> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-fr.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/task-assignment-guide.md). # Task Assignment & Creation Cards ## Cartes d'assignation et de création de tâches - Guide complet Ces cartes se placent dans le groupe **Then** du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :

Workflow Builder — Les cartes sont ajoutées au groupe **Then** via **Add Card**.

**Couvre :** 12 cartes liées aux tâches *** ### Aperçu Les cartes de tâches créent des assignations de travail pour les membres de l'équipe. Lorsqu'une facture nécessite une approbation, vous pouvez automatiquement créer une tâche et l'assigner à la bonne personne. *** ## Création de tâche basique ### Carte : tasks\_create / Create Task and Assign to User #### Objectif Crée une tâche et l'assigne à une personne spécifique #### Quand l'utiliser * La facture nécessite l'examen d'une personne spécifique * Approbation requise d'une personne nommée * Transfert à un membre spécifique de l'équipe #### Paramètres **Title** Le nom/objet de la tâche ``` Example: "Review Invoice #INV-2025-001 for approval" ``` **Description** Détails sur la tâche ``` Example: "Invoice from Supplier ABC needs review. Amount: €5000 Deadline: 2025-10-30 Please verify pricing and quality." ``` **Priority** * 🔴 **High** : Urgent, à faire immédiatement * 🟡 **Medium** : Priorité normale * 🟢 **Low** : Peut être fait plus tard **Assigned User** Qui reçoit la tâche ``` Example: John Smith (Finance Manager) ``` **Email Notification** Envoyer une alerte par e-mail à la personne assignée ? ``` ✅ Yes: Person gets email ❌ No: Task only in system ``` #### Exemple ``` Condition: "Invoice amount > €10,000" ↓ Create Task: - Title: "High-Value Invoice Review Required" - Description: "Invoice #INV-2025-789 for €15,000 needs approval" - Priority: High - Assigned to: Sarah Johnson (Finance Approver) - Send Email: Yes ↓ Sarah receives task and email notification ``` *** ### Carte : ACTION\_TASK\_FOR\_GROUP / Create Task for Group #### Objectif Crée une tâche et l'assigne à un groupe (tous les membres peuvent la voir) #### Quand l'utiliser * Plusieurs personnes peuvent effectuer la tâche * Tâche pour une équipe, pas pour un individu * La première personne disponible doit s'en charger #### Différence avec une tâche individuelle ``` Individual Task: - Only John sees it - John must do it - Others can't see it Group Task: - Everyone in group sees it - Any group member can claim it - Distributed workload ``` #### Exemple de flux de travail ``` Document arrives ↓ Condition: "Is supplier new?" ↓ Create Task for Procurement Team: - Title: "Verify New Supplier Details" - Description: "Please validate supplier information" - Priority: Medium - Group: Procurement Team (10 members) - Notify: Yes ↓ All 10 procurement team members see task First person available takes it ``` *** ### Carte : ACTION\_DECISION\_TREE\_CREATE\_TASKS #### Objectif Crée des tâches en fonction de la logique d'une table de décision #### Comment ça fonctionne ``` Decision Table Returns: If invoice from Supplier A → Assign to Procurement If invoice from Supplier B → Assign to Quality Team If invoice from Supplier C → Assign to Finance Task is automatically created and assigned based on which condition is true ``` #### Quand l'utiliser * Différents fournisseurs nécessitent une approbation différente * Routage complexe basé sur plusieurs facteurs * Équipe différente en fonction du type de document #### Exemple ``` Document: Invoice from ABC Corp (Supplier A) ↓ Decision Table checks: Which supplier? ↓ Result: Supplier A → Procurement Team ↓ Create and assign task to Procurement Team ``` *** ### Carte : ACTION\_DECISION\_TREE\_TASKS\_SEQUENTIAL #### Objectif Crée des tâches séquentiellement en fonction d'une table de décision Les tâches sont assignées une à la fois selon un ordre de priorité #### Quand l'utiliser * Plusieurs approbations nécessaires en séquence * Chaîne d'approbation d'un flux de travail * Chaque personne examine puis transmet à la suivante #### Comment ça fonctionne ``` Step 1: Create Task for Procurement Manager (Priority 1) ↓ Step 2: Procurement Manager approves ↓ Step 3: Create Task for Finance Manager (Priority 2) ↓ Step 4: Finance Manager approves ↓ Step 5: Export ``` #### Système de priorité ``` Priority 1 → Assign to: Person A Priority 2 → Assign to: Person B Priority 3 → Assign to: Person C They must complete in order (1→2→3) ``` #### Exemple de configuration ``` Decision Table Returns: Level 1: Sarah Johnson (Finance) Level 2: Mike Smith (Manager) Level 3: Director (for approval) Task Flow: 1. Sarah reviews → Comments 2. Passes to Mike → He reviews 3. Passes to Director → Final approval 4. All complete → Export ``` *** ### Carte : ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_USER\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne le document à un utilisateur ET crée une tâche séquentielle #### Quand l'utiliser * Assigner le document ET créer une tâche en même temps * Le document doit être examiné par une personne spécifique * Suivre à la fois l'assignation et la création de tâche #### Comment ça fonctionne ``` Two things happen: 1. Document is assigned to: Person A 2. Task is created for: Person A Both in one action ``` #### Exemple ``` High-value invoice arrives ↓ ACTION_CREATE_TASK_FOR_USER_SEQUENTIAL: - Assign Document to: Finance Manager - Create Task: "Review & Approve High Value Invoice" - Priority: High ↓ Document AND task both go to Finance Manager ``` *** ### Carte : ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne le document à un groupe ET crée une tâche #### Quand l'utiliser * Le document nécessite l'attention d'un groupe * Vous souhaitez suivre la création de la tâche * Créer une tâche initiale puis assigner le document #### Exemple ``` New supplier evaluation ↓ ACTION_CREATE_TASK_FOR_GROUP_SEQUENTIAL: - Document assigned to: Supplier Management Group - Create Task: "Evaluate New Supplier Credentials" - Assign Task to: Same group - Priority: Medium ↓ Group members see document and task ``` *** ## Création de tâche avancée ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP #### Objectif Crée une tâche pour un groupe d'établissement spécifique #### Quand l'utiliser * Tâche pour l'équipe d'entrepôt/d'établissement * Opérations spécifiques à un établissement * L'emplacement physique est important #### Exemple ``` Document: Shipment notification ↓ Create Task for Facility Group: - Group: Berlin Warehouse Team - Task: "Prepare items for shipment" - Items: From document ↓ Berlin warehouse team gets task ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assignation séquentielle de tâches entre établissements #### Quand l'utiliser * Opérations multi-établissements * Les tâches passent d'établissement en établissement * Traitement séquentiel par établissement #### Comment ça fonctionne ``` Factory A (Step 1): Production ↓ Quality Check (Step 2): Verification ↓ Warehouse (Step 3): Packaging ↓ Shipping (Step 4): Dispatch ``` #### Exemple ``` Manufacturing Document ↓ Create Sequential Tasks: - Task 1: Factory A (Manufacturing) - Priority 1 - Task 2: Quality Team (Testing) - Priority 2 - Task 3: Warehouse (Packing) - Priority 3 - Task 4: Shipping (Dispatch) - Priority 4 ↓ Each team completes → Passes to next ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP #### Objectif Crée une tâche pour le département des achats #### Quand l'utiliser * Tâche pour l'équipe des achats * Tâches de gestion des fournisseurs * Travail lié aux achats #### Exemple ``` Supplier status change notification ↓ Create Task for Procurement Group: - Task: "Update supplier records" - Supplier: ABC Corp - Action: Change status to 'On Hold' - Priority: High ↓ Procurement team is notified ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Routage séquentiel de tâches au sein des achats #### Quand l'utiliser * Processus d'achat en plusieurs étapes * Chaîne d'approbation dans les achats * Chemin d'escalade #### Exemple ``` Purchase Requisition received ↓ Step 1: Buyer verifies (Priority 1) ↓ Step 2: Approver approves (Priority 2) ↓ Step 3: Director signs off (Priority 3) ↓ All sign-offs complete → Release to supplier ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK #### Objectif Obtient l'utilisateur à partir d'un champ de document, assigne la tâche Si l'utilisateur est introuvable, utilise l'utilisateur de repli #### Quand l'utiliser * Utilisateur stocké dans un champ de document * Le document spécifie qui doit l'examiner * Disposer d'une personne de secours si l'utilisateur spécifié n'est pas disponible #### Comment ça fonctionne ``` Document has field: "Approver Name: John Smith" Card checks: Is John in system? If YES → Assign task to John If NO → Assign to Fallback User (Sarah) ``` #### Exemple ``` Invoice field: "Contact: Mike Johnson" Try to assign task to Mike Johnson ↓ If Mike doesn't exist in system: ↓ Use Fallback: Team Lead (Robert Brown) ``` #### Paramètres ``` - Field to Read: "Approver Name" - Fallback User: Robert Brown - Task Details: Title, Description, Priority ``` *** ## Paramètres de tâche courants Toutes les cartes de tâches utilisent ces paramètres : #### Title ``` Good: "Review Invoice #INV-12345 - €5000 - Supplier ABC" Bad: "Approve something" ``` #### Description ``` Should include: ✅ What to do ✅ Deadline ✅ Any special requirements ✅ Who to contact ✅ Link to document ``` #### Niveaux de priorité ``` 🔴 HIGH - Action needed within hours - Blocks other processes - Example: Supply missing, urgent approval 🟡 MEDIUM - Standard processing - Normal timeline - Example: Regular invoice review 🟢 LOW - Can wait days/weeks - Non-urgent - Example: Archive old documents ``` #### Date d'échéance (si disponible) ``` When should task be completed by? Example: 2025-10-30 (5 days from now) ``` *** ## Scénarios de flux de travail de tâches ### Scénario 1 : Approbation simple ``` Invoice Arrives (€2000) ↓ Condition: Amount between €1000-€5000? ↓ YES: Create Task for Finance Manager ↓ Finance Manager reviews and approves ``` ### Scénario 2 : Approbation à plusieurs niveaux ``` Invoice Arrives (€50,000 - High Value) ↓ Create Sequential Tasks: 1. Finance Team (Initial review) 2. Finance Manager (Approval) 3. Director (Final sign-off) ↓ Each level completes → Next begins ``` ### Scénario 3 : Tâches parallèles ``` Invoice Arrives (From New Supplier) ↓ Create Task 1: Quality Team (verify supplier) Create Task 2: Finance Team (check prices) Create Task 3: Procurement (check contract) ↓ All teams work simultaneously All must complete before proceeding ``` ### Scénario 4 : Routage conditionnel ``` Invoice Arrives ↓ Decision Table: If amount > €10k → Assign to Director If amount €1k-€10k → Assign to Manager If amount < €1k → Assign to Team Lead ↓ Task created for correct person ``` *** ## Bonnes pratiques d'assignation de tâches ✅ **À faire :** * Inclure des détails spécifiques dans le titre de la tâche * Définir des niveaux de priorité appropriés * Fixer des échéances réalistes * Notifier les personnes assignées * Inclure un lien vers le document * Utiliser des descriptions claires et exploitables ❌ **À ne pas faire :** * Créer des titres de tâche vagues (« Examiner ceci ») * Tout définir comme priorité High * Oublier de notifier la personne assignée * Créer plusieurs tâches pour le même travail * Assigner à des personnes non disponibles *** ## Dépannage des tâches ### « La tâche n'est assignée à personne » **Cause :** L'utilisateur n'existe pas ou le groupe est vide **Solution :** * Vérifiez l'orthographe du nom de l'utilisateur * Vérifiez que l'utilisateur est actif dans le système * Vérifiez que le groupe a des membres * Utilisez un repli si nécessaire ### « La personne dit ne pas avoir reçu de notification » **Cause :** Notification par e-mail désactivée ou e-mail incorrect **Solution :** * Vérifiez que la case « Send Email » est activée * Vérifiez l'adresse e-mail du destinataire * Vérifiez le dossier spam * Renvoyez la notification manuellement ### « La mauvaise personne a reçu la tâche » **Cause :** Logique de routage incorrecte **Solution :** * Vérifiez les conditions de la table de décision * Vérifiez les paramètres de repli * Testez avec un document d'exemple * Vérifiez les fautes de frappe dans les noms d'utilisateur ### « Trop de tâches créées » **Cause :** La carte se déclenche plusieurs fois **Solution :** * Vérifiez que les conditions sont suffisamment spécifiques * Vérifiez que la carte ne s'exécute qu'une fois par document * Examinez les conditions « And » * Ajoutez un filtrage supplémentaire *** ## Tableau comparatif des cartes de tâches | Carte | Crée une tâche | Assigne à | Quand | | ----------------------------------------------------------- | -------------- | -------------------------------- | ------------ | | tasks\_create | Oui | Individu | Toujours | | ACTION\_TASK\_FOR\_GROUP | Oui | Groupe | Toujours | | ACTION\_DECISION\_TREE\_CREATE\_TASKS | Oui | Résultat de la table de décision | Conditionnel | | ACTION\_DECISION\_TREE\_TASKS\_SEQUENTIAL | Oui | Multiple (séquentiel) | Conditionnel | | ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_USER\_SEQUENTIAL | Oui | Utilisateur + Document | Conditionnel | | ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_GROUP\_SEQUENTIAL | Oui | Groupe + Document | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP | Oui | Groupe d'établissement | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL | Oui | Plusieurs établissements | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP | Oui | Équipe des achats | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL | Oui | Multiple (séquentiel) | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK | Oui | Champ/Repli | Conditionnel | *** ## Cartes associées * **ACTION\_ASSIGN\_DOCUMENT\_TO\_USER** - Assigner un document sans créer de tâche * **ACTION\_SEND\_EMAIL** - Notifier les personnes directement * **STAUS\_CHANGE** - Changer le statut au lieu de créer une tâche * **RUN\_WORKFLOW** - Déclencher un autre flux de travail à la place