Task Management Pattern

Type de modèle : Gestion de workflow Complexité : Faible-Moyenne Mise en place estimée : 30-45 minutes Cas d'usage courants : Workflows d'approbation, tâches de révision, gestion des exceptions, escalade

Vous construisez ce modèle dans le Workflow Builder (Workflow Dashboard → Workflow List → Add Workflow). Cliquez sur Add Card pour ouvrir la bibliothèque de cartes et sélectionnez les cartes utilisées par ce modèle — tasks_create, ACTION_ASSIGN_TO_USER, ACTION_SEND_EMAIL_TO_GROUPS et CONDITION_TASK_STATUS (la catégorie Assignee contient les cartes de tâche et d'affectation) :

Bibliothèque Add Card dans le Workflow Builder, regroupée par catégorie

Vue d'ensemble du modèle

Ce modèle montre comment créer, affecter, suivre et gérer des tâches dans les workflows DocBits. Les tâches sont des éléments de travail concrets affectés à des utilisateurs ou des groupes qui doivent être terminés avant que le workflow du document puisse se poursuivre.

Ce que fait ce modèle :

Crée des tâches en fonction des conditions du workflow
Affecte les tâches aux utilisateurs ou groupes appropriés
Définit les propriétés des tâches (priorité, échéance, description)
Envoie des notifications lors de la création des tâches
Suit le statut et l'achèvement des tâches
Route les documents en fonction des résultats des tâches

Quand utiliser ce modèle

Utilisez ce modèle lorsque vous devez :

✅ Créer des workflows d'approbation
✅ Affecter des tâches de révision aux utilisateurs
✅ Traiter les exceptions nécessitant une intervention humaine
✅ Escalader les problèmes vers les responsables
✅ Créer des chaînes d'approbation à plusieurs niveaux
✅ Suivre qui doit faire quoi
✅ Fixer des échéances pour les actions

N'utilisez pas ce modèle lorsque :

❌ aucune action humaine n'est requise (utilisez plutôt le traitement automatique)
❌ il s'agit seulement de notifier (utilisez plutôt l'e-mail)
❌ un simple routage de document suffit (utilisez plutôt l'affectation)

Exemple complet de workflow

Scénario : Approbation de factures avec routage basé sur le montant

Exigence métier :

Factures < 1 000 € : Approbation automatique (aucune tâche nécessaire)
Factures 1 000-10 000 € : Tâche d'approbation au responsable
Factures > 10 000 € : Double approbation (responsable + directeur)
Tous les approbateurs reçoivent une notification par e-mail
Les tâches ont une échéance de 3 jours

Cartes de workflow utilisées :

CONDITION_DOC_FIELD_AMOUNT – Vérifier le montant de la facture
tasks_create – Créer une tâche d'approbation
ACTION_ASSIGN_TO_USER – Affecter la tâche à l'approbateur
ACTION_SEND_EMAIL_TO_GROUPS – Envoyer une notification
CONDITION_TASK_STATUS – Vérifier si la tâche est terminée
ACTION_APPROVE_DOCUMENT – Approuver après l'achèvement de la tâche

Mise en œuvre étape par étape

Étape 1 : Vérifier le seuil de montant

Carte : CONDITION_DOC_FIELD_AMOUNT ou une condition de champ similaire

Configuration pour le chemin 1 (< 1 000 €) :

Field: Total_Amount
Operator: IS LESS THAN
Value: 1000
Currency: EUR

Configuration pour le chemin 2 (1 000-10 000 €) :

Field: Total_Amount
Operator: IS BETWEEN
Value Min: 1000
Value Max: 10000
Currency: EUR

Configuration pour le chemin 3 (> 10 000 €) :

Field: Total_Amount
Operator: IS GREATER THAN
Value: 10000
Currency: EUR

Référence du guide : Guide des cartes de condition

Étape 2A : Approuver automatiquement les petites factures (< 1 000 €)

Aucune tâche nécessaire pour les petits montants

Cartes :

ACTION_SET_FIELD_TO_TEXT
- Définir « Approval_Type » = « AUTO »
- Définir « Approval_Reason » = « Amount below threshold »
ACTION_APPROVE_DOCUMENT

Résultat : Document approuvé automatiquement, aucune tâche créée

Étape 2B : Créer une tâche d'approbation pour le responsable (1 000-10 000 €)

Carte : tasks_create (v4 recommandée)

Configuration :

{
  "task_type": "Approval",
  "task_title": "Approve Invoice {{DOCUMENT_NUMBER}} - €{{Total_Amount}}",
  "task_description": "Please approve invoice from {{Supplier_Name}}\n\nAmount: €{{Total_Amount}}\nInvoice Number: {{Invoice_Number}}\nInvoice Date: {{Invoice_Date}}\n\nReview and approve within 3 business days.",
  "priority": "Medium",
  "deadline_days": 3,
  "assign_to": "{{DOCUMENT_FIELD:Approving_Manager}}",
  "task_category": "Invoice Approval",
  "required_action": "Approve or Reject"
}

Mappage des champs :

{{DOCUMENT_NUMBER}} – ID de document automatique
{{Total_Amount}} – Champ : Total_Amount
{{Supplier_Name}} – Champ : Supplier_Name
{{Invoice_Number}} – Champ : Invoice_Number
{{Invoice_Date}} – Champ : Invoice_Date
{{Approving_Manager}} – Champ ou utilisateur fixe

Référence du guide : Guide d'affectation des tâches

Étape 2C : Créer des tâches de double approbation (> 10 000 €)

Deux tâches successives pour les factures de montant élevé

Tâche 1 : Approbation par le responsable

{
  "task_type": "First Approval",
  "task_title": "URGENT: Approve High-Value Invoice {{DOCUMENT_NUMBER}} - €{{Total_Amount}}",
  "task_description": "HIGH VALUE INVOICE REQUIRES APPROVAL\n\nSupplier: {{Supplier_Name}}\nAmount: €{{Total_Amount}}\n\nThis invoice exceeds €10,000 and requires dual approval.\nYour approval is required before Director review.",
  "priority": "High",
  "deadline_days": 2,
  "assign_to": "Finance_Manager",
  "task_category": "High-Value Approval",
  "next_task": "Director_Approval"
}

Tâche 2 : Approbation par le directeur (créée après l'achèvement de la tâche 1)

{
  "task_type": "Second Approval",
  "task_title": "Final Approval: Invoice {{DOCUMENT_NUMBER}} - €{{Total_Amount}}",
  "task_description": "FINAL APPROVAL REQUIRED\n\nSupplier: {{Supplier_Name}}\nAmount: €{{Total_Amount}}\n\nFirst approval: Completed by {{Task1_Approver}} on {{Task1_Date}}\n\nYour final approval required.",
  "priority": "High",
  "deadline_days": 1,
  "assign_to": "Finance_Director",
  "task_category": "Final Approval",
  "prerequisite_task": "Manager_Approval"
}

Étape 3 : Affecter la tâche à un utilisateur/un groupe

Carte : ACTION_ASSIGN_TO_USER ou ACTION_ASSIGN_TO_GROUP

Option 1 : Affecter à un utilisateur spécifique

User: John.Smith@company.com
OR
User Field: {{DOCUMENT_FIELD:Approving_Manager}}

Option 2 : Affecter à un groupe

Group: Finance Managers
Assignment Mode: First Available
OR
Assignment Mode: Round Robin
OR
Assignment Mode: All (everyone in group gets task)

Option 3 : Affectation séquentielle

Card: ACTION_ASSIGN_SEQUENTIALLY_TO_USER

User 1: Finance_Manager
User 2: Finance_Director (only if User 1 approves)
User 3: CFO (only if User 2 approves)

Référence du guide : Guide d'affectation

Étape 4 : Envoyer une notification par e-mail

Carte : ACTION_SEND_EMAIL_TO_GROUPS

Configuration :

{
  "recipients": [
    "{{TASK_ASSIGNEE_EMAIL}}",
    "finance-notifications@company.com"
  ],
  "subject": "New Task Assigned: Approve Invoice {{DOCUMENT_NUMBER}}",
  "body": "Dear {{TASK_ASSIGNEE_NAME}},\n\nA new approval task has been assigned to you:\n\nTask: Approve Invoice {{DOCUMENT_NUMBER}}\nSupplier: {{Supplier_Name}}\nAmount: €{{Total_Amount}}\nDeadline: {{TASK_DEADLINE}}\nPriority: {{TASK_PRIORITY}}\n\nPlease log in to DocBits to review and approve:\n{{DOCUMENT_LINK}}\n\nBest regards,\nDocBits Automation"
}

Variables d'e-mail :

{{TASK_ASSIGNEE_EMAIL}} – E-mail du destinataire de la tâche
{{TASK_ASSIGNEE_NAME}} – Nom du destinataire de la tâche
{{DOCUMENT_NUMBER}} – ID du document
{{TASK_DEADLINE}} – Date d'échéance de la tâche
{{TASK_PRIORITY}} – Niveau de priorité de la tâche
{{DOCUMENT_LINK}} – Lien direct vers le document

Référence du guide : Guide d'envoi d'e-mails à des groupes

Étape 5 : Suivre le statut de la tâche

Carte : CONDITION_TASK_STATUS ou un vérificateur de statut de tâche similaire

Configuration :

Task ID: {{CREATED_TASK_ID}}
Status Check: IS COMPLETED

Options de statut :

CREATED – Tâche tout juste créée
ASSIGNED – Tâche affectée à un utilisateur
IN_PROGRESS – L'utilisateur a commencé à travailler sur la tâche
COMPLETED – Tâche terminée
APPROVED – Tâche approuvée
REJECTED – Tâche rejetée
CANCELLED – Tâche annulée
OVERDUE – Tâche en retard

Logique :

IF TASK_STATUS = COMPLETED AND TASK_RESULT = APPROVED:
  → Continue to next step (or next approval level)
  → Update document status
  → Log approval

IF TASK_STATUS = COMPLETED AND TASK_RESULT = REJECTED:
  → Stop workflow
  → Send rejection notification
  → Create review task for corrections

IF TASK_STATUS = OVERDUE:
  → Escalate to manager
  → Send reminder email
  → Create escalation task

Étape 6 : Terminer le workflow en fonction du résultat de la tâche

Après l'achèvement de la tâche :

Scénario A : Tâche approuvée

1. Set field "Approval_Status" = "APPROVED"
2. Set field "Approved_By" = {{TASK_COMPLETED_BY}}
3. Set field "Approval_Date" = {{TASK_COMPLETED_DATE}}
4. ACTION_APPROVE_DOCUMENT
5. Export document (if configured)

Scénario B : Tâche rejetée

1. Set field "Approval_Status" = "REJECTED"
2. Set field "Rejected_By" = {{TASK_COMPLETED_BY}}
3. Set field "Rejection_Reason" = {{TASK_REJECTION_REASON}}
4. ACTION_REJECT_DOCUMENT
5. Send rejection notification to supplier
6. Create "Correction Needed" task

Scénario C : Tâche en retard

1. Set field "Task_Status" = "OVERDUE"
2. Create escalation task for manager
3. Send reminder email to original assignee
4. Send escalation email to manager
5. Log overdue event

Diagramme de workflow complet

INVOICE ARRIVES
│
├─ CHECK AMOUNT
│  │
│  ├─ Amount < €1,000 ✅
│  │  │
│  │  ├─ Set Approval_Type = "AUTO"
│  │  └─ Auto-Approve Document
│  │     → END (Approved)
│  │
│  ├─ Amount €1,000-€10,000 ⚠️
│  │  │
│  │  ├─ CREATE TASK: Manager Approval
│  │  │  - Title: "Approve Invoice"
│  │  │  - Priority: Medium
│  │  │  - Deadline: 3 days
│  │  │  │
│  │  │  ├─ ASSIGN TO: Finance Manager
│  │  │  │
│  │  │  ├─ SEND EMAIL: Notification
│  │  │  │
│  │  │  ├─ WAIT FOR TASK COMPLETION
│  │  │  │  │
│  │  │  │  ├─ TASK APPROVED ✅
│  │  │  │  │  │
│  │  │  │  │  ├─ Set Approval_Status = "APPROVED"
│  │  │  │  │  └─ Approve Document
│  │  │  │  │     → END (Approved)
│  │  │  │  │
│  │  │  │  ├─ TASK REJECTED ❌
│  │  │  │  │  │
│  │  │  │  │  ├─ Set Approval_Status = "REJECTED"
│  │  │  │  │  ├─ Reject Document
│  │  │  │  │  └─ Create Correction Task
│  │  │  │  │     → END (Rejected)
│  │  │  │  │
│  │  │  │  └─ TASK OVERDUE ⏰
│  │  │  │     │
│  │  │  │     ├─ Send Reminder Email
│  │  │  │     ├─ Escalate to Director
│  │  │  │     └─ Create Escalation Task
│  │  │  │        → WAIT (Escalated)
│  │  │  │
│  │  │  └─ [Task tracking active]
│  │  │
│  │  └─ [Manager approval path]
│  │
│  └─ Amount > €10,000 🚨
│     │
│     ├─ CREATE TASK 1: Manager First Approval
│     │  - Title: "URGENT: First Approval"
│     │  - Priority: High
│     │  - Deadline: 2 days
│     │  │
│     │  ├─ ASSIGN TO: Finance Manager
│     │  ├─ SEND EMAIL: High Priority Notification
│     │  │
│     │  ├─ WAIT FOR TASK 1 COMPLETION
│     │  │  │
│     │  │  ├─ TASK 1 APPROVED ✅
│     │  │  │  │
│     │  │  │  ├─ CREATE TASK 2: Director Final Approval
│     │  │  │  │  - Title: "Final Approval Required"
│     │  │  │  │  - Priority: High
│     │  │  │  │  - Deadline: 1 day
│     │  │  │  │  │
│     │  │  │  │  ├─ ASSIGN TO: Finance Director
│     │  │  │  │  ├─ SEND EMAIL: Final Approval Notification
│     │  │  │  │  │
│     │  │  │  │  ├─ WAIT FOR TASK 2 COMPLETION
│     │  │  │  │  │  │
│     │  │  │  │  │  ├─ TASK 2 APPROVED ✅
│     │  │  │  │  │  │  │
│     │  │  │  │  │  │  ├─ Set Dual_Approval = "COMPLETE"
│     │  │  │  │  │  │  └─ Approve Document
│     │  │  │  │  │  │     → END (Dual Approved)
│     │  │  │  │  │  │
│     │  │  │  │  │  └─ TASK 2 REJECTED ❌
│     │  │  │  │  │     │
│     │  │  │  │  │     ├─ Reject Document
│     │  │  │  │  │     └─ Notify All Parties
│     │  │  │  │  │        → END (Final Rejected)
│     │  │  │  │  │
│     │  │  │  │  └─ [Task 2 tracking]
│     │  │  │  │
│     │  │  │  └─ [Task 2 created]
│     │  │  │
│     │  │  └─ TASK 1 REJECTED ❌
│     │  │     │
│     │  │     ├─ Reject Document (No Task 2 created)
│     │  │     └─ Notify Supplier
│     │  │        → END (First Rejected)
│     │  │
│     │  └─ [Task 1 tracking]
│     │
│     └─ [Dual approval path]
│
└─ [Amount check complete]

Gabarits de configuration

Gabarit 1 : Tâche d'approbation simple

{
  "card": "tasks_create",
  "task_title": "Approve {{DOCUMENT_TYPE}} {{DOCUMENT_NUMBER}}",
  "task_description": "Please review and approve this document.",
  "priority": "Medium",
  "deadline_days": 3,
  "assign_to": "approver@company.com",
  "category": "Approval"
}

Gabarit 2 : Tâche de révision avec détails

{
  "card": "tasks_create",
  "task_title": "Review Exception: {{EXCEPTION_TYPE}}",
  "task_description": "Document: {{DOCUMENT_NUMBER}}\nException: {{EXCEPTION_REASON}}\n\nDetails:\n- Supplier: {{Supplier_Name}}\n- Amount: €{{Total_Amount}}\n- Date: {{Document_Date}}\n\nAction Required: Review and resolve exception",
  "priority": "High",
  "deadline_days": 1,
  "assign_to_group": "Exceptions Team",
  "category": "Exception Handling"
}

Gabarit 3 : Tâche d'escalade

{
  "card": "tasks_create",
  "task_title": "ESCALATION: {{ORIGINAL_TASK_TITLE}}",
  "task_description": "ESCALATED TASK\n\nOriginal Task: {{ORIGINAL_TASK_ID}}\nOriginal Assignee: {{ORIGINAL_ASSIGNEE}}\nDeadline Passed: {{ORIGINAL_DEADLINE}}\nDays Overdue: {{DAYS_OVERDUE}}\n\nPlease review and take immediate action.",
  "priority": "Urgent",
  "deadline_days": 1,
  "assign_to": "manager@company.com",
  "category": "Escalation",
  "parent_task": "{{ORIGINAL_TASK_ID}}"
}

Modèles avancés

Modèle 1 : Approbation séquentielle à plusieurs niveaux

Utilisation : Les factures doivent passer par plusieurs approbateurs successivement

Level 1: Accounts Clerk (verify data)
  → IF APPROVED:
    Level 2: Accounts Manager (approve amount)
      → IF APPROVED:
        Level 3: Finance Director (final sign-off)
          → IF APPROVED:
            Document Approved ✅

Mise en œuvre :

1. Create Task 1 for Clerk
2. Wait for Task 1 completion
3. IF Task 1 = APPROVED:
     Create Task 2 for Manager
4. Wait for Task 2 completion
5. IF Task 2 = APPROVED:
     Create Task 3 for Director
6. Wait for Task 3 completion
7. IF Task 3 = APPROVED:
     Approve Document

Modèle 2 : Approbation parallèle par plusieurs personnes

Utilisation : Plusieurs personnes doivent approuver simultanément

Send to ALL approvers at once:
- Finance Manager
- Procurement Manager
- Quality Manager

Document approved only when ALL approve

Mise en œuvre :

1. Create 3 tasks simultaneously
2. Track all 3 task statuses
3. WAIT until ALL tasks completed
4. IF ALL = APPROVED:
     Approve Document
   ELSE:
     Reject Document

Modèle 3 : Création conditionnelle de tâches

Utilisation : Créer différentes tâches en fonction de conditions

IF Supplier = "New":
  → Create "New Supplier Review" task
ELSE IF Amount > €50,000:
  → Create "High Value Approval" task
ELSE IF Document has errors:
  → Create "Error Correction" task
ELSE:
  → Create "Standard Approval" task

Modèle 4 : Escalade basée sur l'échéance

Utilisation : Escalader automatiquement si la tâche n'est pas terminée à temps

Day 0: Create task for User A (3-day deadline)
Day 3: IF not completed:
         → Send reminder to User A
Day 4: IF still not completed:
         → Create escalation task for Manager B
         → Notify both User A and Manager B
Day 5: IF still not completed:
         → Create urgent task for Director C
         → High priority notification

Gestion des erreurs

Scénario 1 : Destinataire introuvable

Problème : L'utilisateur n'existe pas ou est inactif

Solution :

1. Check user status with CONDITION_USER_IS_ISNOT
2. IF User = INACTIVE:
     → Assign to backup user
     → OR Assign to user's group
     → Log warning
3. Send notification to admin

Scénario 2 : Échec de la création de tâche

Problème : Erreur système lors de la création de la tâche

Solution :

1. Check task creation status
2. IF Failed:
     → Retry task creation
     → Send email notification instead
     → Create admin alert task
     → Log error details

Scénario 3 : Aucune réaction à la tâche

Problème : L'utilisateur ne termine pas la tâche dans les délais

Solution :

1. Monitor task deadline
2. Day before deadline:
     → Send reminder email
3. On deadline day:
     → Send urgent reminder
4. After deadline:
     → Create escalation task
     → Notify manager
     → Log overdue event

Liste de vérification de test

Exemples concrets

Exemple 1 : Exception lors du rapprochement de commande à trois voies

Scénario : La facture ne correspond pas à la commande, une révision est nécessaire

1. PO Matching fails (price variance > 5%)
2. Create Task: "Review PO Mismatch"
   - Assign to: Procurement Officer
   - Priority: High
   - Description: Include variance details
3. Send email with comparison table
4. Wait for task completion
5. IF Approved: Continue processing
   IF Rejected: Return to supplier

Exemple 2 : Approbation d'une facture fournisseur

Scénario : La facture d'un nouveau fournisseur nécessite une approbation particulière

1. Check if supplier is new (< 6 months old)
2. IF New:
     Create Task: "New Supplier Invoice Review"
     - Assign to: Procurement Manager
     - Include supplier details
     - Require supplier verification
3. After approval:
     Add to approved supplier list
     Continue normal workflow

Exemple 3 : Traitement de fin de mois

Scénario : Les factures de fin de mois nécessitent un traitement urgent

1. Check if document date in last 3 days of month
2. IF Yes:
     Create Task: "URGENT: Month-End Invoice"
     - Priority: Urgent
     - Deadline: 1 day
     - Assign to: Finance Team (all members)
     - Flag for expedited processing
3. Send urgent email notification
4. Track completion

Conseils de performance

✅ Bonnes pratiques :

Fixer des échéances réalistes
Utiliser des titres et descriptions de tâches clairs
Inclure toutes les informations nécessaires dans la tâche
Notifier en temps utile
Surveiller les taux d'achèvement des tâches
Escalader automatiquement les tâches en retard
Journaliser toutes les activités liées aux tâches
Réviser les schémas de tâches mensuellement

❌ À éviter :

Créer des tâches pour tout
Descriptions de tâches vagues
Échéances irréalistes
Trop d'e-mails de notification
Aucun chemin d'escalade
Ignorer les tâches en retard
Ne pas suivre les indicateurs de tâches

Modèles connexes

Modèles qui fonctionnent bien ensemble :

Modèle d'intégration d'API – Créer des tâches pour les erreurs d'API
Modèle de rapprochement de commandes (PO Matching) – Créer des tâches en cas d'écarts de commande
Modèle de logique de décision – Router vers le type de tâche approprié
Modèle de transformation des données – Transformer les données avant la création de la tâche

Guides connexes

Prérequis

Guide d'affectation des tâches – Documentation de la carte de tâche
Guide d'affectation – Affectation aux utilisateurs
Guide d'envoi d'e-mails à des groupes – Notifications par e-mail

Cartes connexes

tasks_create – Guide d'affectation des tâches
ACTION_ASSIGN_TO_USER – Guide d'affectation
ACTION_SEND_EMAIL_TO_GROUPS – Guide e-mail
CONDITION_TASK_STATUS – Guide des cartes de condition

Prochaines étapes

Ajouter des notifications par e-mail : Guide e-mail
Mettre en place un routage complexe : Modèle de logique de décision

Version du modèle : 1.0 Dernière mise à jour : 23 octobre 2025 Difficulté : Faible-Moyenne Temps estimé : 30-45 minutes Taux de réussite : Très élevé

PreviousAPI Integration Pattern

NextPO Matching Pattern

Last updated 4 months ago