Importer
Aperçu
Dans les paramètres Importer, vous pouvez configurer des options spécifiques aux documents pour l'importation, ou mettre en place des importations automatisées via FTP ou e-mail. Cette page fournit un aperçu détaillé de tous les paramètres disponibles.
Comment accéder
Accédez à Paramètres -> Traitement des documents -> Importer
Restriction de l'importation de la page du document
Restreindre aux Pages : Ce paramètre vous permet de limiter le traitement à un certain nombre de pages par document. La valeur par défaut est 60 pages, ce qui signifie que les documents dépassant cette limite seront réduits à 60 pages, et toutes les pages restantes seront supprimées.
Délais de paiement (jours) : Définit les délais de paiement par défaut (en jours) qui peuvent être appliqués aux documents.
Modèle de date : Définit le modèle selon lequel les dates doivent être reconnues et formatées dans les documents importés.
Importation FTP
Exigences
Pour utiliser FTP pour importer des données automatiquement, assurez-vous que les exigences suivantes sont remplies :
Serveur FTP correctement configuré et compatible avec Linux
Nom d'hôte FTP, Nom d'utilisateur et Mot de passe
Dossier d'importation dédié
Ajouter une nouvelle connexion
Pour ajouter une nouvelle connexion, cliquez sur le bouton Ajouter dans la section FTP.
Entrez vos identifiants FTP dans les champs désignés. Le champ Clé API sera rempli automatiquement.
Type : Spécifie le protocole FTP à utiliser. Vous pouvez choisir entre FTP, FTPS ou SFTP.
Port : Spécifie le numéro de port à utiliser pour le protocole FTP sélectionné.
Nom du serveur (obligatoire) : L'adresse du serveur à partir duquel les documents seront récupérés.
Nom d'utilisateur (obligatoire) : Le nom de connexion utilisé pour accéder au serveur FTP.
Mot de passe (obligatoire) : Le mot de passe associé au nom d'utilisateur pour accéder au serveur FTP.
Patrons de correspondance de noms de fichier : Pour spécifier quels fichiers importer en fonction de leurs noms.
Sous-organisations : Sélectionnez à quelle sous-organisation l'importation FTP doit s'appliquer.
Clé API (obligatoire) : Ce champ sera automatiquement rempli en fonction de l'organisation à laquelle vous êtes connecté.
Répertoire primaire : Spécifie le répertoire sur le serveur FTP à partir duquel les fichiers seront importés.
Répertoire des importations : Vous permet de spécifier un sous-répertoire dans le répertoire primaire à partir duquel les fichiers seront importés.
Archiver après l'importation : Vous permet d'archiver les fichiers après importation. Une fois activé, vous pouvez spécifier le répertoire où les fichiers doivent être déplacés après une importation réussie.
Inclure les fichiers des sous-dossiers : Lorsqu'il est activé, les sous-répertoires dans le répertoire principal seront également recherchés pour les fichiers à importer.
Une fois que vous avez entré tous les détails nécessaires de votre FTP, cliquez sur ENREGISTRER.
Après avoir enregistré votre connexion, vous pouvez l'activer en cliquant sur les trois points dans la colonne Action de votre connexion, puis en sélectionnant Activer.
Actions pour FTP
Vous pouvez cliquer sur les trois points dans la colonne Action pour accéder aux options suivantes pour votre connexion :
Test de connexion : Teste la connexion à votre serveur FTP.
Journaux de connexion : Ouvre les journaux de votre connexion FTP, y compris les messages d'erreur s'il y a des problèmes.
Activer/Désactiver : Active/désactive votre connexion.
Éditer : Vous permet de modifier votre connexion.
Supprimer : Supprime votre connexion.
Importation d'e-mails
Vous pouvez configurer une importation d'e-mails qui importe automatiquement des documents de votre boîte de réception dès qu'ils arrivent. Vous pouvez choisir de configurer soit une connexion IMAP, soit une connexion OAuth.
Ajouter une nouvelle connexion IMAP
Pour ajouter une nouvelle connexion IMAP, cliquez sur le bouton Ajouter dans la section Importation d'e-mails.
Sélectionnez IMAP comme protocole.
Entrez vos identifiants de messagerie dans les champs désignés. Le champ Clé API sera rempli automatiquement.
Cryptage : Sélectionnez le type de cryptage à utiliser — soit SSL, soit TLS.
Nom du serveur : L'adresse du serveur de messagerie.
Nom d'utilisateur : L'identifiant utilisé pour votre configuration d'importation de mails dans DocBits.
E-mail : L'adresse e-mail utilisée pour importer des documents dans le système.
Mot de passe : Le mot de passe associé à l'adresse e-mail fournie.
Sous-organisations : Sélectionnez la sous-organisation à laquelle l'importation d'e-mails doit s'appliquer.
Clé API : Ce champ sera automatiquement rempli en fonction de l'organisation à laquelle vous êtes connecté.
Envoyer l'avis d'erreur d'importation à cette adresse électronique : Spécifiez une adresse e-mail pour recevoir des notifications d'erreur si quelque chose ne va pas pendant le processus d'importation.
Port : Spécifie le numéro de port à utiliser pour la configuration d'importation d'e-mails sélectionnée.
Dossier : Sélectionnez un dossier à partir duquel les documents seront importés. Remarque : L'option Dossier devient disponible uniquement après que vous avez créé avec succès une connexion IMAP. Pour ajouter un dossier après la création, cliquez sur les trois points dans la colonne Action, puis sélectionnez Éditer. L'option devrait maintenant être disponible.
Déplacer les e-mails vers un autre dossier : Lorsqu'il est activé, vous permet de spécifier un dossier où les e-mails seront déplacés après une importation réussie. Remarque : L'option Déplacer les e-mails vers un autre dossier devient disponible uniquement après que vous avez créé avec succès une connexion IMAP. Pour activer ce paramètre, cliquez sur les trois points dans la colonne Action, puis sélectionnez Éditer. L'option devrait maintenant être disponible.
Fusionner les documents joints : Combine plusieurs documents joints en un seul document.
Envoyer un Email après l'importation : Envoie un e-mail de confirmation à l'expéditeur d'origine après que l'importation soit terminée. Une fois activé, vous pouvez spécifier le sujet et le corps de l'e-mail.
Bloquer l'importation de noms de fichiers en double : Empêche l'importation si un document avec le même nom existe déjà .
Après avoir enregistré votre connexion, vous pouvez l'activer en cliquant sur les trois points dans la colonne Action de votre connexion, puis en sélectionnant Activer.
Actions pour IMAP
Vous pouvez cliquer sur les trois points dans la colonne Action pour accéder aux options suivantes pour votre connexion :
Test de connexion : Teste la connexion à votre client IMAP.
Journaux de connexion : Ouvre les journaux de votre connexion e-mail, y compris les messages d'erreur qui se produisent pendant le processus.
Journal d'importation : Ouvre les journaux des importations passées pour la connexion respective, y compris les messages d'erreur qui se sont produits pendant le processus.
Activer/Désactiver : Active/désactive votre connexion.
Éditer : Vous permet de modifier votre connexion.
Supprimer : Supprime votre connexion.
Ajouter une nouvelle connexion OAuth Office365
Pour ajouter une nouvelle connexion OAuth Office365, cliquez sur le bouton Ajouter dans la section Importation d'e-mails.
Sélectionnez OAuth Office365 comme protocole, puis cliquez sur "Authentifier."
Vous serez redirigé vers une page Microsoft où l'on vous demandera d'entrer un code. Pour récupérer ce code, revenez à DocBits — le code sera affiché là , comme indiqué ci-dessous. Copiez le code et entrez-le sur la page Microsoft. Ensuite, vous serez invité à entrer vos identifiants Microsoft.
Suivez les étapes sur la page Microsoft. Une fois que vous avez terminé, revenez à DocBits et cliquez sur Terminer l'authentification.
Vous pouvez maintenant configurer les paramètres suivants :
Sous-organisations : Sélectionnez la sous-organisation à laquelle l'importation d'e-mails doit s'appliquer.
Utiliser le dossier : Sélectionnez un dossier à partir duquel les documents seront importés.
Utiliser la boîte aux lettres partagée : Spécifiez l'adresse e-mail partagée à partir de laquelle les documents doivent être importés.
Déplacer l'e-mail vers un autre dossier : Spécifiez un dossier vers lequel les e-mails doivent être déplacés après une importation réussie.
Envoyer l'avis d'erreur d'importation à cette adresse électronique : Spécifiez une adresse e-mail pour recevoir des notifications d'erreur si quelque chose ne va pas pendant le processus d'importation.
Une fois que vous avez configuré le comportement souhaité, vous pouvez soit commencer à importer des e-mails en cliquant sur Importer, soit enregistrer vos modifications en cliquant sur Enregistrer.
Après avoir enregistré votre connexion, vous pouvez l'activer en cliquant sur les trois points dans la colonne Action de votre connexion, puis en sélectionnant Activer.
Actions pour OAuth Office365
Vous pouvez cliquer sur les trois points dans la colonne Action pour accéder aux options suivantes pour votre connexion :
Journaux de connexion : Ouvre les journaux de votre connexion e-mail, y compris les messages d'erreur qui se produisent pendant le processus.
Journal d'importation : Ouvre les journaux des importations passées pour la connexion respective, y compris les messages d'erreur qui se sont produits pendant le processus.
Activer/Désactiver : Active/désactive votre connexion.
Éditer : Vous permet de modifier votre connexion.
Supprimer : Supprime votre connexion.
Journal d'importation
Vous pouvez consulter le journal d'importation de toutes les connexions e-mail créées, y compris les messages d'erreur qui se sont produits pendant le processus, en cliquant sur le bouton Journal d'importation dans le coin supérieur droit de la section Importation d'e-mails.
Vous pouvez filtrer les journaux par sujet ou expéditeur, trier les colonnes par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur les en-têtes de colonne, et réorganiser les colonnes en utilisant le glisser-déposer.
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