignee	Uniquement l'utilisateur (ou le groupe) auquel le document est attribué.	L'action ne fonctionne que sur les documents attribués à l'utilisateur ou à un groupe dont il fait partie.
Owner & Assignee	Le propriétaire ou le destinataire.	L'action fonctionne si l'utilisateur est soit celui qui a téléversé soit le destinataire.

Owner et Assignee dépendent de la relation entre l'utilisateur et chaque document individuel ; deux membres d'un même groupe peuvent donc avoir des droits différents sur la même facture — voir l'exemple concret ci-dessous.

La matrice des autorisations par type de document. Ici, le type Invoice est activé et ses actions ont différents périmètres d'accès ; les autres types sont désactivés.

Chaque colonne d'action propose les mêmes cinq périmètres d'accès.

L'approbation nécessite aussi Modifier

Approuver un document déclenche deux actions en arrière-plan : DocBits enregistre d'abord le document, puis le fait passer au statut approuvé. L'étape d'enregistrement nécessite l'autorisation Modifier ; les deux autorisations sont donc liées.

Un utilisateur à qui l'on accorde uniquement Première Approbation ou Deuxième Approbation — mais pas Modifier — rencontre une erreur d'autorisation lors de l'étape d'enregistrement et ne peut pas approuver le document.

Chaque fois que vous accordez Première Approbation ou Deuxième Approbation, accordez également Modifier (et Afficher) pour le même type de document. Une autorisation d'approbation seule ne suffit pas.

Autorisations au niveau du champ

Cliquez sur une ligne de type de document pour ouvrir le panneau Autorisations de Champ en dessous. Les champs sont organisés en onglets (par exemple Colonnes de tableau, Détails de la facture, Détails de paiement, Taxes et montants). Chaque champ a son propre niveau d'accès :

Niveau	Effet sur le champ
Lecture/Écriture	Le champ est visible et modifiable.
Lecture seule	Le champ est visible mais ne peut pas être modifié (grisé).
Approbation	Le champ peut être modifié, mais la modification doit passer par un flux d'approbation avant d'être appliquée.
Aucun accès	Le champ est entièrement masqué — l'utilisateur ne le voit jamais.

Les règles de champ s'appliquent de la même manière à tous les membres du groupe — elles ne dépendent pas du propriétaire/destinataire. Utilisez-les pour masquer ou verrouiller des champs sensibles (par exemple une remise ou un montant total) pour un groupe entier.

Le panneau « Autorisations de Champ » pour le type Invoice. CUSTOMER_DISCOUNT est masqué (Aucun accès) tandis que les autres champs restent en Lecture/Écriture.

Exemple concret : ce que le Contrôle d'Accès fait sur une facture réelle

Supposons que vous créiez un groupe AP_CLERK pour vos comptables fournisseurs et que vous configuriez le type de document Invoice ainsi :

Autorisations de type de document pour Invoice

Action	Périmètre
Activé	✅ Oui
Lister	Everyone
Afficher	Everyone
Modifier	Owner & Assignee
Supprimer	No Access
Mise à jour groupée	No Access
Première Approbation	Assignee
Deuxième Approbation	No Access

Autorisations de champ pour Invoice

Champ	Niveau
TOTAL_AMOUNT	Lecture seule
CUSTOMER_DISCOUNT	Aucun accès
(tous les autres champs)	Lecture/Écriture

Suivez maintenant un document précis — la facture INV-4711, que Maria a téléversée et qui est attribuée à Maria. Maria et son collègue Tom font tous deux partie du groupe AP_CLERK.

Maria (propriétaire et destinataire d'INV-4711) :

• ✅ Voit INV-4711 dans la liste du tableau de bord (Lister = Everyone).

• ✅ L'ouvre (Afficher = Everyone).

• ✅ Modifie le nom du fournisseur et les lignes (Modifier = Owner & Assignee — elle est la propriétaire).

• 🔒 Voit TOTAL_AMOUNT, mais le champ est grisé et elle ne peut pas le modifier (Lecture seule).

• 🚫 Ne voit jamais le champ CUSTOMER_DISCOUNT (Aucun accès).

• 🚫 Le bouton Supprimer est masqué (Supprimer = No Access — personne dans le groupe ne peut supprimer).

• ✅ Peut accorder la première approbation (Première Approbation = Assignee — elle est la destinataire).

Tom (même groupe, mais il n'a pas téléversé INV-4711 et elle ne lui est pas attribuée) :

• ✅ La voit dans la liste et ✅ l'ouvre (Lister et Afficher = Everyone).

• 🚫 Ne peut rien modifier — le document s'ouvre en lecture seule (Modifier = Owner & Assignee — Tom n'est ni l'un ni l'autre).

• 🔒 / 🚫 Voit exactement la même visibilité de champs que Maria : TOTAL_AMOUNT verrouillé, CUSTOMER_DISCOUNT masqué (les règles de champ s'appliquent à tout le groupe).

• 🚫 Ne peut pas accorder la première approbation (Première Approbation = Assignee — pas Tom).

• 🚫 Ne peut pas supprimer (No Access).

Ce que montre cet exemple

• Everyone ouvre un document à tous les membres du groupe ; Owner / Assignee restreint une action aux personnes liées à ce document précis.

• No Access supprime une action (Supprimer) ou masque un champ (CUSTOMER_DISCOUNT) pour tout le groupe.

• Lecture seule garde un champ visible pour référence (TOTAL_AMOUNT) mais empêche les modifications.

• Deux personnes d'un même groupe peuvent avoir des droits différents sur la même facture, uniquement en fonction de qui l'a téléversée et à qui elle est attribuée.