Send Email to Groups

Ces cartes se placent dans le groupe Then du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

Objectif

Cette carte envoie automatiquement des notifications par e-mail à des groupes d'utilisateurs. Au lieu d'assigner le travail à des personnes individuelles, vous envoyez le message à un groupe, et tous les membres de ce groupe le reçoivent.

Exemple concret : Lorsqu'une facture de valeur élevée arrive, envoyez automatiquement une notification par e-mail à tous les membres du groupe « Finance Team » afin qu'ils sachent qu'elle nécessite un examen.

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Quand utiliser cette carte

Utilisez cette carte lorsque vous devez :

• Notifier plusieurs personnes en même temps

• Envoyer des alertes à des groupes d'équipe

• Diffuser des mises à jour à des départements

• Notifier des groupes des changements de statut de documents

• Envoyer des rappels aux membres d'un groupe

Scénarios courants :

• Notifier l'équipe d'approvisionnement des nouveaux fournisseurs

• Alerter l'équipe financière des factures de valeur élevée

• Notifier l'équipe d'entrepôt des expéditions

• Diffuser les changements de statut de documents

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Comment ça fonctionne

1. Vérification de la condition : Le flux de travail vérifie les conditions « Where » et « And »

2. Préparation de l'e-mail : Le système prépare l'e-mail à l'aide du modèle

3. Récupération des membres du groupe : Le système trouve tous les membres du groupe spécifié

4. Envoi : L'e-mail est envoyé à chaque membre du groupe

5. Journalisation : L'envoi de l'e-mail est enregistré

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Explication des paramètres

Email Template

Le message e-mail à envoyer

Options :

• Choisir parmi les modèles existants

• Chaque modèle a un objet, un corps et une mise en forme prédéfinis

• Les modèles peuvent inclure des espaces réservés comme {document_number}, {supplier_name}

Exemple de modèle :

Subject: Document {document_number} requires review

Body:
Dear Team,

A new invoice has arrived and requires review:
- Document: {document_number}
- Supplier: {supplier_name}
- Amount: {amount} {currency}
- Date: {date}

Please login to DocBits to review.

Best regards,
DocBits Automation

Group

Le groupe d'utilisateurs auquel envoyer l'e-mail

Exemples de groupes :

• Finance Team

• Procurement Team

• Warehouse Team

• Approval Committee

• Management Group

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Étapes de configuration

Étape 1 : Choisir le modèle d'e-mail

1. Cliquez sur « Select Email Template »

2. Choisissez le modèle dans la liste

3. Vérifiez l'objet et le contenu

Étape 2 : Sélectionner le groupe

1. Cliquez sur « Select Group »

2. Choisissez le groupe que vous souhaitez notifier

3. Vérifiez les membres du groupe (affiche généralement le nombre)

Étape 3 : Définir les conditions

1. Ajoutez une condition : « When [condition] is true »

2. Exemple : « When invoice amount is greater than €5000 »

Étape 4 : Tester

1. Testez avec un document d'exemple

2. Vérifiez que l'e-mail est envoyé au groupe

3. Vérifiez le rendu du modèle

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Exemples de modèles d'e-mail

Modèle 1 : Alerte de facture de valeur élevée

Subject: High-Value Invoice Alert - {document_number}

Body:
Team,

An invoice exceeding €10,000 has been received:

Document Number: {document_number}
Supplier: {supplier_name}
Amount: {amount} EUR
Received Date: {date}
Status: {status}

This requires immediate review and approval.

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Sent automatically by DocBits

Modèle 2 : Changement de statut de fournisseur

Subject: Supplier Status Update - {supplier_name}

Body:
Procurement Team,

The following supplier's status has been updated:

Supplier: {supplier_name}
Supplier Code: {supplier_code}
New Status: {status}
Effective Date: {date}

Please update your systems accordingly.

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Sent automatically by DocBits

Modèle 3 : Document prêt pour l'exportation

Subject: Document Approved for Export - {document_number}

Body:
Export Team,

The following document has been approved and is ready for export:

Document Number: {document_number}
Invoice Number: {invoice_number}
Supplier: {supplier_name}

Please proceed with export to {destination_system}.

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Sent automatically by DocBits

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Cas d'usage courants

Cas d'usage 1 : Alertes de contrôle qualité

Déclencheur : Lorsqu'une divergence est constatée entre la facture et le PO

Groupe d'e-mail : Quality Team

Contenu :

Invoice {number} has quality issues:
- Unit Price variance: 12% (exceeds 5% tolerance)
- Please review and take action

Cas d'usage 2 : Notifications d'approbation

Déclencheur : Lorsqu'un document atteint un certain statut

Groupe d'e-mail : Approval Committee

Contenu :

Document {number} is awaiting approval:
- Amount: {amount}
- Supplier: {supplier_name}
- Please login to approve/reject

Cas d'usage 3 : Notifications d'exception

Déclencheur : Lorsque les conditions ne sont pas remplies

Groupe d'e-mail : Managers

Contenu :

Exception alert for document {number}:
- Supplier code missing
- Delivery date invalid
- Manual review required

Cas d'usage 4 : Mises à jour de statut

Déclencheur : Lorsque le statut d'un document change

Groupe d'e-mail : Équipe responsable de l'étape suivante

Contenu :

Document {number} status changed to: {status}
Assigned to: {assigned_user}
Next steps: {next_steps}

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Dépannage

« E-mail non reçu »

Causes possibles :

• Les utilisateurs du groupe n'ont pas d'adresses e-mail

• E-mail bloqué par le filtre anti-spam

• L'adresse e-mail est incorrecte dans le groupe

• Le groupe n'a aucun membre

Solutions :

1. Vérifiez que tous les membres du groupe ont des adresses e-mail

2. Vérifiez le dossier spam/courrier indésirable

3. Vérifiez que l'appartenance au groupe est correcte

4. Ajoutez des utilisateurs au groupe s'ils manquent

5. Vérifiez auprès de l'informatique que le service de messagerie fonctionne

« Le modèle ne s'affiche pas correctement »

Cause : Variables d'espace réservé introuvables

Solution :

• Vérifiez que les noms des champs correspondent exactement

• Vérifiez si le champ a une valeur dans le document

• Utilisez le format d'espace réservé correct : {field_name}

• Testez avec un document d'exemple contenant tous les champs

« Certaines personnes reçoivent l'e-mail, d'autres non »

Cause : Appartenance au groupe incomplète ou e-mails non valides

Solutions :

• Vérifiez que tous les membres ont un e-mail valide

• Vérifiez si certains utilisateurs se sont désinscrits

• Vérifiez que l'appartenance au groupe est à jour

• Contactez l'informatique pour valider les adresses e-mail

« Vous souhaitez ajouter/retirer des personnes du groupe »

Solution :

• Contactez votre administrateur

• Les groupes sont gérés dans les paramètres système

• Ne peut pas être modifié depuis cette carte

• Demandez les modifications d'appartenance au groupe au service informatique

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Personnalisation des modèles d'e-mail

Espaces réservés disponibles

{document_number} - Document ID
{invoice_number} - Invoice ID
{supplier_name} - Supplier name
{supplier_code} - Supplier code
{amount} - Invoice amount
{currency} - Currency (EUR, USD, etc.)
{date} - Document date
{status} - Current status
{assigned_user} - Assigned person
{assigned_group} - Assigned group
{next_steps} - What needs to happen next
{reason} - Reason for exception/alert
{comment} - Comments or notes

Créer des espaces réservés personnalisés

Si vous avez besoin de données supplémentaires dans les e-mails :

1. Contactez votre administrateur

2. Demandez un nouvel espace réservé

3. Ajoutez le champ nécessaire au document

4. Mettez à jour le modèle d'e-mail

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Bonnes pratiques

✅ À faire :

• Garder le contenu de l'e-mail bref et clair

• Inclure des éléments d'action (que doivent faire les destinataires ?)

• Inclure un lien ou des instructions pour accéder au document

• Tester le modèle avec des données d'exemple

• Envoyer au bon groupe (ne pas sur-notifier)

• Utiliser des modèles pour la cohérence

❌ À ne pas faire :

• Envoyer trop d'e-mails (fatigue liée aux notifications)

• Inclure des données sensibles dans les e-mails

• Envoyer à des groupes qui n'ont pas besoin de l'information

• Utiliser des objets peu clairs

• Oublier d'indiquer comment agir

• Envoyer des e-mails à des individus (utilisez plutôt un groupe)

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Notes de performance

• Chaque e-mail prend environ 1 seconde à envoyer

• Les grands groupes peuvent prendre du temps (100 personnes = ~100 secondes)

• Ne créez pas de boucles qui envoient des milliers d'e-mails

• Surveillez la capacité du service de messagerie

• Envisagez le traitement par lots si vous avez de nombreux documents

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Cartes associées

• ACTION_SEND_EMAIL - Envoyer à une personne individuelle

• ACTION_ASSIGN_TASK_TO_PROCUREMENT_GROUP - Assigner une tâche au lieu de simplement notifier

• ACTION_CREATE_TASK_FOR_GROUP_SEQUENTIAL - Créer une tâche et notifier

• STAUS_CHANGE - Changer le statut et notifier

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Exemple de flux de travail typique

Document Arrives
    ↓
Check Condition: "Is amount > €10,000?"
    ↓
YES: Send Email to Finance Team
     "High value invoice alert"
    ↓
Send Email to Procurement Team
     "New invoice from supplier"
    ↓
Workflow Continues

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FAQ

Q : Puis-je envoyer à plusieurs groupes ? R : Créez des cartes distinctes pour chaque groupe

Q : Que se passe-t-il si l'e-mail de quelqu'un rebondit ? R : L'e-mail est journalisé comme ayant échoué, l'informatique peut effectuer un dépannage

Q : Puis-je modifier le modèle d'e-mail ? R : Contactez votre administrateur pour modifier les modèles

Q : Puis-je envoyer en fonction de conditions ? R : Oui ! Utilisez les conditions « Where » et « And » pour contrôler quand les e-mails sont envoyés

Q : Comment savoir si l'e-mail a été reçu ? R : Vérifiez les journaux d'e-mails dans DocBits pour connaître le statut d'envoi