> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-fr.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/task-assignment-guide.md). # Task Assignment & Creation Cards ## Cartes d'assignation et de création de tâches - Guide complet Ces cartes se placent dans le groupe **Then** du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :

Workflow Builder — Les cartes sont ajoutées au groupe **Then** via **Add Card**.

**Couvre :** 12 cartes liées aux tâches *** ### Aperçu Les cartes de tâches créent des assignations de travail pour les membres de l'équipe. Lorsqu'une facture nécessite une approbation, vous pouvez automatiquement créer une tâche et l'assigner à la bonne personne. *** ## Création de tâche basique ### Carte : tasks\_create / Create Task and Assign to User #### Objectif Crée une tâche et l'assigne à une personne spécifique #### Quand l'utiliser * La facture nécessite l'examen d'une personne spécifique * Approbation requise d'une personne nommée * Transfert à un membre spécifique de l'équipe #### Paramètres **Title** Le nom/objet de la tâche ``` Example: "Review Invoice #INV-2025-001 for approval" ``` **Description** Détails sur la tâche ``` Example: "Invoice from Supplier ABC needs review. Amount: €5000 Deadline: 2025-10-30 Please verify pricing and quality." ``` **Priority** * 🔴 **High** : Urgent, à faire immédiatement * 🟡 **Medium** : Priorité normale * 🟢 **Low** : Peut être fait plus tard **Assigned User** Qui reçoit la tâche ``` Example: John Smith (Finance Manager) ``` **Email Notification** Envoyer une alerte par e-mail à la personne assignée ? ``` ✅ Yes: Person gets email ❌ No: Task only in system ``` #### Exemple ``` Condition: "Invoice amount > €10,000" ↓ Create Task: - Title: "High-Value Invoice Review Required" - Description: "Invoice #INV-2025-789 for €15,000 needs approval" - Priority: High - Assigned to: Sarah Johnson (Finance Approver) - Send Email: Yes ↓ Sarah receives task and email notification ``` *** ### Carte : ACTION\_TASK\_FOR\_GROUP / Create Task for Group #### Objectif Crée une tâche et l'assigne à un groupe (tous les membres peuvent la voir) #### Quand l'utiliser * Plusieurs personnes peuvent effectuer la tâche * Tâche pour une équipe, pas pour un individu * La première personne disponible doit s'en charger #### Différence avec une tâche individuelle ``` Individual Task: - Only John sees it - John must do it - Others can't see it Group Task: - Everyone in group sees it - Any group member can claim it - Distributed workload ``` #### Exemple de flux de travail ``` Document arrives ↓ Condition: "Is supplier new?" ↓ Create Task for Procurement Team: - Title: "Verify New Supplier Details" - Description: "Please validate supplier information" - Priority: Medium - Group: Procurement Team (10 members) - Notify: Yes ↓ All 10 procurement team members see task First person available takes it ``` *** ### Carte : ACTION\_DECISION\_TREE\_CREATE\_TASKS #### Objectif Crée des tâches en fonction de la logique d'une table de décision #### Comment ça fonctionne ``` Decision Table Returns: If invoice from Supplier A → Assign to Procurement If invoice from Supplier B → Assign to Quality Team If invoice from Supplier C → Assign to Finance Task is automatically created and assigned based on which condition is true ``` #### Quand l'utiliser * Différents fournisseurs nécessitent une approbation différente * Routage complexe basé sur plusieurs facteurs * Équipe différente en fonction du type de document #### Exemple ``` Document: Invoice from ABC Corp (Supplier A) ↓ Decision Table checks: Which supplier? ↓ Result: Supplier A → Procurement Team ↓ Create and assign task to Procurement Team ``` *** ### Carte : ACTION\_DECISION\_TREE\_TASKS\_SEQUENTIAL #### Objectif Crée des tâches séquentiellement en fonction d'une table de décision Les tâches sont assignées une à la fois selon un ordre de priorité #### Quand l'utiliser * Plusieurs approbations nécessaires en séquence * Chaîne d'approbation d'un flux de travail * Chaque personne examine puis transmet à la suivante #### Comment ça fonctionne ``` Step 1: Create Task for Procurement Manager (Priority 1) ↓ Step 2: Procurement Manager approves ↓ Step 3: Create Task for Finance Manager (Priority 2) ↓ Step 4: Finance Manager approves ↓ Step 5: Export ``` #### Système de priorité ``` Priority 1 → Assign to: Person A Priority 2 → Assign to: Person B Priority 3 → Assign to: Person C They must complete in order (1→2→3) ``` #### Exemple de configuration ``` Decision Table Returns: Level 1: Sarah Johnson (Finance) Level 2: Mike Smith (Manager) Level 3: Director (for approval) Task Flow: 1. Sarah reviews → Comments 2. Passes to Mike → He reviews 3. Passes to Director → Final approval 4. All complete → Export ``` *** ### Carte : ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_USER\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne le document à un utilisateur ET crée une tâche séquentielle #### Quand l'utiliser * Assigner le document ET créer une tâche en même temps * Le document doit être examiné par une personne spécifique * Suivre à la fois l'assignation et la création de tâche #### Comment ça fonctionne ``` Two things happen: 1. Document is assigned to: Person A 2. Task is created for: Person A Both in one action ``` #### Exemple ``` High-value invoice arrives ↓ ACTION_CREATE_TASK_FOR_USER_SEQUENTIAL: - Assign Document to: Finance Manager - Create Task: "Review & Approve High Value Invoice" - Priority: High ↓ Document AND task both go to Finance Manager ``` *** ### Carte : ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne le document à un groupe ET crée une tâche #### Quand l'utiliser * Le document nécessite l'attention d'un groupe * Vous souhaitez suivre la création de la tâche * Créer une tâche initiale puis assigner le document #### Exemple ``` New supplier evaluation ↓ ACTION_CREATE_TASK_FOR_GROUP_SEQUENTIAL: - Document assigned to: Supplier Management Group - Create Task: "Evaluate New Supplier Credentials" - Assign Task to: Same group - Priority: Medium ↓ Group members see document and task ``` *** ## Création de tâche avancée ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP #### Objectif Crée une tâche pour un groupe d'établissement spécifique #### Quand l'utiliser * Tâche pour l'équipe d'entrepôt/d'établissement * Opérations spécifiques à un établissement * L'emplacement physique est important #### Exemple ``` Document: Shipment notification ↓ Create Task for Facility Group: - Group: Berlin Warehouse Team - Task: "Prepare items for shipment" - Items: From document ↓ Berlin warehouse team gets task ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assignation séquentielle de tâches entre établissements #### Quand l'utiliser * Opérations multi-établissements * Les tâches passent d'établissement en établissement * Traitement séquentiel par établissement #### Comment ça fonctionne ``` Factory A (Step 1): Production ↓ Quality Check (Step 2): Verification ↓ Warehouse (Step 3): Packaging ↓ Shipping (Step 4): Dispatch ``` #### Exemple ``` Manufacturing Document ↓ Create Sequential Tasks: - Task 1: Factory A (Manufacturing) - Priority 1 - Task 2: Quality Team (Testing) - Priority 2 - Task 3: Warehouse (Packing) - Priority 3 - Task 4: Shipping (Dispatch) - Priority 4 ↓ Each team completes → Passes to next ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP #### Objectif Crée une tâche pour le département des achats #### Quand l'utiliser * Tâche pour l'équipe des achats * Tâches de gestion des fournisseurs * Travail lié aux achats #### Exemple ``` Supplier status change notification ↓ Create Task for Procurement Group: - Task: "Update supplier records" - Supplier: ABC Corp - Action: Change status to 'On Hold' - Priority: High ↓ Procurement team is notified ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Routage séquentiel de tâches au sein des achats #### Quand l'utiliser * Processus d'achat en plusieurs étapes * Chaîne d'approbation dans les achats * Chemin d'escalade #### Exemple ``` Purchase Requisition received ↓ Step 1: Buyer verifies (Priority 1) ↓ Step 2: Approver approves (Priority 2) ↓ Step 3: Director signs off (Priority 3) ↓ All sign-offs complete → Release to supplier ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK #### Objectif Obtient l'utilisateur à partir d'un champ de document, assigne la tâche Si l'utilisateur est introuvable, utilise l'utilisateur de repli #### Quand l'utiliser * Utilisateur stocké dans un champ de document * Le document spécifie qui doit l'examiner * Disposer d'une personne de secours si l'utilisateur spécifié n'est pas disponible #### Comment ça fonctionne ``` Document has field: "Approver Name: John Smith" Card checks: Is John in system? If YES → Assign task to John If NO → Assign to Fallback User (Sarah) ``` #### Exemple ``` Invoice field: "Contact: Mike Johnson" Try to assign task to Mike Johnson ↓ If Mike doesn't exist in system: ↓ Use Fallback: Team Lead (Robert Brown) ``` #### Paramètres ``` - Field to Read: "Approver Name" - Fallback User: Robert Brown - Task Details: Title, Description, Priority ``` *** ## Paramètres de tâche courants Toutes les cartes de tâches utilisent ces paramètres : #### Title ``` Good: "Review Invoice #INV-12345 - €5000 - Supplier ABC" Bad: "Approve something" ``` #### Description ``` Should include: ✅ What to do ✅ Deadline ✅ Any special requirements ✅ Who to contact ✅ Link to document ``` #### Niveaux de priorité ``` 🔴 HIGH - Action needed within hours - Blocks other processes - Example: Supply missing, urgent approval 🟡 MEDIUM - Standard processing - Normal timeline - Example: Regular invoice review 🟢 LOW - Can wait days/weeks - Non-urgent - Example: Archive old documents ``` #### Date d'échéance (si disponible) ``` When should task be completed by? Example: 2025-10-30 (5 days from now) ``` *** ## Scénarios de flux de travail de tâches ### Scénario 1 : Approbation simple ``` Invoice Arrives (€2000) ↓ Condition: Amount between €1000-€5000? ↓ YES: Create Task for Finance Manager ↓ Finance Manager reviews and approves ``` ### Scénario 2 : Approbation à plusieurs niveaux ``` Invoice Arrives (€50,000 - High Value) ↓ Create Sequential Tasks: 1. Finance Team (Initial review) 2. Finance Manager (Approval) 3. Director (Final sign-off) ↓ Each level completes → Next begins ``` ### Scénario 3 : Tâches parallèles ``` Invoice Arrives (From New Supplier) ↓ Create Task 1: Quality Team (verify supplier) Create Task 2: Finance Team (check prices) Create Task 3: Procurement (check contract) ↓ All teams work simultaneously All must complete before proceeding ``` ### Scénario 4 : Routage conditionnel ``` Invoice Arrives ↓ Decision Table: If amount > €10k → Assign to Director If amount €1k-€10k → Assign to Manager If amount < €1k → Assign to Team Lead ↓ Task created for correct person ``` *** ## Bonnes pratiques d'assignation de tâches ✅ **À faire :** * Inclure des détails spécifiques dans le titre de la tâche * Définir des niveaux de priorité appropriés * Fixer des échéances réalistes * Notifier les personnes assignées * Inclure un lien vers le document * Utiliser des descriptions claires et exploitables ❌ **À ne pas faire :** * Créer des titres de tâche vagues (« Examiner ceci ») * Tout définir comme priorité High * Oublier de notifier la personne assignée * Créer plusieurs tâches pour le même travail * Assigner à des personnes non disponibles *** ## Dépannage des tâches ### « La tâche n'est assignée à personne » **Cause :** L'utilisateur n'existe pas ou le groupe est vide **Solution :** * Vérifiez l'orthographe du nom de l'utilisateur * Vérifiez que l'utilisateur est actif dans le système * Vérifiez que le groupe a des membres * Utilisez un repli si nécessaire ### « La personne dit ne pas avoir reçu de notification » **Cause :** Notification par e-mail désactivée ou e-mail incorrect **Solution :** * Vérifiez que la case « Send Email » est activée * Vérifiez l'adresse e-mail du destinataire * Vérifiez le dossier spam * Renvoyez la notification manuellement ### « La mauvaise personne a reçu la tâche » **Cause :** Logique de routage incorrecte **Solution :** * Vérifiez les conditions de la table de décision * Vérifiez les paramètres de repli * Testez avec un document d'exemple * Vérifiez les fautes de frappe dans les noms d'utilisateur ### « Trop de tâches créées » **Cause :** La carte se déclenche plusieurs fois **Solution :** * Vérifiez que les conditions sont suffisamment spécifiques * Vérifiez que la carte ne s'exécute qu'une fois par document * Examinez les conditions « And » * Ajoutez un filtrage supplémentaire *** ## Tableau comparatif des cartes de tâches | Carte | Crée une tâche | Assigne à | Quand | | ----------------------------------------------------------- | -------------- | -------------------------------- | ------------ | | tasks\_create | Oui | Individu | Toujours | | ACTION\_TASK\_FOR\_GROUP | Oui | Groupe | Toujours | | ACTION\_DECISION\_TREE\_CREATE\_TASKS | Oui | Résultat de la table de décision | Conditionnel | | ACTION\_DECISION\_TREE\_TASKS\_SEQUENTIAL | Oui | Multiple (séquentiel) | Conditionnel | | ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_USER\_SEQUENTIAL | Oui | Utilisateur + Document | Conditionnel | | ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_GROUP\_SEQUENTIAL | Oui | Groupe + Document | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP | Oui | Groupe d'établissement | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL | Oui | Plusieurs établissements | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP | Oui | Équipe des achats | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL | Oui | Multiple (séquentiel) | Conditionnel | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK | Oui | Champ/Repli | Conditionnel | *** ## Cartes associées * **ACTION\_ASSIGN\_DOCUMENT\_TO\_USER** - Assigner un document sans créer de tâche * **ACTION\_SEND\_EMAIL** - Notifier les personnes directement * **STAUS\_CHANGE** - Changer le statut au lieu de créer une tâche * **RUN\_WORKFLOW** - Déclencher un autre flux de travail à la place --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/task-assignment-guide.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.