For the complete documentation index, see llms.txt. This page is also available as Markdown.

Task Assignment & Creation Cards

Cartes d'assignation et de création de tâches - Guide complet

Ces cartes se placent dans le groupe Then du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :

Workflow Builder
Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

Couvre : 12 cartes liées aux tâches


Aperçu

Les cartes de tâches créent des assignations de travail pour les membres de l'équipe. Lorsqu'une facture nécessite une approbation, vous pouvez automatiquement créer une tâche et l'assigner à la bonne personne.


Création de tâche basique

Carte : tasks_create / Create Task and Assign to User

Objectif

Crée une tâche et l'assigne à une personne spécifique

Quand l'utiliser

  • La facture nécessite l'examen d'une personne spécifique

  • Approbation requise d'une personne nommée

  • Transfert à un membre spécifique de l'équipe

Paramètres

Title Le nom/objet de la tâche

Description Détails sur la tâche

Priority

  • 🔴 High : Urgent, à faire immédiatement

  • 🟡 Medium : Priorité normale

  • 🟢 Low : Peut être fait plus tard

Assigned User Qui reçoit la tâche

Email Notification Envoyer une alerte par e-mail à la personne assignée ?

Exemple


Carte : ACTION_TASK_FOR_GROUP / Create Task for Group

Objectif

Crée une tâche et l'assigne à un groupe (tous les membres peuvent la voir)

Quand l'utiliser

  • Plusieurs personnes peuvent effectuer la tâche

  • Tâche pour une équipe, pas pour un individu

  • La première personne disponible doit s'en charger

Différence avec une tâche individuelle

Exemple de flux de travail


Carte : ACTION_DECISION_TREE_CREATE_TASKS

Objectif

Crée des tâches en fonction de la logique d'une table de décision

Comment ça fonctionne

Quand l'utiliser

  • Différents fournisseurs nécessitent une approbation différente

  • Routage complexe basé sur plusieurs facteurs

  • Équipe différente en fonction du type de document

Exemple


Carte : ACTION_DECISION_TREE_TASKS_SEQUENTIAL

Objectif

Crée des tâches séquentiellement en fonction d'une table de décision Les tâches sont assignées une à la fois selon un ordre de priorité

Quand l'utiliser

  • Plusieurs approbations nécessaires en séquence

  • Chaîne d'approbation d'un flux de travail

  • Chaque personne examine puis transmet à la suivante

Comment ça fonctionne

Système de priorité

Exemple de configuration


Carte : ACTION_CREATE_TASK_FOR_USER_SEQUENTIAL

Objectif

Assigne le document à un utilisateur ET crée une tâche séquentielle

Quand l'utiliser

  • Assigner le document ET créer une tâche en même temps

  • Le document doit être examiné par une personne spécifique

  • Suivre à la fois l'assignation et la création de tâche

Comment ça fonctionne

Exemple


Carte : ACTION_CREATE_TASK_FOR_GROUP_SEQUENTIAL

Objectif

Assigne le document à un groupe ET crée une tâche

Quand l'utiliser

  • Le document nécessite l'attention d'un groupe

  • Vous souhaitez suivre la création de la tâche

  • Créer une tâche initiale puis assigner le document

Exemple


Création de tâche avancée

Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_TO_FACILITY_GROUP

Objectif

Crée une tâche pour un groupe d'établissement spécifique

Quand l'utiliser

  • Tâche pour l'équipe d'entrepôt/d'établissement

  • Opérations spécifiques à un établissement

  • L'emplacement physique est important

Exemple


Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_TO_FACILITY_GROUP_SEQUENTIAL

Objectif

Assignation séquentielle de tâches entre établissements

Quand l'utiliser

  • Opérations multi-établissements

  • Les tâches passent d'établissement en établissement

  • Traitement séquentiel par établissement

Comment ça fonctionne

Exemple


Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_TO_PROCUREMENT_GROUP

Objectif

Crée une tâche pour le département des achats

Quand l'utiliser

  • Tâche pour l'équipe des achats

  • Tâches de gestion des fournisseurs

  • Travail lié aux achats

Exemple


Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_PROCUREMENT_GROUP_SEQUENTIAL

Objectif

Routage séquentiel de tâches au sein des achats

Quand l'utiliser

  • Processus d'achat en plusieurs étapes

  • Chaîne d'approbation dans les achats

  • Chemin d'escalade

Exemple


Carte : ACTION_ASSIGN_TASK_TO_USER_FROM_FIELD_WITH_FALLBACK

Objectif

Obtient l'utilisateur à partir d'un champ de document, assigne la tâche Si l'utilisateur est introuvable, utilise l'utilisateur de repli

Quand l'utiliser

  • Utilisateur stocké dans un champ de document

  • Le document spécifie qui doit l'examiner

  • Disposer d'une personne de secours si l'utilisateur spécifié n'est pas disponible

Comment ça fonctionne

Exemple

Paramètres


Paramètres de tâche courants

Toutes les cartes de tâches utilisent ces paramètres :

Title

Description

Niveaux de priorité

Date d'échéance (si disponible)


Scénarios de flux de travail de tâches

Scénario 1 : Approbation simple

Scénario 2 : Approbation à plusieurs niveaux

Scénario 3 : Tâches parallèles

Scénario 4 : Routage conditionnel


Bonnes pratiques d'assignation de tâches

À faire :

  • Inclure des détails spécifiques dans le titre de la tâche

  • Définir des niveaux de priorité appropriés

  • Fixer des échéances réalistes

  • Notifier les personnes assignées

  • Inclure un lien vers le document

  • Utiliser des descriptions claires et exploitables

À ne pas faire :

  • Créer des titres de tâche vagues (« Examiner ceci »)

  • Tout définir comme priorité High

  • Oublier de notifier la personne assignée

  • Créer plusieurs tâches pour le même travail

  • Assigner à des personnes non disponibles


Dépannage des tâches

« La tâche n'est assignée à personne »

Cause : L'utilisateur n'existe pas ou le groupe est vide

Solution :

  • Vérifiez l'orthographe du nom de l'utilisateur

  • Vérifiez que l'utilisateur est actif dans le système

  • Vérifiez que le groupe a des membres

  • Utilisez un repli si nécessaire

« La personne dit ne pas avoir reçu de notification »

Cause : Notification par e-mail désactivée ou e-mail incorrect

Solution :

  • Vérifiez que la case « Send Email » est activée

  • Vérifiez l'adresse e-mail du destinataire

  • Vérifiez le dossier spam

  • Renvoyez la notification manuellement

« La mauvaise personne a reçu la tâche »

Cause : Logique de routage incorrecte

Solution :

  • Vérifiez les conditions de la table de décision

  • Vérifiez les paramètres de repli

  • Testez avec un document d'exemple

  • Vérifiez les fautes de frappe dans les noms d'utilisateur

« Trop de tâches créées »

Cause : La carte se déclenche plusieurs fois

Solution :

  • Vérifiez que les conditions sont suffisamment spécifiques

  • Vérifiez que la carte ne s'exécute qu'une fois par document

  • Examinez les conditions « And »

  • Ajoutez un filtrage supplémentaire


Tableau comparatif des cartes de tâches

Carte
Crée une tâche
Assigne à
Quand

tasks_create

Oui

Individu

Toujours

ACTION_TASK_FOR_GROUP

Oui

Groupe

Toujours

ACTION_DECISION_TREE_CREATE_TASKS

Oui

Résultat de la table de décision

Conditionnel

ACTION_DECISION_TREE_TASKS_SEQUENTIAL

Oui

Multiple (séquentiel)

Conditionnel

ACTION_CREATE_TASK_FOR_USER_SEQUENTIAL

Oui

Utilisateur + Document

Conditionnel

ACTION_CREATE_TASK_FOR_GROUP_SEQUENTIAL

Oui

Groupe + Document

Conditionnel

ACTION_ASSIGN_TASK_TO_FACILITY_GROUP

Oui

Groupe d'établissement

Conditionnel

ACTION_ASSIGN_TASK_TO_FACILITY_GROUP_SEQUENTIAL

Oui

Plusieurs établissements

Conditionnel

ACTION_ASSIGN_TASK_TO_PROCUREMENT_GROUP

Oui

Équipe des achats

Conditionnel

ACTION_ASSIGN_TASK_PROCUREMENT_GROUP_SEQUENTIAL

Oui

Multiple (séquentiel)

Conditionnel

ACTION_ASSIGN_TASK_TO_USER_FROM_FIELD_WITH_FALLBACK

Oui

Champ/Repli

Conditionnel


Cartes associées

  • ACTION_ASSIGN_DOCUMENT_TO_USER - Assigner un document sans créer de tâche

  • ACTION_SEND_EMAIL - Notifier les personnes directement

  • STAUS_CHANGE - Changer le statut au lieu de créer une tâche

  • RUN_WORKFLOW - Déclencher un autre flux de travail à la place

Last updated