DocBits peut importer des documents depuis la messagerie de deux façons. Les deux se configurent dans Paramètres → Import (Traitement des documents).
Méthode 1 — Import par e-mail (connecter une boîte aux lettres)
Connectez un compte de messagerie et DocBits importe automatiquement les documents dès l'arrivée de nouveaux e-mails. Sur la page Import, ouvrez la section Importation d'e-mails et cliquez sur + Nouveau.
Choisissez ensuite le protocole de votre boîte aux lettres :
IMAP — voir IMAP
OAuth (Office 365) — voir OAuth Office365
Méthode 2 — E-mails entrants (transférer vers DocBits)
Transférez — ou envoyez directement — les e-mails à l'adresse de réception unique de votre organisation et DocBits importe automatiquement les pièces jointes. Aucune connexion de boîte aux lettres n'est nécessaire. Ouvrez la section E-mails entrants sur la page Import.
Info / E-mail — l'adresse de réception unique de votre organisation (format
<org-id>@inbound.docbits.com). Transférez vos documents à cette adresse ; utilisez l'icône de copie pour la copier.Importer les documents uniquement depuis des e-mails prédéfinis — lorsqu'elle est activée, seuls les e-mails des expéditeurs ajoutés à la liste blanche sont importés ; les e-mails de tout autre expéditeur sont ignorés.
Répondre à cet e-mail si l'import est impossible — envoie une réponse automatique à l'expéditeur lorsque l'import échoue.
Notifier l'expéditeur en cas d'échec de l'import — informe l'expéditeur si son e-mail n'a pas pu être importé.
Journaux — ouvre le journal de traitement des e-mails entrants. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Pièces jointes de documents prises en charge
Les deux méthodes d'importation par e-mail acceptent les documents en pièces jointes suivants :
.pdf
Factures et autres documents PDF
TIFF
.tif, .tiff
Documents numérisés
XML
.xml
Documents électroniques structurés
EDI / données de commande d'achat
.edi, .purchaseorder
Échange de données informatisé et commandes d'achat
Si un service de transfert étiquette un fichier PDF, TIFF ou XML comme pièce jointe générique, DocBits peut l'identifier à partir du contenu du fichier ou d'une extension de fichier connue. Les messages .eml transférés peuvent également contenir des documents pris en charge ; DocBits extrait ces pièces jointes internes avant l'importation.
Les images telles que PNG, JPG, GIF et BMP ne sont pas importées en tant que documents. Les images de signature et les logos intégrés aux e-mails transférés sont ignorés. Les fichiers Office tels que Word, Excel et PowerPoint ne sont pas pris en charge par ces méthodes d'importation par e-mail.
Pour les e-mails transférés, consultez Journaux sous E-mails entrants si un document manque. Lorsque Notifier l'expéditeur en cas d'échec de l'import est activé, l'expéditeur reçoit une explication et un lien vers cette page. Pour une boîte aux lettres connectée, utilisez le guide de configuration IMAP ou OAuth (Office 365).
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