> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-fr.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/send-email-groups-guide.md). # Send Email to Groups Ces cartes se placent dans le groupe **Then** du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :
Workflow Builder

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

## Objectif Cette carte envoie automatiquement des notifications par e-mail à des groupes d'utilisateurs. Au lieu d'assigner le travail à des personnes individuelles, vous envoyez le message à un groupe, et tous les membres de ce groupe le reçoivent. **Exemple concret :** Lorsqu'une facture de valeur élevée arrive, envoyez automatiquement une notification par e-mail à tous les membres du groupe « Finance Team » afin qu'ils sachent qu'elle nécessite un examen. *** ## Quand utiliser cette carte Utilisez cette carte lorsque vous devez : * Notifier plusieurs personnes en même temps * Envoyer des alertes à des groupes d'équipe * Diffuser des mises à jour à des départements * Notifier des groupes des changements de statut de documents * Envoyer des rappels aux membres d'un groupe **Scénarios courants :** * Notifier l'équipe d'approvisionnement des nouveaux fournisseurs * Alerter l'équipe financière des factures de valeur élevée * Notifier l'équipe d'entrepôt des expéditions * Diffuser les changements de statut de documents *** ## Comment ça fonctionne 1. **Vérification de la condition** : Le flux de travail vérifie les conditions « Where » et « And » 2. **Préparation de l'e-mail** : Le système prépare l'e-mail à l'aide du modèle 3. **Récupération des membres du groupe** : Le système trouve tous les membres du groupe spécifié 4. **Envoi** : L'e-mail est envoyé à chaque membre du groupe 5. **Journalisation** : L'envoi de l'e-mail est enregistré *** ## Explication des paramètres ### Email Template Le message e-mail à envoyer **Options :** * Choisir parmi les modèles existants * Chaque modèle a un objet, un corps et une mise en forme prédéfinis * Les modèles peuvent inclure des espaces réservés comme {document\_number}, {supplier\_name} **Exemple de modèle :** ``` Subject: Document {document_number} requires review Body: Dear Team, A new invoice has arrived and requires review: - Document: {document_number} - Supplier: {supplier_name} - Amount: {amount} {currency} - Date: {date} Please login to DocBits to review. Best regards, DocBits Automation ``` ### Group Le groupe d'utilisateurs auquel envoyer l'e-mail **Exemples de groupes :** * Finance Team * Procurement Team * Warehouse Team * Approval Committee * Management Group *** ## Étapes de configuration ### Étape 1 : Choisir le modèle d'e-mail 1. Cliquez sur « Select Email Template » 2. Choisissez le modèle dans la liste 3. Vérifiez l'objet et le contenu ### Étape 2 : Sélectionner le groupe 1. Cliquez sur « Select Group » 2. Choisissez le groupe que vous souhaitez notifier 3. Vérifiez les membres du groupe (affiche généralement le nombre) ### Étape 3 : Définir les conditions 1. Ajoutez une condition : « When \[condition] is true » 2. Exemple : « When invoice amount is greater than €5000 » ### Étape 4 : Tester 1. Testez avec un document d'exemple 2. Vérifiez que l'e-mail est envoyé au groupe 3. Vérifiez le rendu du modèle *** ## Exemples de modèles d'e-mail ### Modèle 1 : Alerte de facture de valeur élevée ``` Subject: High-Value Invoice Alert - {document_number} Body: Team, An invoice exceeding €10,000 has been received: Document Number: {document_number} Supplier: {supplier_name} Amount: {amount} EUR Received Date: {date} Status: {status} This requires immediate review and approval. --- Sent automatically by DocBits ``` ### Modèle 2 : Changement de statut de fournisseur ``` Subject: Supplier Status Update - {supplier_name} Body: Procurement Team, The following supplier's status has been updated: Supplier: {supplier_name} Supplier Code: {supplier_code} New Status: {status} Effective Date: {date} Please update your systems accordingly. --- Sent automatically by DocBits ``` ### Modèle 3 : Document prêt pour l'exportation ``` Subject: Document Approved for Export - {document_number} Body: Export Team, The following document has been approved and is ready for export: Document Number: {document_number} Invoice Number: {invoice_number} Supplier: {supplier_name} Please proceed with export to {destination_system}. --- Sent automatically by DocBits ``` *** ## Cas d'usage courants ### Cas d'usage 1 : Alertes de contrôle qualité **Déclencheur :** Lorsqu'une divergence est constatée entre la facture et le PO **Groupe d'e-mail :** Quality Team **Contenu :** ``` Invoice {number} has quality issues: - Unit Price variance: 12% (exceeds 5% tolerance) - Please review and take action ``` ### Cas d'usage 2 : Notifications d'approbation **Déclencheur :** Lorsqu'un document atteint un certain statut **Groupe d'e-mail :** Approval Committee **Contenu :** ``` Document {number} is awaiting approval: - Amount: {amount} - Supplier: {supplier_name} - Please login to approve/reject ``` ### Cas d'usage 3 : Notifications d'exception **Déclencheur :** Lorsque les conditions ne sont pas remplies **Groupe d'e-mail :** Managers **Contenu :** ``` Exception alert for document {number}: - Supplier code missing - Delivery date invalid - Manual review required ``` ### Cas d'usage 4 : Mises à jour de statut **Déclencheur :** Lorsque le statut d'un document change **Groupe d'e-mail :** Équipe responsable de l'étape suivante **Contenu :** ``` Document {number} status changed to: {status} Assigned to: {assigned_user} Next steps: {next_steps} ``` *** ## Dépannage ### « E-mail non reçu » **Causes possibles :** * [ ] Les utilisateurs du groupe n'ont pas d'adresses e-mail * [ ] E-mail bloqué par le filtre anti-spam * [ ] L'adresse e-mail est incorrecte dans le groupe * [ ] Le groupe n'a aucun membre **Solutions :** 1. Vérifiez que tous les membres du groupe ont des adresses e-mail 2. Vérifiez le dossier spam/courrier indésirable 3. Vérifiez que l'appartenance au groupe est correcte 4. Ajoutez des utilisateurs au groupe s'ils manquent 5. Vérifiez auprès de l'informatique que le service de messagerie fonctionne ### « Le modèle ne s'affiche pas correctement » **Cause :** Variables d'espace réservé introuvables **Solution :** * [ ] Vérifiez que les noms des champs correspondent exactement * [ ] Vérifiez si le champ a une valeur dans le document * [ ] Utilisez le format d'espace réservé correct : {field\_name} * [ ] Testez avec un document d'exemple contenant tous les champs ### « Certaines personnes reçoivent l'e-mail, d'autres non » **Cause :** Appartenance au groupe incomplète ou e-mails non valides **Solutions :** * [ ] Vérifiez que tous les membres ont un e-mail valide * [ ] Vérifiez si certains utilisateurs se sont désinscrits * [ ] Vérifiez que l'appartenance au groupe est à jour * [ ] Contactez l'informatique pour valider les adresses e-mail ### « Vous souhaitez ajouter/retirer des personnes du groupe » **Solution :** * Contactez votre administrateur * Les groupes sont gérés dans les paramètres système * Ne peut pas être modifié depuis cette carte * Demandez les modifications d'appartenance au groupe au service informatique *** ## Personnalisation des modèles d'e-mail ### Espaces réservés disponibles ``` {document_number} - Document ID {invoice_number} - Invoice ID {supplier_name} - Supplier name {supplier_code} - Supplier code {amount} - Invoice amount {currency} - Currency (EUR, USD, etc.) {date} - Document date {status} - Current status {assigned_user} - Assigned person {assigned_group} - Assigned group {next_steps} - What needs to happen next {reason} - Reason for exception/alert {comment} - Comments or notes ``` ### Créer des espaces réservés personnalisés Si vous avez besoin de données supplémentaires dans les e-mails : 1. Contactez votre administrateur 2. Demandez un nouvel espace réservé 3. Ajoutez le champ nécessaire au document 4. Mettez à jour le modèle d'e-mail *** ## Bonnes pratiques ✅ **À faire :** * Garder le contenu de l'e-mail bref et clair * Inclure des éléments d'action (que doivent faire les destinataires ?) * Inclure un lien ou des instructions pour accéder au document * Tester le modèle avec des données d'exemple * Envoyer au bon groupe (ne pas sur-notifier) * Utiliser des modèles pour la cohérence ❌ **À ne pas faire :** * Envoyer trop d'e-mails (fatigue liée aux notifications) * Inclure des données sensibles dans les e-mails * Envoyer à des groupes qui n'ont pas besoin de l'information * Utiliser des objets peu clairs * Oublier d'indiquer comment agir * Envoyer des e-mails à des individus (utilisez plutôt un groupe) *** ## Notes de performance * Chaque e-mail prend environ 1 seconde à envoyer * Les grands groupes peuvent prendre du temps (100 personnes = \~100 secondes) * Ne créez pas de boucles qui envoient des milliers d'e-mails * Surveillez la capacité du service de messagerie * Envisagez le traitement par lots si vous avez de nombreux documents *** ## Cartes associées * **ACTION\_SEND\_EMAIL** - Envoyer à une personne individuelle * **ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP** - Assigner une tâche au lieu de simplement notifier * **ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_GROUP\_SEQUENTIAL** - Créer une tâche et notifier * **STAUS\_CHANGE** - Changer le statut et notifier *** ## Exemple de flux de travail typique ``` Document Arrives ↓ Check Condition: "Is amount > €10,000?" ↓ YES: Send Email to Finance Team "High value invoice alert" ↓ Send Email to Procurement Team "New invoice from supplier" ↓ Workflow Continues ``` *** ## FAQ **Q : Puis-je envoyer à plusieurs groupes ?** R : Créez des cartes distinctes pour chaque groupe **Q : Que se passe-t-il si l'e-mail de quelqu'un rebondit ?** R : L'e-mail est journalisé comme ayant échoué, l'informatique peut effectuer un dépannage **Q : Puis-je modifier le modèle d'e-mail ?** R : Contactez votre administrateur pour modifier les modèles **Q : Puis-je envoyer en fonction de conditions ?** R : Oui ! Utilisez les conditions « Where » et « And » pour contrôler quand les e-mails sont envoyés **Q : Comment savoir si l'e-mail a été reçu ?** R : Vérifiez les journaux d'e-mails dans DocBits pour connaître le statut d'envoi --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/send-email-groups-guide.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.