PO Matching Cards - Complete Guide

Cartes de rapprochement de commande d'achat (PO) - Guide complet

Les cartes de rapprochement de commande de cette page se placent dans le groupe And du Concepteur de workflow — elles comparent les données de la facture à la commande associée avant l'exécution des actions Then :

Statut : Couvre 15 cartes de comparaison de PO avec des calculs détaillés

📌 Informations sur les versions

Carte la plus évoluée : CONDITION_DOC_TO_PO_UNIT_PRICE (5 versions, v5 la plus récente) Autres cartes complexes : CONDITION_OC_TO_PO_ITEMS (v4), CONDITION_LESS_THAN_TOLERANCE_AS_VALUE_OF_ORDERED_QUANTITY (v4)

Modèles clés :

v2 → v3+ : Ajout de paramètres de tolérance pour un rapprochement flexible
v3 → v4 : Ajout de paramètres de mode de comparaison
v4 → v5 : Tolérance améliorée avec plusieurs unités (%, EUR, $, etc.)

📖 Historique complet des versions | Base de données des versions de cartes

Comprendre le rapprochement de PO

Lorsque vous recevez une facture, elle doit correspondre à la commande d'achat (PO) passée précédemment. Les cartes de rapprochement de PO vérifient automatiquement si les données de la facture correspondent aux données du PO.

Vue d'ensemble :

PO Placed     Invoice Arrives     PO Matching     Decision
(€100)    →   (€103)          →   (Check if       → Approve/Reject
Qty: 100      Qty: 100            within tolerance)

1. Correspondance complète de la commande d'achat

Objectif

Vérifie si l'ensemble de la facture correspond parfaitement au PO ou dans la tolérance

Quand l'utiliser

Avant d'approuver une facture
Comme contrôle qualité préliminaire
Pour identifier les problèmes tôt

Comment ça fonctionne

Le système compare :

Les quantités de la facture vs les quantités du PO
Les prix de la facture vs les prix du PO
Les articles de la facture vs les articles du PO
Le total de la facture vs le total du PO

Résultat

TRUE (correspondance complète) : Tout correspond, continuer
FALSE (non-correspondance) : Quelque chose ne correspond pas, nécessite un examen

Exemple

PO:
- Item ABC: Qty 100, Unit Price €50 = €5000
- Item XYZ: Qty 50, Unit Price €20 = €1000
- Total: €6000

Invoice:
- Item ABC: Qty 100, Unit Price €50 = €5000
- Item XYZ: Qty 50, Unit Price €20 = €1000
- Total: €6000

Result: ✅ FULL MATCH

2. Comparaison du prix unitaire (Document vs PO)

Objectif

Compare le prix unitaire de la facture avec le prix unitaire du PO

Paramètres

Unit Price Tolerance : Autorise un écart jusqu'à ce montant
Tolerance Type : Pourcentage (%) ou Absolu (€/$)
Operator : Is Equal to, Is Greater than, Is Less than, etc.

Comment ça fonctionne (tolérance en pourcentage)

Formule :

Variance % = |(Invoice Price - PO Price)| / PO Price × 100

Check: Is Variance % ≤ Tolerance %?

Exemple étape par étape :

Step 1: Get prices
  PO Unit Price: €100.00
  Invoice Unit Price: €103.00

Step 2: Calculate difference
  Difference = |€103.00 - €100.00| = €3.00

Step 3: Calculate percentage
  Percentage = (€3.00 / €100.00) × 100 = 3%

Step 4: Check tolerance (5% allowed)
  Is 3% ≤ 5%? YES ✅

Result: PASS - Within tolerance

Exemples concrets

Exemple 1 : Petite augmentation (acceptée)

PO Price: €50.00
Invoice Price: €51.50
Tolerance: ±3%

Calculation:
  Variance = |(€51.50 - €50.00)| / €50.00 × 100
  Variance = €1.50 / €50.00 × 100 = 3%

Is 3% ≤ 3%? YES ✅ ACCEPT

Exemple 2 : Grande augmentation (rejetée)

PO Price: €50.00
Invoice Price: €55.00
Tolerance: ±3%

Calculation:
  Variance = |(€55.00 - €50.00)| / €50.00 × 100
  Variance = €5.00 / €50.00 × 100 = 10%

Is 10% ≤ 3%? NO ❌ REJECT - NEEDS REVIEW

Exemple 3 : Remise (également vérifiée)

PO Price: €100.00
Invoice Price: €97.00
Tolerance: ±5%

Calculation:
  Variance = |(€97.00 - €100.00)| / €100.00 × 100
  Variance = €3.00 / €100.00 × 100 = 3%

Is 3% ≤ 5%? YES ✅ ACCEPT (Discount is within tolerance)

Exemple 4 : Tolérance en valeur absolue

PO Price: €10.00
Invoice Price: €10.50
Tolerance: ±€1.00 (absolute, not %)

Calculation:
  Variance = |€10.50 - €10.00| = €0.50

Is €0.50 ≤ €1.00? YES ✅ ACCEPT

Que faire avec les résultats

Si PASS ✅ :

Passer à la vérification suivante
Ou approuver la facture
Ou procéder à l'exportation

Si FAIL ❌ :

Signaler pour révision manuelle
Demander une explication au fournisseur
Contacter l'équipe des achats
Approuver avec une note si acceptable

3. Comparaison de la quantité

Objectif

Vérifie si la quantité commandée correspond à la quantité facturée

Paramètres

Tolerance : Montant ou % d'écart autorisé
Operator : Equals, Greater than, Less than
Quantity Type : Ordered, Received, Open

Exemple de calcul

Tolérance en pourcentage :

Formula:
  Quantity Variance % = |(Invoice Qty - PO Qty)| / PO Qty × 100

Example:
  PO Quantity: 100 units
  Invoice Quantity: 103 units
  Tolerance: ±5%

  Variance = |(103 - 100)| / 100 × 100
  Variance = 3 / 100 × 100 = 3%

  Is 3% ≤ 5%? YES ✅ ACCEPT

Tolérance absolue :

Formula:
  Quantity Variance = |Invoice Qty - PO Qty|

Example:
  PO Quantity: 100 units
  Invoice Quantity: 102 units
  Tolerance: ±5 units

  Variance = |102 - 100| = 2 units

  Is 2 units ≤ 5 units? YES ✅ ACCEPT

Scénarios concrets

Sur-livraison (plus que commandé)

Ordered: 100 units
Invoiced: 110 units
Tolerance: ±5%

Variance = |(110-100)|/100 × 100 = 10%

Is 10% ≤ 5%? NO ❌

Decision: Contact supplier - more delivered than ordered
Possible reason: Error by supplier, partial shipment already received

Sous-livraison (moins que commandé)

Ordered: 100 units
Invoiced: 95 units
Tolerance: ±5%

Variance = |(95-100)|/100 × 100 = 5%

Is 5% ≤ 5%? YES ✅

Decision: Accept - within tolerance
Possible reason: Partial shipment, rest to follow

4. Prix combiné de la différence de quantité

Objectif

Lorsque la quantité diffère, calcule si la différence de prix totale est acceptable

Pourquoi c'est important

Scenario: You ordered 100 units but received 110
- Quantity is 10% over (bad)
- BUT: You're only charged for 10% extra
- Combined effect might be acceptable

Calcul

Formule :

Combined Variance = Quantity Variance × Price Variance

If both are within tolerance, combined is usually acceptable

Exemple :

PO:
- Unit Price: €100
- Quantity: 100
- Total: €10,000

Invoice:
- Unit Price: €102 (2% higher)
- Quantity: 105 (5% higher)
- Total: €10,710

Analysis:
- Price variance: 2% ✅
- Quantity variance: 5% ✅
- Combined effect: 1.02 × 1.05 = 1.071 = 7.1% total increase

Is combined variance acceptable? Usually YES ✅

5. Comparaison de l'ID d'article / numéro d'article fournisseur

Objectif

Vérifie si les articles de la facture correspondent aux articles du PO

Comment ça fonctionne

Correspondance exacte (la plus simple) :

PO Item ID: ABC-123
Invoice Item ID: ABC-123
Result: ✅ MATCH

Numéro d'article fournisseur (plus courant) :

PO Item: ABC-123 (Our internal code)
Supplier Item: SUPP-456 (Their code for same item)
System matches these as same item
Result: ✅ MATCH

Scénario : Que se passe-t-il s'il n'y a pas de correspondance ?

PO Item: ABC-123 (Copper Wire, 2mm)
Invoice Item: ABC-124 (Steel Wire, 2mm)

Result: ❌ NO MATCH

Actions:
1. Is this a substitution? Check with procurement
2. Is this an error? Contact supplier
3. Is the description similar? Verify manually

6. Vérification du type de commande

Objectif

Vérifie que le type de commande d'achat est correct

Types de commande

Standard Order : Achat régulier
Rush Order : Urgent, peut avoir une majoration
Frame Agreement : Contrat à long terme
Blanket Order : Contrat ouvert
Consignment : Vous ne payez qu'à l'utilisation

Exemple de vérification

PO Order Type: Standard Order
Invoice Order Type: Standard Order
Result: ✅ MATCH

If mismatch: Could affect terms, payment, pricing

7. Vérification de la date de livraison

Objectif

Vérifie si la date de livraison correspond à la date promise sur le PO

Calcul

Livraison tardive :

Formula:
  Days Late = Invoice Delivery Date - PO Promised Date

Example:
  PO Promised: 2025-10-15
  Actual Delivery: 2025-10-22
  Days Late = 7 days

If tolerance is ±3 days:
  Is 7 ≤ 3? NO ❌ LATE

Livraison anticipée :

Formula:
  Days Early = PO Promised Date - Invoice Delivery Date

Example:
  PO Promised: 2025-10-15
  Actual Delivery: 2025-10-10
  Days Early = 5 days

Early delivery is usually OK ✅
Unless you need it at specific time

Paramètres de tolérance

±3 days: Allow 3 days late or early
±5 days: Allow up to 5 days variance
0 days: Must match exactly

8. Vérification des frais (taxes, expédition, etc.)

Objectif

Vérifie si les frais supplémentaires (taxes, expédition, manutention) correspondent au PO

Frais courants

- Shipping: €50
- Handling: €10
- Packaging: €5
- Insurance: €15
- Taxes: €300

Calcul

Exemple : Vérification des frais d'expédition

PO Shipping: €50.00
Invoice Shipping: €51.00
Tolerance: ±3%

Variance = |€51.00 - €50.00| / €50.00 × 100 = 2%

Is 2% ≤ 3%? YES ✅ ACCEPT

Exemple : Frais multiples

PO Total Charges:
  - Shipping: €50
  - Taxes: €300
  - Handling: €10
  Total: €360

Invoice Total Charges:
  - Shipping: €50
  - Taxes: €312 (11% tax)
  - Handling: €10
  Total: €372

Difference: €12
Check if within tolerance ✅ or ❌

9. Vérification de la taxe

Objectif

Vérifie que les montants de taxe sont calculés correctement

Calcul

Formule :

Tax Amount = Subtotal × Tax Rate

Example:
  Subtotal: €1000
  Tax Rate: 19%
  Expected Tax: €1000 × 0.19 = €190

Invoice Tax: €190
Match? YES ✅

Problèmes courants :

1. Tax rate changed (region-based)
2. Tax applied to wrong amount (before/after discounts)
3. Multiple tax rates (some items 7%, others 19%)
4. Tax exempt items (0% tax)

Exemple : Taxation à plusieurs taux

Item A: €100 @ 19% tax = €119
Item B: €100 @ 7% tax = €107
Item C: €100 @ 0% tax = €100
Total: €326

Invoice shows €325 (€1 error)

Check: Within tolerance or needs attention?

10. Rapprochement de l'établissement/centre de coûts

Objectif

Garantit que la facture concerne le bon établissement/centre de coûts

Exemple

PO is for:
- Facility: Berlin Plant
- Cost Center: CC-2025

Invoice should have:
- Facility: Berlin Plant ✅
- Cost Center: CC-2025 ✅

If different facility: May need different approval

11. Validation du statut du fournisseur

Objectif

Vérifie si le fournisseur est toujours approuvé/actif

Types de statut

✅ ACTIVE: Approved, can do business
⚠️ ON HOLD: Temporarily blocked
❌ INACTIVE: No longer doing business
⚠️ CONDITIONAL: Only for specific items

Exemple de vérification

Supplier: ABC Corp
Status in Database: ACTIVE
Status when creating PO: ACTIVE
Status when invoice arrives: INACTIVE

Alert: Supplier status changed! Investigate why.

Quelle tolérance dois-je utiliser ?

Tolérances strictes (risque plus faible, plus de travail manuel)

Use for:
- High-value items
- Items where exactness matters
- Regulated industries

Settings:
- Unit Price: ±1%
- Quantity: ±1%
- Delivery Date: ±1 day
- Charges: ±1%

Tolérances modérées (équilibrées)

Use for:
- Most business transactions
- Standard items
- Normal purchasing

Settings:
- Unit Price: ±3-5%
- Quantity: ±3-5%
- Delivery Date: ±3 days
- Charges: ±5%

Tolérances larges (risque plus élevé, moins de travail manuel)

Use for:
- Low-value items
- Bulk purchases
- Supplier agreements with flexibility

Settings:
- Unit Price: ±10%
- Quantity: ±10%
- Delivery Date: ±7 days
- Charges: ±10%

Exemple de flux de travail de rapprochement de PO

Invoice Arrives
    ↓
Condition: "Is amount > €5000?" → YES
    ↓
Check: Full Match? → NO (10% price difference)
    ↓
Check: Unit Price within 5%? → NO (12% difference)
    ↓
Check: Quantity within 5%? → YES (2% difference)
    ↓
Decision: FAIL - Price variance too high
    ↓
Flag for: Manual review / Buyer approval
    ↓
Wait for: Buyer comment
    ↓
If Approved: Continue to Export
If Rejected: Return to Supplier

Dépannage du rapprochement de PO

« PO Not Found »

Cause: Invoice PO number doesn't exist in system
Fix:
1. Verify PO number spelling
2. Check if PO was created
3. Verify PO is in correct organization
4. Ask supplier for PO reference

« Items Don't Match »

Cause: Invoice items are different from PO items
Possible Reasons:
1. Substitution approved by procurement
2. Different item numbers for same item
3. Error by supplier
Fix: Contact procurement or supplier

« Price Higher Than PO »

Cause: Invoice price > PO price
Possible Reasons:
1. Price increase approved
2. Supplier error
3. Currency difference
4. Additional services included
Fix: Verify with procurement

« Delivery Date Wrong »

Cause: Invoice dated after promised delivery
Possible Reasons:
1. Shipment was delayed
2. Receiving date different from invoice date
3. Partial shipment
Fix: Check shipping documents or contact supplier

Tableau récapitulatif

Carte

Ce qu'elle vérifie

Calcul principal

Tolérance courante

Full Match

Tout

Toutes les vérifications

Variable

Unit Price

Prix par unité

Différence en % ou €

±3-5%

Quantity

Quantité commandée

Différence en % ou unité

±3-5%

Combined Price

Total avec variation de qté

Qté × Prix

±5-10%

Item ID

Bons articles

Correspondance de chaîne

Exacte

Order Type

Type d'achat

Correspondance de chaîne

Exacte

Delivery Date

Date d'arrivée

Différence en jours

±3 jours

Charges

Frais supplémentaires

Différence en % ou €

±5%

Tax

Montant de la taxe

Calcul du % de taxe

±1%

Facility

Centre de coûts

Correspondance de chaîne

Exacte

Supplier

Approuvé ?

Vérification du statut

Actif uniquement

Documentation associée

Voir le guide « Invoice Validation » pour le flux de travail complet
Voir « Tolerance Settings » pour les valeurs recommandées par secteur
Voir « Exception Handling » pour savoir quoi faire en cas d'échec
Contactez votre équipe des achats pour les politiques de tolérance spécifiques

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Last updated 3 months ago