> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-fr.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/field-manipulation-guide.md). # Field & Table Manipulation Cards ## Cartes de manipulation des champs et des tableaux - Guide complet Ces cartes se placent dans le groupe **Then** du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :
Workflow Builder

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

**Couvre :** 9 cartes pour modifier les champs et les tableaux des documents *** ## Manipulation des champs de document ### Carte : ACTION\_SET\_FIELD\_TO\_TEXT / Set Field to Text Value #### Objectif Remplit automatiquement un champ de document avec un texte spécifique #### Quand l'utiliser * Renseigner un champ à partir d'une décision * Définir des valeurs par défaut * Remplir des informations standardisées * Mettre à jour un champ en fonction de conditions #### Comment ça fonctionne ``` IF Condition is true THEN Set Field "Category" to Value "Premium" ``` #### Exemples de scénarios **Scénario 1 : Définir la catégorie d'approbation** ``` Condition: Invoice amount > €10,000 ↓ Action: Set "Approval_Category" field to "High Value" ↓ Result: Document now shows "Approval_Category: High Value" ``` **Scénario 2 : Définir la catégorie du fournisseur** ``` Condition: Supplier name contains "ABC" ↓ Action: Set "Supplier_Type" field to "Preferred Supplier" ↓ Result: Document marked as "Preferred Supplier" ``` **Scénario 3 : Définir les notes de traitement** ``` Condition: Document has been rejected ↓ Action: Set "Processing_Notes" to "Requires supplier revision" ↓ Result: Note appears for next processor ``` #### Paramètres **Field Name** Quel champ mettre à jour ``` Examples: Category, Type, Status, Comment, Notes ``` **Text Value** Quoi mettre dans le champ ``` Examples: "Approved", "Pending Review", "High Priority" ``` #### Étapes de configuration 1. Choisissez le champ à remplir 2. Saisissez la valeur textuelle 3. Définissez les conditions (quand remplir) 4. Enregistrez *** ### Carte : ACTION\_SET\_BOOLEAN\_FIELD / Set Checkbox Field #### Objectif Coche ou décoche automatiquement un champ case à cocher #### Quand l'utiliser * Marquer comme traité * Définir des indicateurs d'approbation * Activer/désactiver des options * Marquer pour l'exportation #### Comment ça fonctionne ``` IF Condition is true THEN Check/Uncheck the "Approved" box ``` #### True = Coché, False = Décoché **Exemples :** **Exemple 1 : Marquer comme vérifié** ``` Condition: PO matches perfectly ↓ Action: Check "Verified" checkbox ↓ Result: ✅ Verified (checked) ``` **Exemple 2 : Signaler pour révision manuelle** ``` Condition: Price variance > 10% ↓ Action: Check "Requires_Manual_Review" checkbox ↓ Result: ✅ Requires_Manual_Review (marked) ``` **Exemple 3 : Décocher une case pré-remplie** ``` Condition: Supplier is blacklisted ↓ Action: Uncheck "Approved_for_Payment" checkbox ↓ Result: ☐ Approved_for_Payment (unchecked - blocked) ``` #### Paramètres ``` Checkbox Field: [Choose field] Set To: ☑ Checked (✅ True) or: ☐ Unchecked (❌ False) ``` *** ### Carte : ACTION\_INVERT\_BOOLEAN\_FIELD / Toggle Checkbox #### Objectif Inverse l'état de la case à cocher (cochée → décochée, et vice versa) #### Quand l'utiliser * Inverser le statut d'approbation * Changer de mode de traitement * Inverser l'état précédent * Mettre à jour des indicateurs booléens #### Comment ça fonctionne ``` Current state: ✅ (Checked) ↓ ACTION_INVERT: Toggle the box ↓ New state: ☐ (Unchecked) OR Current state: ☐ (Unchecked) ↓ ACTION_INVERT: Toggle the box ↓ New state: ✅ (Checked) ``` #### Exemple ``` Invoice received with "Priority" checked ↓ After processing, invert "Priority" checkbox ↓ Checkbox now unchecked (no longer priority) ``` *** ### Carte : ACTION\_COPY\_DOCFIELD\_TO\_DOCFIELD / Copy Field Value #### Objectif Copie la valeur d'un champ vers un autre champ #### Quand l'utiliser * Copier les infos du fournisseur vers les infos de facturation * Dupliquer des données entre champs * Standardiser le format des données * Créer une sauvegarde d'une valeur #### Comment ça fonctionne ``` Source Field: "Invoice_Supplier" Value: "ABC Corp" ↓ COPY TO ↓ Target Field: "Billing_Partner" Value: "ABC Corp" Both fields now have same value ``` #### Exemples concrets **Exemple 1 : Copier l'adresse de livraison** ``` Source: "Delivery_Address" = "123 Main St, Berlin" ↓ Copy to: "Billing_Address" ↓ Result: Both fields show "123 Main St, Berlin" ``` **Exemple 2 : Copier le code fournisseur** ``` Source: "Supplier_Code_External" = "SUPP-789" ↓ Copy to: "Supplier_Code_Internal" ↓ Result: Both codes match, system recognizes supplier ``` **Exemple 3 : Copier le montant pour validation** ``` Source: "Invoice_Total" = "€5000" ↓ Copy to: "Amount_to_Validate" ↓ Result: Validation field has correct amount ``` #### Paramètres ``` Source Field: [Choose field to copy FROM] Target Field: [Choose field to copy TO] ``` #### Remarques * Le champ d'origine reste inchangé * Le champ cible est écrasé par la valeur source * Idéal pour standardiser les données *** ## Manipulation des tableaux ### Carte : EDIT\_COLUMN / Edit Table Column #### Objectif Modifie les valeurs d'une colonne de tableau en fonction de conditions #### Quand l'utiliser * Corriger des erreurs de tarification dans les lignes d'articles * Mettre à jour des quantités * Corriger les descriptions d'articles * Standardiser des valeurs #### Comment ça fonctionne ``` Table Column: "Unit_Price" Original Values: [100, 105, 103] ↓ FIND: Values matching condition REPLACE: With new value ↓ Updated Column: [100, 110, 110] (example) ``` #### Exemple : Corriger la tarification **Scénario : Prix dans la mauvaise devise** ``` Table "Line_Items" with column "Price" Current prices: [100, 100, 100] (in wrong currency) ↓ Condition: "If Price column equals 100" ↓ Action: Replace with 95 (corrected price) ↓ Result: [95, 95, 95] (prices corrected) ``` #### Paramètres ``` Table: [Choose table] Column: [Choose column to edit] Find: [Value to find] Replace with: [New value] Condition: [When to apply] ``` #### Utilisations courantes * Corriger les prix unitaires * Standardiser les descriptions * Corriger les quantités * Mettre à jour les numéros de SKU *** ### Carte : CALC\_COLUMNS / Calculate Column Values #### Objectif Effectue un calcul sur les colonnes d'un tableau et stocke le résultat #### Quand l'utiliser * Calculer les totaux de ligne (Qté × Prix unitaire) * Additionner des colonnes * Calculer des remises * Calculer des pourcentages #### Comment ça fonctionne ``` Column A (Quantity): 100 Column B (Unit Price): €50 ↓ CALCULATE: A × B ↓ Column C (Line Total): €5000 ``` #### Types de calcul **Type 1 : Multiplication simple** ``` Formula: Qty × Unit Price = Line Total Example: 100 units × €50/unit = €5000 Config: Column 1: Quantity Operator: × Column 2: Unit Price Result Column: Line Total ``` **Type 2 : Addition** ``` Formula: Base Price + Shipping + Tax = Total Example: €5000 + €100 + €950 = €6050 Config: Column 1: Base Price Operator: + Column 2: Shipping Operator: + Column 3: Tax Result Column: Total ``` **Type 3 : Calcul de pourcentage** ``` Formula: Amount × (1 + Tax%) = Total with Tax Example: €5000 × 1.19 = €5950 Config: Column: Amount Operator: × (1 + Tax%) Result Column: Amount_with_Tax ``` **Type 4 : Soustraction** ``` Formula: Original Price - Discount = Final Price Example: €100 - €10 = €90 Config: Column 1: Original Price Operator: - Column 2: Discount Result Column: Final Price ``` #### Exemple concret **Calcul des lignes d'articles de facture :** ``` Table: Invoice_Lines Row 1: Quantity: 100 Unit Price: €25.00 Calculate: 100 × €25.00 = €2500.00 (Line Total) Row 2: Quantity: 50 Unit Price: €40.00 Calculate: 50 × €40.00 = €2000.00 (Line Total) Row 3: Quantity: 200 Unit Price: €10.00 Calculate: 200 × €10.00 = €2000.00 (Line Total) Subtotal: €6500.00 (sum of line totals) Tax (19%): €1235.00 Shipping: €100.00 TOTAL: €7835.00 ``` #### Paramètres ``` Table: [Select table] Column 1: [First column] Operator: [×, +, -, ÷, %] Column 2: [Second column] (if needed) Result Column: [Where to put answer] ``` *** ### Carte : CALC\_COLUMNS\_REGEX / Calculate with Regex Pattern #### Objectif Calcule les valeurs de colonne en fonction de la correspondance de motifs #### Quand l'utiliser * Extraire des valeurs d'un texte à l'aide de motifs * Formater des données selon des règles * Convertir des valeurs selon des motifs * Analyser du texte structuré #### Comment ça fonctionne **Correspondance de motifs regex :** ``` Original Value: "ABC-12345-XYZ" Pattern: Extract numbers only Calculation: Convert to "12345" Result: "12345" ``` #### Exemple : Extraire le code fournisseur **Scénario : Les numéros d'article contiennent des infos sur le fournisseur** ``` Table Column: "Article_Code" Values: ["SUPP001-2025-A", "SUPP002-2025-B"] Pattern: Extract supplier code (first 7 characters) ↓ Calculate: SUPP001, SUPP002 ↓ Store in: "Supplier_Code" column Result: Article_Code: SUPP001-2025-A → Supplier_Code: SUPP001 Article_Code: SUPP002-2025-B → Supplier_Code: SUPP002 ``` #### Exemple : Formater les numéros de téléphone **Scénario : Numéros de téléphone non formatés** ``` Original: "491234567890" Pattern: Format as: +49 123 4567 890 Result: "+49 123 4567 890" ``` #### Exemple : Extraire les prix d'un texte **Scénario : Prix au format texte** ``` Original: "Price is 99.99 EUR" Pattern: Extract number only Result: "99.99" ``` #### Paramètres ``` Table: [Select table] Column: [Column to analyze] Regex Pattern: [Pattern to find] Replacement: [What to replace with] Result Column: [Where to store result] ``` #### Motifs regex courants ``` Numbers only: [0-9]+ Letters only: [a-zA-Z]+ First word: ^\w+ Extract €: €(\d+\.\d{2}) Date format: \d{4}-\d{2}-\d{2} ``` *** ## Exemples de calcul ### Exemple 1 : Calcul du total de la facture ``` Step 1: Calculate line totals Each row: Qty × Unit Price Step 2: Sum all line totals Sum: €2500 + €2000 + €2000 = €6500 Step 3: Calculate tax Tax: €6500 × 0.19 = €1235 Step 4: Add shipping Final: €6500 + €1235 + €100 = €7835 ``` ### Exemple 2 : Calcul de l'écart ``` PO Price: €100 Invoice Price: €103 Variance = |(Invoice - PO)| / PO × 100 Variance = |3| / 100 × 100 = 3% Store in "Price_Variance%" column ``` ### Exemple 3 : Application d'une remise ``` Original Price: €100 Discount %: 10% Discount Amount: €100 × 0.10 = €10 Final Price: €100 - €10 = €90 ``` *** ## Exemple de flux de travail de manipulation des champs ``` Document arrives ↓ Check condition: "Amount > €5000?" ↓ YES → Set field "Category" = "High Value" ↓ Check condition: "Supplier is preferred?" ↓ YES → Check "FastTrack" checkbox ↓ Copy "Delivery_Address" to "Invoice_Address" ↓ In table: Calculate line totals (Qty × Price) ↓ In table: Calculate total with tax ↓ Document now has all calculated and populated fields ``` *** ## Bonnes pratiques ✅ **À faire :** * Garder les formules simples * Tester les calculs avec des données d'exemple * Vérifier que les résultats ont du sens * Documenter pourquoi vous modifiez les champs * Utiliser la copie de champ lorsque les données sont identiques ❌ **À ne pas faire :** * Créer des références circulaires (A=B, B=A) * Écraser des données importantes sans raison * Créer des motifs regex trop complexes * Oublier de vérifier les résultats de calcul * Calculer sur le mauvais tableau/les mauvaises colonnes *** ## Dépannage ### « Le champ ne se met pas à jour » **Cause :** Condition non remplie ou carte non déclenchée **Solution :** * Vérifiez que la condition est vraie * Vérifiez que la carte est dans le flux de travail * Testez avec des données d'exemple * Vérifiez les fautes de frappe dans le nom du champ ### « Résultat de calcul incorrect » **Cause :** Mauvaises colonnes sélectionnées ou formule incorrecte **Solution :** * Vérifiez les colonnes source * Vérifiez que la formule est correcte * Testez manuellement * Vérifiez le nombre de décimales/l'arrondi ### « Le tableau affiche une erreur » **Cause :** La colonne référencée n'existe pas **Solution :** * Vérifiez l'orthographe du nom de la colonne * Vérifiez que la colonne contient des données * Assurez-vous que le type de données de la colonne correspond au calcul * Ajoutez les colonnes manquantes si nécessaire *** ## Cartes associées * **ACTION\_COPY\_DOCFIELD\_TO\_DOCFIELD** - Copier des valeurs * **EDIT\_COLUMN** - Modifier les valeurs d'un tableau * **CALC\_COLUMNS** - Calculer des formules * **ACTION\_SET\_FIELD\_TO\_TEXT** - Définir des valeurs textuelles * **ACTION\_SET\_BOOLEAN\_FIELD** - Cocher des cases