> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-fr.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/po-matching-complete-guide.md). # PO Matching Cards - Complete Guide ## Cartes de rapprochement de commande d'achat (PO) - Guide complet Les cartes de rapprochement de commande de cette page se placent dans le groupe **And** du Concepteur de workflow — elles comparent les données de la facture à la commande associée avant l'exécution des actions Then :
Workflow Builder

Les cartes de rapprochement de commande sont ajoutées au groupe And via Add Card.

{% embed url="" %} DocBits PO Matching Tutorial: Auto/Manual Line Matching, Tolerances & Mismatch Indicators {% endembed %} **Statut :** Couvre 15 cartes de comparaison de PO avec des calculs détaillés *** ### 📌 Informations sur les versions **Carte la plus évoluée :** CONDITION\_DOC\_TO\_PO\_UNIT\_PRICE (5 versions, v5 la plus récente) **Autres cartes complexes :** CONDITION\_OC\_TO\_PO\_ITEMS (v4), CONDITION\_LESS\_THAN\_TOLERANCE\_AS\_VALUE\_OF\_ORDERED\_QUANTITY (v4) **Modèles clés :** * **v2 → v3+ :** Ajout de paramètres de tolérance pour un rapprochement flexible * **v3 → v4 :** Ajout de paramètres de mode de comparaison * **v4 → v5 :** Tolérance améliorée avec plusieurs unités (%, EUR, $, etc.) 📖 [Historique complet des versions](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/fr/readme/administration-and-setup/changelog/release.md#-po-comparison--validation-cards) | [Base de données des versions de cartes](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/fr/readme/DocFlow/docs/card_version.md) *** ### Comprendre le rapprochement de PO Lorsque vous recevez une facture, elle doit correspondre à la commande d'achat (PO) passée précédemment. Les cartes de rapprochement de PO vérifient automatiquement si les données de la facture correspondent aux données du PO. **Vue d'ensemble :** ``` PO Placed Invoice Arrives PO Matching Decision (€100) → (€103) → (Check if → Approve/Reject Qty: 100 Qty: 100 within tolerance) ``` *** ## 1. Correspondance complète de la commande d'achat ### Objectif Vérifie si l'ensemble de la facture correspond parfaitement au PO ou dans la tolérance ### Quand l'utiliser * Avant d'approuver une facture * Comme contrôle qualité préliminaire * Pour identifier les problèmes tôt ### Comment ça fonctionne Le système compare : * Les quantités de la facture vs les quantités du PO * Les prix de la facture vs les prix du PO * Les articles de la facture vs les articles du PO * Le total de la facture vs le total du PO ### Résultat * **TRUE** (correspondance complète) : Tout correspond, continuer * **FALSE** (non-correspondance) : Quelque chose ne correspond pas, nécessite un examen ### Exemple ``` PO: - Item ABC: Qty 100, Unit Price €50 = €5000 - Item XYZ: Qty 50, Unit Price €20 = €1000 - Total: €6000 Invoice: - Item ABC: Qty 100, Unit Price €50 = €5000 - Item XYZ: Qty 50, Unit Price €20 = €1000 - Total: €6000 Result: ✅ FULL MATCH ``` *** ## 2. Comparaison du prix unitaire (Document vs PO) ### Objectif Compare le prix unitaire de la facture avec le prix unitaire du PO ### Paramètres * **Unit Price Tolerance** : Autorise un écart jusqu'à ce montant * **Tolerance Type** : Pourcentage (%) ou Absolu (€/$) * **Operator** : Is Equal to, Is Greater than, Is Less than, etc. ### Comment ça fonctionne (tolérance en pourcentage) **Formule :** ``` Variance % = |(Invoice Price - PO Price)| / PO Price × 100 Check: Is Variance % ≤ Tolerance %? ``` **Exemple étape par étape :** ``` Step 1: Get prices PO Unit Price: €100.00 Invoice Unit Price: €103.00 Step 2: Calculate difference Difference = |€103.00 - €100.00| = €3.00 Step 3: Calculate percentage Percentage = (€3.00 / €100.00) × 100 = 3% Step 4: Check tolerance (5% allowed) Is 3% ≤ 5%? YES ✅ Result: PASS - Within tolerance ``` ### Exemples concrets #### Exemple 1 : Petite augmentation (acceptée) ``` PO Price: €50.00 Invoice Price: €51.50 Tolerance: ±3% Calculation: Variance = |(€51.50 - €50.00)| / €50.00 × 100 Variance = €1.50 / €50.00 × 100 = 3% Is 3% ≤ 3%? YES ✅ ACCEPT ``` #### Exemple 2 : Grande augmentation (rejetée) ``` PO Price: €50.00 Invoice Price: €55.00 Tolerance: ±3% Calculation: Variance = |(€55.00 - €50.00)| / €50.00 × 100 Variance = €5.00 / €50.00 × 100 = 10% Is 10% ≤ 3%? NO ❌ REJECT - NEEDS REVIEW ``` #### Exemple 3 : Remise (également vérifiée) ``` PO Price: €100.00 Invoice Price: €97.00 Tolerance: ±5% Calculation: Variance = |(€97.00 - €100.00)| / €100.00 × 100 Variance = €3.00 / €100.00 × 100 = 3% Is 3% ≤ 5%? YES ✅ ACCEPT (Discount is within tolerance) ``` #### Exemple 4 : Tolérance en valeur absolue ``` PO Price: €10.00 Invoice Price: €10.50 Tolerance: ±€1.00 (absolute, not %) Calculation: Variance = |€10.50 - €10.00| = €0.50 Is €0.50 ≤ €1.00? YES ✅ ACCEPT ``` ### Que faire avec les résultats **Si PASS ✅ :** * Passer à la vérification suivante * Ou approuver la facture * Ou procéder à l'exportation **Si FAIL ❌ :** * Signaler pour révision manuelle * Demander une explication au fournisseur * Contacter l'équipe des achats * Approuver avec une note si acceptable *** ## 3. Comparaison de la quantité ### Objectif Vérifie si la quantité commandée correspond à la quantité facturée ### Paramètres * **Tolerance** : Montant ou % d'écart autorisé * **Operator** : Equals, Greater than, Less than * **Quantity Type** : Ordered, Received, Open ### Exemple de calcul **Tolérance en pourcentage :** ``` Formula: Quantity Variance % = |(Invoice Qty - PO Qty)| / PO Qty × 100 Example: PO Quantity: 100 units Invoice Quantity: 103 units Tolerance: ±5% Variance = |(103 - 100)| / 100 × 100 Variance = 3 / 100 × 100 = 3% Is 3% ≤ 5%? YES ✅ ACCEPT ``` **Tolérance absolue :** ``` Formula: Quantity Variance = |Invoice Qty - PO Qty| Example: PO Quantity: 100 units Invoice Quantity: 102 units Tolerance: ±5 units Variance = |102 - 100| = 2 units Is 2 units ≤ 5 units? YES ✅ ACCEPT ``` ### Scénarios concrets #### Sur-livraison (plus que commandé) ``` Ordered: 100 units Invoiced: 110 units Tolerance: ±5% Variance = |(110-100)|/100 × 100 = 10% Is 10% ≤ 5%? NO ❌ Decision: Contact supplier - more delivered than ordered Possible reason: Error by supplier, partial shipment already received ``` #### Sous-livraison (moins que commandé) ``` Ordered: 100 units Invoiced: 95 units Tolerance: ±5% Variance = |(95-100)|/100 × 100 = 5% Is 5% ≤ 5%? YES ✅ Decision: Accept - within tolerance Possible reason: Partial shipment, rest to follow ``` *** ## 4. Prix combiné de la différence de quantité ### Objectif Lorsque la quantité diffère, calcule si la différence de prix totale est acceptable ### Pourquoi c'est important ``` Scenario: You ordered 100 units but received 110 - Quantity is 10% over (bad) - BUT: You're only charged for 10% extra - Combined effect might be acceptable ``` ### Calcul **Formule :** ``` Combined Variance = Quantity Variance × Price Variance If both are within tolerance, combined is usually acceptable ``` **Exemple :** ``` PO: - Unit Price: €100 - Quantity: 100 - Total: €10,000 Invoice: - Unit Price: €102 (2% higher) - Quantity: 105 (5% higher) - Total: €10,710 Analysis: - Price variance: 2% ✅ - Quantity variance: 5% ✅ - Combined effect: 1.02 × 1.05 = 1.071 = 7.1% total increase Is combined variance acceptable? Usually YES ✅ ``` *** ## 5. Comparaison de l'ID d'article / numéro d'article fournisseur ### Objectif Vérifie si les articles de la facture correspondent aux articles du PO ### Comment ça fonctionne **Correspondance exacte (la plus simple) :** ``` PO Item ID: ABC-123 Invoice Item ID: ABC-123 Result: ✅ MATCH ``` **Numéro d'article fournisseur (plus courant) :** ``` PO Item: ABC-123 (Our internal code) Supplier Item: SUPP-456 (Their code for same item) System matches these as same item Result: ✅ MATCH ``` ### Scénario : Que se passe-t-il s'il n'y a pas de correspondance ? ``` PO Item: ABC-123 (Copper Wire, 2mm) Invoice Item: ABC-124 (Steel Wire, 2mm) Result: ❌ NO MATCH Actions: 1. Is this a substitution? Check with procurement 2. Is this an error? Contact supplier 3. Is the description similar? Verify manually ``` *** ## 6. Vérification du type de commande ### Objectif Vérifie que le type de commande d'achat est correct ### Types de commande * **Standard Order** : Achat régulier * **Rush Order** : Urgent, peut avoir une majoration * **Frame Agreement** : Contrat à long terme * **Blanket Order** : Contrat ouvert * **Consignment** : Vous ne payez qu'à l'utilisation ### Exemple de vérification ``` PO Order Type: Standard Order Invoice Order Type: Standard Order Result: ✅ MATCH If mismatch: Could affect terms, payment, pricing ``` *** ## 7. Vérification de la date de livraison ### Objectif Vérifie si la date de livraison correspond à la date promise sur le PO ### Calcul **Livraison tardive :** ``` Formula: Days Late = Invoice Delivery Date - PO Promised Date Example: PO Promised: 2025-10-15 Actual Delivery: 2025-10-22 Days Late = 7 days If tolerance is ±3 days: Is 7 ≤ 3? NO ❌ LATE ``` **Livraison anticipée :** ``` Formula: Days Early = PO Promised Date - Invoice Delivery Date Example: PO Promised: 2025-10-15 Actual Delivery: 2025-10-10 Days Early = 5 days Early delivery is usually OK ✅ Unless you need it at specific time ``` ### Paramètres de tolérance ``` ±3 days: Allow 3 days late or early ±5 days: Allow up to 5 days variance 0 days: Must match exactly ``` *** ## 8. Vérification des frais (taxes, expédition, etc.) ### Objectif Vérifie si les frais supplémentaires (taxes, expédition, manutention) correspondent au PO ### Frais courants ``` - Shipping: €50 - Handling: €10 - Packaging: €5 - Insurance: €15 - Taxes: €300 ``` ### Calcul **Exemple : Vérification des frais d'expédition** ``` PO Shipping: €50.00 Invoice Shipping: €51.00 Tolerance: ±3% Variance = |€51.00 - €50.00| / €50.00 × 100 = 2% Is 2% ≤ 3%? YES ✅ ACCEPT ``` **Exemple : Frais multiples** ``` PO Total Charges: - Shipping: €50 - Taxes: €300 - Handling: €10 Total: €360 Invoice Total Charges: - Shipping: €50 - Taxes: €312 (11% tax) - Handling: €10 Total: €372 Difference: €12 Check if within tolerance ✅ or ❌ ``` *** ## 9. Vérification de la taxe ### Objectif Vérifie que les montants de taxe sont calculés correctement ### Calcul **Formule :** ``` Tax Amount = Subtotal × Tax Rate Example: Subtotal: €1000 Tax Rate: 19% Expected Tax: €1000 × 0.19 = €190 Invoice Tax: €190 Match? YES ✅ ``` **Problèmes courants :** ``` 1. Tax rate changed (region-based) 2. Tax applied to wrong amount (before/after discounts) 3. Multiple tax rates (some items 7%, others 19%) 4. Tax exempt items (0% tax) ``` **Exemple : Taxation à plusieurs taux** ``` Item A: €100 @ 19% tax = €119 Item B: €100 @ 7% tax = €107 Item C: €100 @ 0% tax = €100 Total: €326 Invoice shows €325 (€1 error) Check: Within tolerance or needs attention? ``` *** ## 10. Rapprochement de l'établissement/centre de coûts ### Objectif Garantit que la facture concerne le bon établissement/centre de coûts ### Exemple ``` PO is for: - Facility: Berlin Plant - Cost Center: CC-2025 Invoice should have: - Facility: Berlin Plant ✅ - Cost Center: CC-2025 ✅ If different facility: May need different approval ``` *** ## 11. Validation du statut du fournisseur ### Objectif Vérifie si le fournisseur est toujours approuvé/actif ### Types de statut ``` ✅ ACTIVE: Approved, can do business ⚠️ ON HOLD: Temporarily blocked ❌ INACTIVE: No longer doing business ⚠️ CONDITIONAL: Only for specific items ``` ### Exemple de vérification ``` Supplier: ABC Corp Status in Database: ACTIVE Status when creating PO: ACTIVE Status when invoice arrives: INACTIVE Alert: Supplier status changed! Investigate why. ``` *** ## Quelle tolérance dois-je utiliser ? ### Tolérances strictes (risque plus faible, plus de travail manuel) ``` Use for: - High-value items - Items where exactness matters - Regulated industries Settings: - Unit Price: ±1% - Quantity: ±1% - Delivery Date: ±1 day - Charges: ±1% ``` ### Tolérances modérées (équilibrées) ``` Use for: - Most business transactions - Standard items - Normal purchasing Settings: - Unit Price: ±3-5% - Quantity: ±3-5% - Delivery Date: ±3 days - Charges: ±5% ``` ### Tolérances larges (risque plus élevé, moins de travail manuel) ``` Use for: - Low-value items - Bulk purchases - Supplier agreements with flexibility Settings: - Unit Price: ±10% - Quantity: ±10% - Delivery Date: ±7 days - Charges: ±10% ``` *** ## Exemple de flux de travail de rapprochement de PO ``` Invoice Arrives ↓ Condition: "Is amount > €5000?" → YES ↓ Check: Full Match? → NO (10% price difference) ↓ Check: Unit Price within 5%? → NO (12% difference) ↓ Check: Quantity within 5%? → YES (2% difference) ↓ Decision: FAIL - Price variance too high ↓ Flag for: Manual review / Buyer approval ↓ Wait for: Buyer comment ↓ If Approved: Continue to Export If Rejected: Return to Supplier ``` *** ## Dépannage du rapprochement de PO ### « PO Not Found » ``` Cause: Invoice PO number doesn't exist in system Fix: 1. Verify PO number spelling 2. Check if PO was created 3. Verify PO is in correct organization 4. Ask supplier for PO reference ``` ### « Items Don't Match » ``` Cause: Invoice items are different from PO items Possible Reasons: 1. Substitution approved by procurement 2. Different item numbers for same item 3. Error by supplier Fix: Contact procurement or supplier ``` ### « Price Higher Than PO » ``` Cause: Invoice price > PO price Possible Reasons: 1. Price increase approved 2. Supplier error 3. Currency difference 4. Additional services included Fix: Verify with procurement ``` ### « Delivery Date Wrong » ``` Cause: Invoice dated after promised delivery Possible Reasons: 1. Shipment was delayed 2. Receiving date different from invoice date 3. Partial shipment Fix: Check shipping documents or contact supplier ``` *** ## Tableau récapitulatif | Carte | Ce qu'elle vérifie | Calcul principal | Tolérance courante | | -------------- | --------------------------- | ------------------------ | ------------------ | | Full Match | Tout | Toutes les vérifications | Variable | | Unit Price | Prix par unité | Différence en % ou € | ±3-5% | | Quantity | Quantité commandée | Différence en % ou unité | ±3-5% | | Combined Price | Total avec variation de qté | Qté × Prix | ±5-10% | | Item ID | Bons articles | Correspondance de chaîne | Exacte | | Order Type | Type d'achat | Correspondance de chaîne | Exacte | | Delivery Date | Date d'arrivée | Différence en jours | ±3 jours | | Charges | Frais supplémentaires | Différence en % ou € | ±5% | | Tax | Montant de la taxe | Calcul du % de taxe | ±1% | | Facility | Centre de coûts | Correspondance de chaîne | Exacte | | Supplier | Approuvé ? | Vérification du statut | Actif uniquement | *** ## Documentation associée * Voir le guide « Invoice Validation » pour le flux de travail complet * Voir « Tolerance Settings » pour les valeurs recommandées par secteur * Voir « Exception Handling » pour savoir quoi faire en cas d'échec * Contactez votre équipe des achats pour les politiques de tolérance spécifiques --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/po-matching-complete-guide.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.