> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-fr.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/po-matching-complete-guide.md). # PO Matching Cards - Complete Guide ## Cartes de rapprochement de commande d'achat (PO) - Guide complet Les cartes de rapprochement de commande de cette page se placent dans le groupe **And** du Concepteur de workflow — elles comparent les données de la facture à la commande associée avant l'exécution des actions Then :
Workflow Builder

Les cartes de rapprochement de commande sont ajoutées au groupe And via Add Card.

{% embed url="" %} DocBits PO Matching Tutorial: Auto/Manual Line Matching, Tolerances & Mismatch Indicators {% endembed %} **Statut :** Couvre 15 cartes de comparaison de PO avec des calculs détaillés *** ### 📌 Informations sur les versions **Carte la plus évoluée :** CONDITION\_DOC\_TO\_PO\_UNIT\_PRICE (5 versions, v5 la plus récente) **Autres cartes complexes :** CONDITION\_OC\_TO\_PO\_ITEMS (v4), CONDITION\_LESS\_THAN\_TOLERANCE\_AS\_VALUE\_OF\_ORDERED\_QUANTITY (v4) **Modèles clés :** * **v2 → v3+ :** Ajout de paramètres de tolérance pour un rapprochement flexible * **v3 → v4 :** Ajout de paramètres de mode de comparaison * **v4 → v5 :** Tolérance améliorée avec plusieurs unités (%, EUR, $, etc.) 📖 [Historique complet des versions](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/fr/readme/administration-and-setup/changelog/release.md#-po-comparison--validation-cards) | [Base de données des versions de cartes](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/fr/readme/DocFlow/docs/card_version.md) *** ### Comprendre le rapprochement de PO Lorsque vous recevez une facture, elle doit correspondre à la commande d'achat (PO) passée précédemment. Les cartes de rapprochement de PO vérifient automatiquement si les données de la facture correspondent aux données du PO. **Vue d'ensemble :** ``` PO Placed Invoice Arrives PO Matching Decision (€100) → (€103) → (Check if → Approve/Reject Qty: 100 Qty: 100 within tolerance) ``` *** ## 1. Correspondance complète de la commande d'achat ### Objectif Vérifie si l'ensemble de la facture correspond parfaitement au PO ou dans la tolérance ### Quand l'utiliser * Avant d'approuver une facture * Comme contrôle qualité préliminaire * Pour identifier les problèmes tôt ### Comment ça fonctionne Le système compare : * Les quantités de la facture vs les quantités du PO * Les prix de la facture vs les prix du PO * Les articles de la facture vs les articles du PO * Le total de la facture vs le total du PO ### Résultat * **TRUE** (correspondance complète) : Tout correspond, continuer * **FALSE** (non-correspondance) : Quelque chose ne correspond pas, nécessite un examen ### Exemple ``` PO: - Item ABC: Qty 100, Unit Price €50 = €5000 - Item XYZ: Qty 50, Unit Price €20 = €1000 - Total: €6000 Invoice: - Item ABC: Qty 100, Unit Price €50 = €5000 - Item XYZ: Qty 50, Unit Price €20 = €1000 - Total: €6000 Result: ✅ FULL MATCH ``` *** ## 2. Comparaison du prix unitaire (Document vs PO) ### Objectif Compare le prix unitaire de la facture avec le prix unitaire du PO ### Paramètres * **Unit Price Tolerance** : Autorise un écart jusqu'à ce montant * **Tolerance Type** : Pourcentage (%) ou Absolu (€/$) * **Operator** : Is Equal to, Is Greater than, Is Less than, etc. ### Comment ça fonctionne (tolérance en pourcentage) **Formule :** ``` Variance % = |(Invoice Price - PO Price)| / PO Price × 100 Check: Is Variance % ≤ Tolerance %? ``` **Exemple étape par étape :** ``` Step 1: Get prices PO Unit Price: €100.00 Invoice Unit Price: €103.00 Step 2: Calculate difference Difference = |€103.00 - €100.00| = €3.00 Step 3: Calculate percentage Percentage = (€3.00 / €100.00) × 100 = 3% Step 4: Check tolerance (5% allowed) Is 3% ≤ 5%? YES ✅ Result: PASS - Within tolerance ``` ### Exemples concrets #### Exemple 1 : Petite augmentation (acceptée) ``` PO Price: €50.00 Invoice Price: €51.50 Tolerance: ±3% Calculation: Variance = |(€51.50 - €50.00)| / €50.00 × 100 Variance = €1.50 / €50.00 × 100 = 3% Is 3% ≤ 3%? YES ✅ ACCEPT ``` #### Exemple 2 : Grande augmentation (rejetée) ``` PO Price: €50.00 Invoice Price: €55.00 Tolerance: ±3% Calculation: Variance = |(€55.00 - €50.00)| / €50.00 × 100 Variance = €5.00 / €50.00 × 100 = 10% Is 10% ≤ 3%? NO ❌ REJECT - NEEDS REVIEW ``` #### Exemple 3 : Remise (également vérifiée) ``` PO Price: €100.00 Invoice Price: €97.00 Tolerance: ±5% Calculation: Variance = |(€97.00 - €100.00)| / €100.00 × 100 Variance = €3.00 / €100.00 × 100 = 3% Is 3% ≤ 5%? YES ✅ ACCEPT (Discount is within tolerance) ``` #### Exemple 4 : Tolérance en valeur absolue ``` PO Price: €10.00 Invoice Price: €10.50 Tolerance: ±€1.00 (absolute, not %) Calculation: Variance = |€10.50 - €10.00| = €0.50 Is €0.50 ≤ €1.00? YES ✅ ACCEPT ``` ### Que faire avec les résultats **Si PASS ✅ :** * Passer à la vérification suivante * Ou approuver la facture * Ou procéder à l'exportation **Si FAIL ❌ :** * Signaler pour révision manuelle * Demander une explication au fournisseur * Contacter l'équipe des achats * Approuver avec une note si acceptable *** ## 3. Comparaison de la quantité ### Objectif Vérifie si la quantité commandée correspond à la quantité facturée ### Paramètres * **Tolerance** : Montant ou % d'écart autorisé * **Operator** : Equals, Greater than, Less than * **Quantity Type** : Ordered, Received, Open ### Exemple de calcul **Tolérance en pourcentage :** ``` Formula: Quantity Variance % = |(Invoice Qty - PO Qty)| / PO Qty × 100 Example: PO Quantity: 100 units Invoice Quantity: 103 units Tolerance: ±5% Variance = |(103 - 100)| / 100 × 100 Variance = 3 / 100 × 100 = 3% Is 3% ≤ 5%? YES ✅ ACCEPT ``` **Tolérance absolue :** ``` Formula: Quantity Variance = |Invoice Qty - PO Qty| Example: PO Quantity: 100 units Invoice Quantity: 102 units Tolerance: ±5 units Variance = |102 - 100| = 2 units Is 2 units ≤ 5 units? YES ✅ ACCEPT ``` ### Scénarios concrets #### Sur-livraison (plus que commandé) ``` Ordered: 100 units Invoiced: 110 units Tolerance: ±5% Variance = |(110-100)|/100 × 100 = 10% Is 10% ≤ 5%? NO ❌ Decision: Contact supplier - more delivered than ordered Possible reason: Error by supplier, partial shipment already received ``` #### Sous-livraison (moins que commandé) ``` Ordered: 100 units Invoiced: 95 units Tolerance: ±5% Variance = |(95-100)|/100 × 100 = 5% Is 5% ≤ 5%? YES ✅ Decision: Accept - within tolerance Possible reason: Partial shipment, rest to follow ``` *** ## 4. Prix combiné de la différence de quantité ### Objectif Lorsque la quantité diffère, calcule si la différence de prix totale est acceptable ### Pourquoi c'est important ``` Scenario: You ordered 100 units but received 110 - Quantity is 10% over (bad) - BUT: You're only charged for 10% extra - Combined effect might be acceptable ``` ### Calcul **Formule :** ``` Combined Variance = Quantity Variance × Price Variance If both are within tolerance, combined is usually acceptable ``` **Exemple :** ``` PO: - Unit Price: €100 - Quantity: 100 - Total: €10,000 Invoice: - Unit Price: €102 (2% higher) - Quantity: 105 (5% higher) - Total: €10,710 Analysis: - Price variance: 2% ✅ - Quantity variance: 5% ✅ - Combined effect: 1.02 × 1.05 = 1.071 = 7.1% total increase Is combined variance acceptable? Usually YES ✅ ``` *** ## 5. Comparaison de l'ID d'article / numéro d'article fournisseur ### Objectif Vérifie si les articles de la facture correspondent aux articles du PO ### Comment ça fonctionne **Correspondance exacte (la plus simple) :** ``` PO Item ID: ABC-123 Invoice Item ID: ABC-123 Result: ✅ MATCH ``` **Numéro d'article fournisseur (plus courant) :** ``` PO Item: ABC-123 (Our internal code) Supplier Item: SUPP-456 (Their code for same item) System matches these as same item Result: ✅ MATCH ``` ### Scénario : Que se passe-t-il s'il n'y a pas de correspondance ? ``` PO Item: ABC-123 (Copper Wire, 2mm) Invoice Item: ABC-124 (Steel Wire, 2mm) Result: ❌ NO MATCH Actions: 1. Is this a substitution? Check with procurement 2. Is this an error? Contact supplier 3. Is the description similar? Verify manually ``` *** ## 6. Vérification du type de commande ### Objectif Vérifie que le type de commande d'achat est correct ### Types de commande * **Standard Order** : Achat régulier * **Rush Order** : Urgent, peut avoir une majoration * **Frame Agreement** : Contrat à long terme * **Blanket Order** : Contrat ouvert * **Consignment** : Vous ne payez qu'à l'utilisation ### Exemple de vérification ``` PO Order Type: Standard Order Invoice Order Type: Standard Order Result: ✅ MATCH If mismatch: Could affect terms, payment, pricing ``` *** ## 7. Vérification de la date de livraison ### Objectif Vérifie si la date de livraison correspond à la date promise sur le PO ### Calcul **Livraison tardive :** ``` Formula: Days Late = Invoice Delivery Date - PO Promised Date Example: PO Promised: 2025-10-15 Actual Delivery: 2025-10-22 Days Late = 7 days If tolerance is ±3 days: Is 7 ≤ 3? NO ❌ LATE ``` **Livraison anticipée :** ``` Formula: Days Early = PO Promised Date - Invoice Delivery Date Example: PO Promised: 2025-10-15 Actual Delivery: 2025-10-10 Days Early = 5 days Early delivery is usually OK ✅ Unless you need it at specific time ``` ### Paramètres de tolérance ``` ±3 days: Allow 3 days late or early ±5 days: Allow up to 5 days variance 0 days: Must match exactly ``` *** ## 8. Vérification des frais (taxes, expédition, etc.) ### Objectif Vérifie si les frais supplémentaires (taxes, expédition, manutention) correspondent au PO ### Frais courants ``` - Shipping: €50 - Handling: €10 - Packaging: €5 - Insurance: €15 - Taxes: €300 ``` ### Calcul **Exemple : Vérification des frais d'expédition** ``` PO Shipping: €50.00 Invoice Shipping: €51.00 Tolerance: ±3% Variance = |€51.00 - €50.00| / €50.00 × 100 = 2% Is 2% ≤ 3%? YES ✅ ACCEPT ``` **Exemple : Frais multiples** ``` PO Total Charges: - Shipping: €50 - Taxes: €300 - Handling: €10 Total: €360 Invoice Total Charges: - Shipping: €50 - Taxes: €312 (11% tax) - Handling: €10 Total: €372 Difference: €12 Check if within tolerance ✅ or ❌ ``` *** ## 9. Vérification de la taxe ### Objectif Vérifie que les montants de taxe sont calculés correctement ### Calcul **Formule :** ``` Tax Amount = Subtotal × Tax Rate Example: Subtotal: €1000 Tax Rate: 19% Expected Tax: €1000 × 0.19 = €190 Invoice Tax: €190 Match? YES ✅ ``` **Problèmes courants :** ``` 1. Tax rate changed (region-based) 2. Tax applied to wrong amount (before/after discounts) 3. Multiple tax rates (some items 7%, others 19%) 4. Tax exempt items (0% tax) ``` **Exemple : Taxation à plusieurs taux** ``` Item A: €100 @ 19% tax = €119 Item B: €100 @ 7% tax = €107 Item C: €100 @ 0% tax = €100 Total: €326 Invoice shows €325 (€1 error) Check: Within tolerance or needs attention? ``` *** ## 10. Rapprochement de l'établissement/centre de coûts ### Objectif Garantit que la facture concerne le bon établissement/centre de coûts ### Exemple ``` PO is for: - Facility: Berlin Plant - Cost Center: CC-2025 Invoice should have: - Facility: Berlin Plant ✅ - Cost Center: CC-2025 ✅ If different facility: May need different approval ``` *** ## 11. Validation du statut du fournisseur ### Objectif Vérifie si le fournisseur est toujours approuvé/actif ### Types de statut ``` ✅ ACTIVE: Approved, can do business ⚠️ ON HOLD: Temporarily blocked ❌ INACTIVE: No longer doing business ⚠️ CONDITIONAL: Only for specific items ``` ### Exemple de vérification ``` Supplier: ABC Corp Status in Database: ACTIVE Status when creating PO: ACTIVE Status when invoice arrives: INACTIVE Alert: Supplier status changed! Investigate why. ``` *** ## Quelle tolérance dois-je utiliser ? ### Tolérances strictes (risque plus faible, plus de travail manuel) ``` Use for: - High-value items - Items where exactness matters - Regulated industries Settings: - Unit Price: ±1% - Quantity: ±1% - Delivery Date: ±1 day - Charges: ±1% ``` ### Tolérances modérées (équilibrées) ``` Use for: - Most business transactions - Standard items - Normal purchasing Settings: - Unit Price: ±3-5% - Quantity: ±3-5% - Delivery Date: ±3 days - Charges: ±5% ``` ### Tolérances larges (risque plus élevé, moins de travail manuel) ``` Use for: - Low-value items - Bulk purchases - Supplier agreements with flexibility Settings: - Unit Price: ±10% - Quantity: ±10% - Delivery Date: ±7 days - Charges: ±10% ``` *** ## Exemple de flux de travail de rapprochement de PO ``` Invoice Arrives ↓ Condition: "Is amount > €5000?" → YES ↓ Check: Full Match? → NO (10% price difference) ↓ Check: Unit Price within 5%? → NO (12% difference) ↓ Check: Quantity within 5%? → YES (2% difference) ↓ Decision: FAIL - Price variance too high ↓ Flag for: Manual review / Buyer approval ↓ Wait for: Buyer comment ↓ If Approved: Continue to Export If Rejected: Return to Supplier ``` *** ## Dépannage du rapprochement de PO ### « PO Not Found » ``` Cause: Invoice PO number doesn't exist in system Fix: 1. Verify PO number spelling 2. Check if PO was created 3. Verify PO is in correct organization 4. Ask supplier for PO reference ``` ### « Items Don't Match » ``` Cause: Invoice items are different from PO items Possible Reasons: 1. Substitution approved by procurement 2. Different item numbers for same item 3. Error by supplier Fix: Contact procurement or supplier ``` ### « Price Higher Than PO » ``` Cause: Invoice price > PO price Possible Reasons: 1. Price increase approved 2. Supplier error 3. Currency difference 4. Additional services included Fix: Verify with procurement ``` ### « Delivery Date Wrong » ``` Cause: Invoice dated after promised delivery Possible Reasons: 1. Shipment was delayed 2. Receiving date different from invoice date 3. Partial shipment Fix: Check shipping documents or contact supplier ``` *** ## Tableau récapitulatif | Carte | Ce qu'elle vérifie | Calcul principal | Tolérance courante | | -------------- | --------------------------- | ------------------------ | ------------------ | | Full Match | Tout | Toutes les vérifications | Variable | | Unit Price | Prix par unité | Différence en % ou € | ±3-5% | | Quantity | Quantité commandée | Différence en % ou unité | ±3-5% | | Combined Price | Total avec variation de qté | Qté × Prix | ±5-10% | | Item ID | Bons articles | Correspondance de chaîne | Exacte | | Order Type | Type d'achat | Correspondance de chaîne | Exacte | | Delivery Date | Date d'arrivée | Différence en jours | ±3 jours | | Charges | Frais supplémentaires | Différence en % ou € | ±5% | | Tax | Montant de la taxe | Calcul du % de taxe | ±1% | | Facility | Centre de coûts | Correspondance de chaîne | Exacte | | Supplier | Approuvé ? | Vérification du statut | Actif uniquement | *** ## Documentation associée * Voir le guide « Invoice Validation » pour le flux de travail complet * Voir « Tolerance Settings » pour les valeurs recommandées par secteur * Voir « Exception Handling » pour savoir quoi faire en cas d'échec * Contactez votre équipe des achats pour les politiques de tolérance spécifiques