Task Assignment & Creation Cards

Cartes d'assignation et de création de tâches - Guide complet

Ces cartes se placent dans le groupe Then du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

Couvre : 12 cartes liées aux tâches

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Aperçu

Les cartes de tâches créent des assignations de travail pour les membres de l'équipe. Lorsqu'une facture nécessite une approbation, vous pouvez automatiquement créer une tâche et l'assigner à la bonne personne.

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Création de tâche basique

Carte : tasks_create / Create Task and Assign to User

Objectif

Crée une tâche et l'assigne à une personne spécifique

Quand l'utiliser

• La facture nécessite l'examen d'une personne spécifique

• Approbation requise d'une personne nommée

• Transfert à un membre spécifique de l'équipe

Paramètres

Title Le nom/objet de la tâche

Example: "Review Invoice #INV-2025-001 for approval"

Description Détails sur la tâche

Example: "Invoice from Supplier ABC needs review.
Amount: €5000
Deadline: 2025-10-30
Please verify pricing and quality."

Priority

• 🔴 High : Urgent, à faire immédiatement

• 🟡 Medium : Priorité normale

• 🟢 Low : Peut être fait plus tard

Assigned User Qui reçoit la tâche

Example: John Smith (Finance Manager)

Email Notification Envoyer une alerte par e-mail à la personne assignée ?

✅ Yes: Person gets email
❌ No: Task only in system

Exemple

Condition: "Invoice amount > €10,000"
    ↓
Create Task:
- Title: "High-Value Invoice Review Required"
- Description: "Invoice #INV-2025-789 for €15,000 needs approval"
- Priority: High
- Assigned to: Sarah Johnson (Finance Approver)
- Send Email: Yes
    ↓
Sarah receives task and email notification

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Carte : ACTION_TASK_FOR_GROUP / Create Task for Group

Objectif

Crée une tâche et l'assigne à un groupe (tous les membres peuvent la voir)

Quand l'utiliser

• Plusieurs personnes peuvent effectuer la tâche

• Tâche pour une équipe, pas pour un individu

• La première personne disponible doit s'en charger

Différence avec une tâche individuelle

Individual Task:
- Only John sees it
- John must do it
- Others can't see it

Group Task:
- Everyone in group sees it
- Any group member can claim it
- Distributed workload

Exemple de flux de travail

Document arrives
    ↓
Condition: "Is supplier new?"
    ↓
Create Task for Procurement Team:
- Title: "Verify New Supplier Details"
- Description: "Please validate supplier information"
- Priority: Medium
- Group: Procurement Team (10 members)
- Notify: Yes
    ↓
All 10 procurement team members see task
First person available takes it

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Carte : ACTION_DECISION_TREE_CREATE_TASKS

Objectif

Crée des tâches en fonction de la logique d'une table de décision

Comment ça fonctionne

Decision Table Returns:
  If invoice from Supplier A → Assign to Procurement
  If invoice from Supplier B → Assign to Quality Team
  If invoice from Supplier C → Assign to Finance

Task is automatically created and assigned
based on which condition is true

Quand l'utiliser

• Différents fournisseurs nécessitent une approbation différente

• Routage complexe basé sur plusieurs facteurs

• Équipe différente en fonction du type de document

Exemple

Document: Invoice from ABC Corp (Supplier A)
    ↓
Decision Table checks: Which supplier?
    ↓
Result: Supplier A → Procurement Team
    ↓
Create and assign task to Procurement Team

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Carte : ACTION_DECISION_TREE_TASKS_SEQUENTIAL

Objectif

Crée des tâches séquentiellement en fonction d'une table de décision Les tâches sont assignées une à la fois selon un ordre de priorité

Quand l'utiliser

• Plusieurs approbations nécessaires en séquence

• Chaîne d'approbation d'un flux de travail

• Chaque personne examine puis transmet à la suivante

Comment ça fonctionne

Step 1: Create Task for Procurement Manager
        (Priority 1)
    ↓
Step 2: Procurement Manager approves
    ↓
Step 3: Create Task for Finance Manager
        (Priority 2)
    ↓
Step 4: Finance Manager approves
    ↓
Step 5: Export

Système de priorité

Priority 1 → Assign to: Person A
Priority 2 → Assign to: Person B
Priority 3 → Assign to: Person C

They must complete in order (1→2→3)

Exemple de configuration

Decision Table Returns:
  Level 1: Sarah Johnson (Finance)
  Level 2: Mike Smith (Manager)
  Level 3: Director (for approval)

Task Flow:
1. Sarah reviews → Comments
2. Passes to Mike → He reviews
3. Passes to Director → Final approval
4. All complete → Export

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Carte : ACTION_CREATE_TASK_FOR_USER_SEQUENTIAL

Objectif

Assigne le document à un utilisateur ET crée une tâche séquentielle

Quand l'utiliser

• Assigner le document ET créer une tâche en même temps

• Le document doit être examiné par une personne spécifique

• Suivre à la fois l'assignation et la création de tâche

Comment ça fonctionne

Two things happen:
1. Document is assigned to: Person A
2. Task is created for: Person A

Both in one action

Exemple

High-value invoice arrives
    ↓
ACTION_CREATE_TASK_FOR_USER_SEQUENTIAL:
- Assign Document to: Finance Manager
- Create Task: "Review & Approve High Value Invoice"
- Priority: High
    ↓
Document AND task both go to Finance Manager

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Carte : ACTION_CREATE_TASK_FOR_GROUP_SEQUENTIAL

Objectif

Assigne le document à un groupe ET crée une tâche

Quand l'utiliser

• Le document nécessite l'attention d'un groupe

• Vous souhaitez suivre la création de la tâche

• Créer une tâche initiale puis assigner le document

Exemple

New supplier evaluation
    ↓
ACTION_CREATE_TASK_FOR_GROUP_SEQUENTIAL:
- Document assigned to: Supplier Management Group
- Create Task: "Evaluate New Supplier Credentials"
- Assign Task to: Same group
- Priority: Medium
    ↓
Group members see document and task

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Création de tâche avancée

Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_TO_FACILITY_GROUP

Objectif

Crée une tâche pour un groupe d'établissement spécifique

Quand l'utiliser

• Tâche pour l'équipe d'entrepôt/d'établissement

• Opérations spécifiques à un établissement

• L'emplacement physique est important

Exemple

Document: Shipment notification
    ↓
Create Task for Facility Group:
- Group: Berlin Warehouse Team
- Task: "Prepare items for shipment"
- Items: From document
    ↓
Berlin warehouse team gets task

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Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_TO_FACILITY_GROUP_SEQUENTIAL

Objectif

Assignation séquentielle de tâches entre établissements

Quand l'utiliser

• Opérations multi-établissements

• Les tâches passent d'établissement en établissement

• Traitement séquentiel par établissement

Comment ça fonctionne

Factory A (Step 1): Production
    ↓
Quality Check (Step 2): Verification
    ↓
Warehouse (Step 3): Packaging
    ↓
Shipping (Step 4): Dispatch

Exemple

Manufacturing Document
    ↓
Create Sequential Tasks:
- Task 1: Factory A (Manufacturing) - Priority 1
- Task 2: Quality Team (Testing) - Priority 2
- Task 3: Warehouse (Packing) - Priority 3
- Task 4: Shipping (Dispatch) - Priority 4
    ↓
Each team completes → Passes to next

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Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_TO_PROCUREMENT_GROUP

Objectif

Crée une tâche pour le département des achats

Quand l'utiliser

• Tâche pour l'équipe des achats

• Tâches de gestion des fournisseurs

• Travail lié aux achats

Exemple

Supplier status change notification
    ↓
Create Task for Procurement Group:
- Task: "Update supplier records"
- Supplier: ABC Corp
- Action: Change status to 'On Hold'
- Priority: High
    ↓
Procurement team is notified

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Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_PROCUREMENT_GROUP_SEQUENTIAL

Objectif

Routage séquentiel de tâches au sein des achats

Quand l'utiliser

• Processus d'achat en plusieurs étapes

• Chaîne d'approbation dans les achats

• Chemin d'escalade

Exemple

Purchase Requisition received
    ↓
Step 1: Buyer verifies (Priority 1)
    ↓
Step 2: Approver approves (Priority 2)
    ↓
Step 3: Director signs off (Priority 3)
    ↓
All sign-offs complete → Release to supplier

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Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_TO_USER_FROM_FIELD_WITH_FALLBACK

Objectif

Obtient l'utilisateur à partir d'un champ de document, assigne la tâche Si l'utilisateur est introuvable, utilise l'utilisateur de repli

Quand l'utiliser

• Utilisateur stocké dans un champ de document

• Le document spécifie qui doit l'examiner

• Disposer d'une personne de secours si l'utilisateur spécifié n'est pas disponible

Comment ça fonctionne

Document has field: "Approver Name: John Smith"

Card checks: Is John in system?
    If YES → Assign task to John
    If NO → Assign to Fallback User (Sarah)

Exemple

Invoice field: "Contact: Mike Johnson"

Try to assign task to Mike Johnson
    ↓
If Mike doesn't exist in system:
    ↓
Use Fallback: Team Lead (Robert Brown)

Paramètres

- Field to Read: "Approver Name"
- Fallback User: Robert Brown
- Task Details: Title, Description, Priority

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Paramètres de tâche courants

Toutes les cartes de tâches utilisent ces paramètres :

Title

Good: "Review Invoice #INV-12345 - €5000 - Supplier ABC"
Bad: "Approve something"

Description

Should include:
✅ What to do
✅ Deadline
✅ Any special requirements
✅ Who to contact
✅ Link to document

Niveaux de priorité

🔴 HIGH
   - Action needed within hours
   - Blocks other processes
   - Example: Supply missing, urgent approval

🟡 MEDIUM
   - Standard processing
   - Normal timeline
   - Example: Regular invoice review

🟢 LOW
   - Can wait days/weeks
   - Non-urgent
   - Example: Archive old documents

Date d'échéance (si disponible)

When should task be completed by?
Example: 2025-10-30 (5 days from now)

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Scénarios de flux de travail de tâches

Scénario 1 : Approbation simple

Invoice Arrives (€2000)
    ↓
Condition: Amount between €1000-€5000?
    ↓
YES: Create Task for Finance Manager
    ↓
Finance Manager reviews and approves

Scénario 2 : Approbation à plusieurs niveaux

Invoice Arrives (€50,000 - High Value)
    ↓
Create Sequential Tasks:
1. Finance Team (Initial review)
2. Finance Manager (Approval)
3. Director (Final sign-off)
    ↓
Each level completes → Next begins

Scénario 3 : Tâches parallèles

Invoice Arrives (From New Supplier)
    ↓
Create Task 1: Quality Team (verify supplier)
Create Task 2: Finance Team (check prices)
Create Task 3: Procurement (check contract)
    ↓
All teams work simultaneously
All must complete before proceeding

Scénario 4 : Routage conditionnel

Invoice Arrives
    ↓
Decision Table:
  If amount > €10k → Assign to Director
  If amount €1k-€10k → Assign to Manager
  If amount < €1k → Assign to Team Lead
    ↓
Task created for correct person

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Bonnes pratiques d'assignation de tâches

✅ À faire :

• Inclure des détails spécifiques dans le titre de la tâche

• Définir des niveaux de priorité appropriés

• Fixer des échéances réalistes

• Notifier les personnes assignées

• Inclure un lien vers le document

• Utiliser des descriptions claires et exploitables

❌ À ne pas faire :

• Créer des titres de tâche vagues (« Examiner ceci »)

• Tout définir comme priorité High

• Oublier de notifier la personne assignée

• Créer plusieurs tâches pour le même travail

• Assigner à des personnes non disponibles

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Dépannage des tâches

« La tâche n'est assignée à personne »

Cause : L'utilisateur n'existe pas ou le groupe est vide

Solution :

• Vérifiez l'orthographe du nom de l'utilisateur

• Vérifiez que l'utilisateur est actif dans le système

• Vérifiez que le groupe a des membres

• Utilisez un repli si nécessaire

« La personne dit ne pas avoir reçu de notification »

Cause : Notification par e-mail désactivée ou e-mail incorrect

Solution :

• Vérifiez que la case « Send Email » est activée

• Vérifiez l'adresse e-mail du destinataire

• Vérifiez le dossier spam

• Renvoyez la notification manuellement

« La mauvaise personne a reçu la tâche »

Cause : Logique de routage incorrecte

Solution :

• Vérifiez les conditions de la table de décision

• Vérifiez les paramètres de repli

• Testez avec un document d'exemple

• Vérifiez les fautes de frappe dans les noms d'utilisateur

« Trop de tâches créées »

Cause : La carte se déclenche plusieurs fois

Solution :

• Vérifiez que les conditions sont suffisamment spécifiques

• Vérifiez que la carte ne s'exécute qu'une fois par document

• Examinez les conditions « And »

• Ajoutez un filtrage supplémentaire

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Tableau comparatif des cartes de tâches

Carte	Crée une tâche	Assigne à	Quand
tasks_create	Oui	Individu	Toujours
ACTION_TASK_FOR_GROUP	Oui	Groupe	Toujours
ACTION_DECISION_TREE_CREATE_TASKS	Oui	Résultat de la table de décision	Conditionnel
ACTION_DECISION_TREE_TASKS_SEQUENTIAL	Oui	Multiple (séquentiel)	Conditionnel
ACTION_CREATE_TASK_FOR_USER_SEQUENTIAL	Oui	Utilisateur + Document	Conditionnel
ACTION_CREATE_TASK_FOR_GROUP_SEQUENTIAL	Oui	Groupe + Document	Conditionnel
ACTION_ASSIGN_TASK_TO_FACILITY_GROUP	Oui	Groupe d'établissement	Conditionnel
ACTION_ASSIGN_TASK_TO_FACILITY_GROUP_SEQUENTIAL	Oui	Plusieurs établissements	Conditionnel
ACTION_ASSIGN_TASK_TO_PROCUREMENT_GROUP	Oui	Équipe des achats	Conditionnel
ACTION_ASSIGN_TASK_PROCUREMENT_GROUP_SEQUENTIAL	Oui	Multiple (séquentiel)	Conditionnel
ACTION_ASSIGN_TASK_TO_USER_FROM_FIELD_WITH_FALLBACK	Oui	Champ/Repli	Conditionnel

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Cartes associées

• ACTION_ASSIGN_DOCUMENT_TO_USER - Assigner un document sans créer de tâche

• ACTION_SEND_EMAIL - Notifier les personnes directement

• STAUS_CHANGE - Changer le statut au lieu de créer une tâche

• RUN_WORKFLOW - Déclencher un autre flux de travail à la place