Field & Table Manipulation Cards

Cartes de manipulation des champs et des tableaux - Guide complet

Ces cartes se placent dans le groupe Then du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :

Couvre : 9 cartes pour modifier les champs et les tableaux des documents

Manipulation des champs de document

Carte : ACTION_SET_FIELD_TO_TEXT / Set Field to Text Value

Objectif

Remplit automatiquement un champ de document avec un texte spécifique

Quand l'utiliser

Renseigner un champ à partir d'une décision
Définir des valeurs par défaut
Remplir des informations standardisées
Mettre à jour un champ en fonction de conditions

Comment ça fonctionne

IF Condition is true
    THEN Set Field "Category" to Value "Premium"

Exemples de scénarios

Scénario 1 : Définir la catégorie d'approbation

Condition: Invoice amount > €10,000
    ↓
Action: Set "Approval_Category" field to "High Value"
    ↓
Result: Document now shows "Approval_Category: High Value"

Scénario 2 : Définir la catégorie du fournisseur

Condition: Supplier name contains "ABC"
    ↓
Action: Set "Supplier_Type" field to "Preferred Supplier"
    ↓
Result: Document marked as "Preferred Supplier"

Scénario 3 : Définir les notes de traitement

Condition: Document has been rejected
    ↓
Action: Set "Processing_Notes" to "Requires supplier revision"
    ↓
Result: Note appears for next processor

Paramètres

Field Name Quel champ mettre à jour

Examples: Category, Type, Status, Comment, Notes

Text Value Quoi mettre dans le champ

Examples: "Approved", "Pending Review", "High Priority"

Étapes de configuration

Choisissez le champ à remplir
Saisissez la valeur textuelle
Définissez les conditions (quand remplir)
Enregistrez

Carte : ACTION_SET_BOOLEAN_FIELD / Set Checkbox Field

Objectif

Coche ou décoche automatiquement un champ case à cocher

Quand l'utiliser

Marquer comme traité
Définir des indicateurs d'approbation
Activer/désactiver des options
Marquer pour l'exportation

Comment ça fonctionne

IF Condition is true
    THEN Check/Uncheck the "Approved" box

True = Coché, False = Décoché

Exemples :

Exemple 1 : Marquer comme vérifié

Condition: PO matches perfectly
    ↓
Action: Check "Verified" checkbox
    ↓
Result: ✅ Verified (checked)

Exemple 2 : Signaler pour révision manuelle

Condition: Price variance > 10%
    ↓
Action: Check "Requires_Manual_Review" checkbox
    ↓
Result: ✅ Requires_Manual_Review (marked)

Exemple 3 : Décocher une case pré-remplie

Condition: Supplier is blacklisted
    ↓
Action: Uncheck "Approved_for_Payment" checkbox
    ↓
Result: ☐ Approved_for_Payment (unchecked - blocked)

Paramètres

Checkbox Field: [Choose field]
Set To: ☑ Checked (✅ True)
   or: ☐ Unchecked (❌ False)

Carte : ACTION_INVERT_BOOLEAN_FIELD / Toggle Checkbox

Objectif

Inverse l'état de la case à cocher (cochée → décochée, et vice versa)

Quand l'utiliser

Inverser le statut d'approbation
Changer de mode de traitement
Inverser l'état précédent
Mettre à jour des indicateurs booléens

Comment ça fonctionne

Current state: ✅ (Checked)
    ↓
ACTION_INVERT: Toggle the box
    ↓
New state: ☐ (Unchecked)

OR

Current state: ☐ (Unchecked)
    ↓
ACTION_INVERT: Toggle the box
    ↓
New state: ✅ (Checked)

Exemple

Invoice received with "Priority" checked
    ↓
After processing, invert "Priority" checkbox
    ↓
Checkbox now unchecked (no longer priority)

Carte : ACTION_COPY_DOCFIELD_TO_DOCFIELD / Copy Field Value

Objectif

Copie la valeur d'un champ vers un autre champ

Quand l'utiliser

Copier les infos du fournisseur vers les infos de facturation
Dupliquer des données entre champs
Standardiser le format des données
Créer une sauvegarde d'une valeur

Comment ça fonctionne

Source Field: "Invoice_Supplier"  Value: "ABC Corp"
    ↓
COPY TO
    ↓
Target Field: "Billing_Partner"  Value: "ABC Corp"

Both fields now have same value

Exemples concrets

Exemple 1 : Copier l'adresse de livraison

Source: "Delivery_Address" = "123 Main St, Berlin"
    ↓
Copy to: "Billing_Address"
    ↓
Result: Both fields show "123 Main St, Berlin"

Exemple 2 : Copier le code fournisseur

Source: "Supplier_Code_External" = "SUPP-789"
    ↓
Copy to: "Supplier_Code_Internal"
    ↓
Result: Both codes match, system recognizes supplier

Exemple 3 : Copier le montant pour validation

Source: "Invoice_Total" = "€5000"
    ↓
Copy to: "Amount_to_Validate"
    ↓
Result: Validation field has correct amount

Paramètres

Source Field: [Choose field to copy FROM]
Target Field: [Choose field to copy TO]

Remarques

Le champ d'origine reste inchangé
Le champ cible est écrasé par la valeur source
Idéal pour standardiser les données

Manipulation des tableaux

Carte : EDIT_COLUMN / Edit Table Column

Objectif

Modifie les valeurs d'une colonne de tableau en fonction de conditions

Quand l'utiliser

Corriger des erreurs de tarification dans les lignes d'articles
Mettre à jour des quantités
Corriger les descriptions d'articles
Standardiser des valeurs

Comment ça fonctionne

Table Column: "Unit_Price"
Original Values: [100, 105, 103]
    ↓
FIND: Values matching condition
REPLACE: With new value
    ↓
Updated Column: [100, 110, 110] (example)

Exemple : Corriger la tarification

Scénario : Prix dans la mauvaise devise

Table "Line_Items" with column "Price"

Current prices: [100, 100, 100] (in wrong currency)
    ↓
Condition: "If Price column equals 100"
    ↓
Action: Replace with 95 (corrected price)
    ↓
Result: [95, 95, 95] (prices corrected)

Paramètres

Table: [Choose table]
Column: [Choose column to edit]
Find: [Value to find]
Replace with: [New value]
Condition: [When to apply]

Utilisations courantes

Corriger les prix unitaires
Standardiser les descriptions
Corriger les quantités
Mettre à jour les numéros de SKU

Carte : CALC_COLUMNS / Calculate Column Values

Objectif

Effectue un calcul sur les colonnes d'un tableau et stocke le résultat

Quand l'utiliser

Calculer les totaux de ligne (Qté × Prix unitaire)
Additionner des colonnes
Calculer des remises
Calculer des pourcentages

Comment ça fonctionne

Column A (Quantity): 100
Column B (Unit Price): €50
    ↓
CALCULATE: A × B
    ↓
Column C (Line Total): €5000

Types de calcul

Type 1 : Multiplication simple

Formula: Qty × Unit Price = Line Total

Example:
100 units × €50/unit = €5000

Config:
  Column 1: Quantity
  Operator: ×
  Column 2: Unit Price
  Result Column: Line Total

Type 2 : Addition

Formula: Base Price + Shipping + Tax = Total

Example:
€5000 + €100 + €950 = €6050

Config:
  Column 1: Base Price
  Operator: +
  Column 2: Shipping
  Operator: +
  Column 3: Tax
  Result Column: Total

Type 3 : Calcul de pourcentage

Formula: Amount × (1 + Tax%) = Total with Tax

Example:
€5000 × 1.19 = €5950

Config:
  Column: Amount
  Operator: × (1 + Tax%)
  Result Column: Amount_with_Tax

Type 4 : Soustraction

Formula: Original Price - Discount = Final Price

Example:
€100 - €10 = €90

Config:
  Column 1: Original Price
  Operator: -
  Column 2: Discount
  Result Column: Final Price

Exemple concret

Calcul des lignes d'articles de facture :

Table: Invoice_Lines

Row 1:
  Quantity: 100
  Unit Price: €25.00
  Calculate: 100 × €25.00 = €2500.00 (Line Total)

Row 2:
  Quantity: 50
  Unit Price: €40.00
  Calculate: 50 × €40.00 = €2000.00 (Line Total)

Row 3:
  Quantity: 200
  Unit Price: €10.00
  Calculate: 200 × €10.00 = €2000.00 (Line Total)

Subtotal: €6500.00 (sum of line totals)
Tax (19%): €1235.00
Shipping: €100.00
TOTAL: €7835.00

Paramètres

Table: [Select table]
Column 1: [First column]
Operator: [×, +, -, ÷, %]
Column 2: [Second column] (if needed)
Result Column: [Where to put answer]

Carte : CALC_COLUMNS_REGEX / Calculate with Regex Pattern

Objectif

Calcule les valeurs de colonne en fonction de la correspondance de motifs

Quand l'utiliser

Extraire des valeurs d'un texte à l'aide de motifs
Formater des données selon des règles
Convertir des valeurs selon des motifs
Analyser du texte structuré

Comment ça fonctionne

Correspondance de motifs regex :

Original Value: "ABC-12345-XYZ"
Pattern: Extract numbers only
Calculation: Convert to "12345"
Result: "12345"

Exemple : Extraire le code fournisseur

Scénario : Les numéros d'article contiennent des infos sur le fournisseur

Table Column: "Article_Code"
Values: ["SUPP001-2025-A", "SUPP002-2025-B"]

Pattern: Extract supplier code (first 7 characters)
    ↓
Calculate: SUPP001, SUPP002
    ↓
Store in: "Supplier_Code" column

Result:
Article_Code: SUPP001-2025-A  →  Supplier_Code: SUPP001
Article_Code: SUPP002-2025-B  →  Supplier_Code: SUPP002

Exemple : Formater les numéros de téléphone

Scénario : Numéros de téléphone non formatés

Original: "491234567890"
Pattern: Format as: +49 123 4567 890
Result: "+49 123 4567 890"

Exemple : Extraire les prix d'un texte

Scénario : Prix au format texte

Original: "Price is 99.99 EUR"
Pattern: Extract number only
Result: "99.99"

Paramètres

Table: [Select table]
Column: [Column to analyze]
Regex Pattern: [Pattern to find]
Replacement: [What to replace with]
Result Column: [Where to store result]

Motifs regex courants

Numbers only: [0-9]+
Letters only: [a-zA-Z]+
First word: ^\w+
Extract €: €(\d+\.\d{2})
Date format: \d{4}-\d{2}-\d{2}

Exemples de calcul

Exemple 1 : Calcul du total de la facture

Step 1: Calculate line totals
  Each row: Qty × Unit Price

Step 2: Sum all line totals
  Sum: €2500 + €2000 + €2000 = €6500

Step 3: Calculate tax
  Tax: €6500 × 0.19 = €1235

Step 4: Add shipping
  Final: €6500 + €1235 + €100 = €7835

Exemple 2 : Calcul de l'écart

PO Price: €100
Invoice Price: €103

Variance = |(Invoice - PO)| / PO × 100
Variance = |3| / 100 × 100 = 3%

Store in "Price_Variance%" column

Exemple 3 : Application d'une remise

Original Price: €100
Discount %: 10%
Discount Amount: €100 × 0.10 = €10
Final Price: €100 - €10 = €90

Exemple de flux de travail de manipulation des champs

Document arrives
    ↓
Check condition: "Amount > €5000?"
    ↓
YES → Set field "Category" = "High Value"
    ↓
Check condition: "Supplier is preferred?"
    ↓
YES → Check "FastTrack" checkbox
    ↓
Copy "Delivery_Address" to "Invoice_Address"
    ↓
In table: Calculate line totals (Qty × Price)
    ↓
In table: Calculate total with tax
    ↓
Document now has all calculated and populated fields

Bonnes pratiques

✅ À faire :

Garder les formules simples
Tester les calculs avec des données d'exemple
Vérifier que les résultats ont du sens
Documenter pourquoi vous modifiez les champs
Utiliser la copie de champ lorsque les données sont identiques

❌ À ne pas faire :

Créer des références circulaires (A=B, B=A)
Écraser des données importantes sans raison
Créer des motifs regex trop complexes
Oublier de vérifier les résultats de calcul
Calculer sur le mauvais tableau/les mauvaises colonnes

Dépannage

« Le champ ne se met pas à jour »

Cause : Condition non remplie ou carte non déclenchée

Solution :

Vérifiez que la condition est vraie
Vérifiez que la carte est dans le flux de travail
Testez avec des données d'exemple
Vérifiez les fautes de frappe dans le nom du champ

« Résultat de calcul incorrect »

Cause : Mauvaises colonnes sélectionnées ou formule incorrecte

Solution :

Vérifiez les colonnes source
Vérifiez que la formule est correcte
Testez manuellement
Vérifiez le nombre de décimales/l'arrondi

« Le tableau affiche une erreur »

Cause : La colonne référencée n'existe pas

Solution :

Vérifiez l'orthographe du nom de la colonne
Vérifiez que la colonne contient des données
Assurez-vous que le type de données de la colonne correspond au calcul
Ajoutez les colonnes manquantes si nécessaire

Cartes associées

ACTION_COPY_DOCFIELD_TO_DOCFIELD - Copier des valeurs
EDIT_COLUMN - Modifier les valeurs d'un tableau
CALC_COLUMNS - Calculer des formules
ACTION_SET_FIELD_TO_TEXT - Définir des valeurs textuelles
ACTION_SET_BOOLEAN_FIELD - Cocher des cases

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Last updated 1 month ago