Workflow Pattern Guides

Version : 1.0 Dernière mise à jour : 23 octobre 2025

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Vue d'ensemble

Ce répertoire contient des guides complets de modèles de workflow qui montrent comment combiner plusieurs cartes de workflow pour résoudre des scénarios métier courants. Chaque modèle fournit des instructions de mise en œuvre étape par étape, des exemples complets et des bonnes pratiques.

Que sont les modèles de workflow ?

Les modèles de workflow sont des solutions éprouvées et réutilisables pour les défis courants du traitement documentaire. Au lieu de partir de zéro, vous pouvez utiliser ces modèles comme gabarits et les adapter à vos besoins spécifiques.

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Le Workflow Builder en un coup d'œil

Chaque modèle de cette page est assemblé dans le Workflow Builder. Vous y accédez via Workflow Dashboard → Workflow List → Add Workflow (ou en ouvrant un workflow existant). Le tableau de bord vous donne l'historique des exécutions ainsi que les taux de réussite/échec de tous vos workflows :

Le Workflow Dashboard — totaux d'exécutions, taux de réussite/échec et activité récente pour chaque workflow.

L'onglet Workflow List liste chaque workflow avec son type, son ordre d'exécution et son déclencheur. Utilisez Add Workflow pour en créer un nouveau, ou cliquez sur un workflow pour l'ouvrir dans le builder :

La Workflow List — chaque ligne est un workflow que vous pouvez ouvrir, activer/désactiver ou modifier.

Un workflow est construit à partir de trois groupes de cartes — When (le déclencheur), And (conditions supplémentaires) et Then (les actions à exécuter). L'exemple ci-dessous se déclenche sur les factures appartenant à une sous-organisation et les affecte à un utilisateur :

Le canevas du Workflow Builder. Chaque modèle ci-dessous n'est qu'une combinaison différente de cartes When / And / Then.

Cliquez sur Add Card dans n'importe quel groupe pour ouvrir la bibliothèque de cartes. Les cartes sont organisées par catégorie (Compare with Purchase Order, Partner Cards, Document Field, Date & Time, Document, Logic, Status, Table, Assignee, …) afin que vous trouviez le bloc de construction dont chaque modèle a besoin :

La bibliothèque Add Card — chaque carte référencée dans les modèles ci-dessous est sélectionnée ici.

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Modèles disponibles

1. Modèle d'intégration d'API

Complexité : Moyenne | Temps de mise en place : 45-60 minutes

Apprenez à intégrer DocBits à des API externes pour récupérer, valider et stocker des données provenant de systèmes externes.

Cas d'usage :

• Récupérer des tarifs en temps réel depuis des systèmes externes

• Valider les informations fournisseur par rapport à des bases de données de référence

• Rechercher des détails produit dans des systèmes de catalogue

• Obtenir des taux de change auprès de services de devises

• Vérifier des adresses avec des services de géocodage

Cartes utilisées : CALL_API, CONDITION_HTTPS_REQUEST_STATUS, ACTION_SET_FIELD_TO_TEXT, CONDITION_COMPARE_TWO_DOCFIELD_VALUES

Voir le modèle complet →

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2. Modèle de gestion des tâches

Complexité : Faible-Moyenne | Temps de mise en place : 30-45 minutes

Maîtrisez l'art de créer, affecter, suivre et gérer des tâches dans les workflows DocBits pour les processus d'approbation et de révision.

Cas d'usage :

• Créer des workflows d'approbation

• Affecter des tâches de révision aux utilisateurs

• Traiter les exceptions nécessitant une intervention humaine

• Escalader les problèmes vers les responsables

• Créer des chaînes d'approbation à plusieurs niveaux

• Suivre l'achèvement des tâches et les échéances

Cartes utilisées : tasks_create, ACTION_ASSIGN_TO_USER, ACTION_SEND_EMAIL_TO_GROUPS, CONDITION_TASK_STATUS

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3. Modèle de rapprochement de commandes (PO Matching)

Complexité : Moyenne-Élevée | Temps de mise en place : 60-90 minutes

Mettez en place des workflows complets de rapprochement de commandes (PO Matching) pour valider les factures par rapport aux commandes avec un routage basé sur la tolérance.

Cas d'usage :

• Valider les factures par rapport aux commandes

• Détecter les erreurs de prix avant le paiement

• Identifier les écarts de quantité

• Faire respecter les contrôles d'approvisionnement

• Empêcher les paiements en double

• Automatiser le rapprochement à trois voies

Cartes utilisées : PURCHASE_ORDER_FULL_MATCH, CONDITION_DOC_TO_PO_UNIT_PRICE, CONDITION_DOC_TO_PO_QUANTITY, CONDITION_DOC_TO_PO_TAX_LINES

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4. Modèle de logique de décision

Complexité : Moyenne | Temps de mise en place : 30-45 minutes

Mettez en place des arbres de décision complexes et une logique de routage conditionnel pour traiter les documents selon différents chemins en fonction des règles métier.

Cas d'usage :

• Router les documents par seuils de montant

• Appliquer des règles différentes selon les types de documents

• Mettre en place une logique d'approbation à plusieurs niveaux

• Gérer des politiques métier complexes

• Créer un routage dynamique basé sur plusieurs critères

• Mettre en place des matrices d'approbation

Cartes utilisées : CONDITION_DOC_FIELD_AMOUNT, CONDITION_DOC_TYPE_IS_ISNOT, CONDITION_SUPPLIER_STATUS_IS_ISNOT, ACTION_ASSIGN_TO_USER

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5. Modèle de transformation des données

Complexité : Moyenne | Temps de mise en place : 30-45 minutes

Transformez, calculez, formatez et enrichissez les données des documents pour préparer l'export, effectuer des calculs et standardiser les formats.

Cas d'usage :

• Calculer des totaux, sous-totaux, taxes

• Convertir des devises ou des unités

• Formater des dates, des nombres, du texte

• Dériver des valeurs à partir de champs existants

• Enrichir les données à partir de sources externes

• Standardiser les formats de données

• Valider les calculs

Cartes utilisées : ACTION_CALCULATE_FIELD, ACTION_SET_FIELD_TO_TEXT, ACTION_COPY_FIELD_VALUE, CALL_API, CONDITION_COMPARE_TWO_DOCFIELD_VALUES

Voir le modèle complet →

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Aide au choix du modèle

Par complexité

Complexité	Modèles	Idéal pour
Faible-Moyenne	Gestion des tâches	Débutants, workflows simples
Moyenne	Intégration d'API Logique de décision Transformation des données	Utilisateurs intermédiaires, workflows standard
Moyenne-Élevée	PO Matching	Utilisateurs avancés, validation complexe

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Par cas d'usage

J'ai besoin de…	Utiliser ce modèle
Intégrer des systèmes externes	Modèle d'intégration d'API
Créer des workflows d'approbation	Modèle de gestion des tâches
Valider par rapport aux commandes	Modèle de rapprochement de commandes (PO Matching)
Router en fonction de conditions	Modèle de logique de décision
Calculer et transformer des données	Modèle de transformation des données

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Par secteur/service

Secteur/Service	Modèles recommandés
Finance/Comptabilité	PO Matching, Gestion des tâches, Transformation des données
Achats	PO Matching, Logique de décision, Intégration d'API
Opérations	Gestion des tâches, Logique de décision
IT/Intégration	Intégration d'API, Transformation des données
Tous les services	Logique de décision, Gestion des tâches

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Comment utiliser ces modèles

Étape 1 : Choisir un modèle

1. Passez en revue les descriptions des modèles ci-dessus

2. Identifiez le modèle qui correspond à votre cas d'usage

3. Vérifiez la complexité et le temps de mise en place estimé

4. Lisez la section « Quand l'utiliser » du guide du modèle

Étape 2 : Vérifier les prérequis

Chaque guide de modèle liste :

• Les connaissances requises

• Les guides connexes à lire en premier

• Les cartes qui seront utilisées

• Les exigences de configuration

Étape 3 : Suivre les instructions étape par étape

Chaque modèle fournit :

• Un exemple de workflow complet

• Un guide de mise en œuvre étape par étape

• Des modèles de configuration

• Des exemples concrets

• Des conseils de dépannage

Étape 4 : Adapter à vos besoins

• Adaptez l'exemple à vos règles métier

• Ajustez les seuils et les tolérances

• Modifiez la logique de routage

• Ajoutez ou supprimez des étapes selon vos besoins

• Testez minutieusement avant la mise en production

Étape 5 : Surveiller et optimiser

• Suivez les performances du workflow

• Surveillez les taux de réussite

• Recueillez les retours des utilisateurs

• Affinez la configuration

• Documentez les personnalisations

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Combinaisons de modèles

De nombreux scénarios réels nécessitent la combinaison de plusieurs modèles :

Exemple 1 : Traitement complet des factures

1. Modèle d'intégration d'API → Récupérer les tarifs actuels
2. Modèle de transformation des données → Calculer les totaux
3. Modèle de rapprochement de commandes → Valider par rapport à la commande
4. Modèle de logique de décision → Router en fonction de l'écart
5. Modèle de gestion des tâches → Créer des tâches d'approbation

Exemple 2 : Approbation de factures de montant élevé

1. Modèle de transformation des données → Calculer les montants
2. Modèle de logique de décision → Vérifier les seuils
3. Modèle de gestion des tâches → Approbation à plusieurs niveaux
4. Modèle d'intégration d'API → Notifier les systèmes externes

Exemple 3 : Gestion des exceptions

1. Modèle de rapprochement de commandes → Détecter les écarts
2. Modèle de logique de décision → Classer la gravité de l'exception
3. Modèle de gestion des tâches → Créer des tâches de révision
4. Modèle de transformation des données → Calculer l'impact

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Gabarits de modèles

Chaque modèle contient ces sections standardisées :

1. Vue d'ensemble – Ce que fait le modèle

2. Quand l'utiliser – Cas d'usage appropriés

3. Exemple complet – Scénario réel

4. Étape par étape – Instructions de mise en œuvre

5. Configuration – Gabarits de configuration des cartes

6. Diagramme de workflow – Représentation visuelle

7. Variantes avancées – Mises en œuvre alternatives

8. Gestion des erreurs – Problèmes courants et solutions

9. Liste de vérification de test – Étapes de validation

10. Modèles connexes – Modèles complémentaires

11. Guides connexes – Documentation de référence

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Obtenir de l'aide

Ressources de support pour les modèles

Documentation :

• Index complet des guides de workflow

• Guides de cartes individuels

• Référence des cartes de condition

Contact :

• Retours sur les modèles : [e-mail]

• Support technique : [e-mail]

• Aide à la mise en œuvre : [e-mail]

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Prochaines étapes

Nouveau dans les modèles de workflow ?

1. Commencez par le Modèle de gestion des tâches – le plus facile à comprendre

2. Consultez le Modèle de logique de décision – fondamental pour tous les workflows

3. Explorez le Modèle d'intégration d'API – besoin d'intégration fréquent

Prêt à mettre en œuvre ?

1. Choisissez votre modèle dans la liste ci-dessus

2. Lisez le guide complet du modèle

3. Vérifiez les prérequis et les guides connexes

4. Suivez les instructions étape par étape

5. Testez avec des documents d'exemple

6. Passez en production

7. Surveillez et optimisez

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Dernière mise à jour : 23 octobre 2025 Maintenu par : Équipe Documentation Version : 1.0