> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-fr.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/field-manipulation-guide.md). # Field & Table Manipulation Cards ## Cartes de manipulation des champs et des tableaux - Guide complet Ces cartes se placent dans le groupe **Then** du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :
Workflow Builder

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

**Couvre :** 9 cartes pour modifier les champs et les tableaux des documents *** ## Manipulation des champs de document ### Carte : ACTION\_SET\_FIELD\_TO\_TEXT / Set Field to Text Value #### Objectif Remplit automatiquement un champ de document avec un texte spécifique #### Quand l'utiliser * Renseigner un champ à partir d'une décision * Définir des valeurs par défaut * Remplir des informations standardisées * Mettre à jour un champ en fonction de conditions #### Comment ça fonctionne ``` IF Condition is true THEN Set Field "Category" to Value "Premium" ``` #### Exemples de scénarios **Scénario 1 : Définir la catégorie d'approbation** ``` Condition: Invoice amount > €10,000 ↓ Action: Set "Approval_Category" field to "High Value" ↓ Result: Document now shows "Approval_Category: High Value" ``` **Scénario 2 : Définir la catégorie du fournisseur** ``` Condition: Supplier name contains "ABC" ↓ Action: Set "Supplier_Type" field to "Preferred Supplier" ↓ Result: Document marked as "Preferred Supplier" ``` **Scénario 3 : Définir les notes de traitement** ``` Condition: Document has been rejected ↓ Action: Set "Processing_Notes" to "Requires supplier revision" ↓ Result: Note appears for next processor ``` #### Paramètres **Field Name** Quel champ mettre à jour ``` Examples: Category, Type, Status, Comment, Notes ``` **Text Value** Quoi mettre dans le champ ``` Examples: "Approved", "Pending Review", "High Priority" ``` #### Étapes de configuration 1. Choisissez le champ à remplir 2. Saisissez la valeur textuelle 3. Définissez les conditions (quand remplir) 4. Enregistrez *** ### Carte : ACTION\_SET\_BOOLEAN\_FIELD / Set Checkbox Field #### Objectif Coche ou décoche automatiquement un champ case à cocher #### Quand l'utiliser * Marquer comme traité * Définir des indicateurs d'approbation * Activer/désactiver des options * Marquer pour l'exportation #### Comment ça fonctionne ``` IF Condition is true THEN Check/Uncheck the "Approved" box ``` #### True = Coché, False = Décoché **Exemples :** **Exemple 1 : Marquer comme vérifié** ``` Condition: PO matches perfectly ↓ Action: Check "Verified" checkbox ↓ Result: ✅ Verified (checked) ``` **Exemple 2 : Signaler pour révision manuelle** ``` Condition: Price variance > 10% ↓ Action: Check "Requires_Manual_Review" checkbox ↓ Result: ✅ Requires_Manual_Review (marked) ``` **Exemple 3 : Décocher une case pré-remplie** ``` Condition: Supplier is blacklisted ↓ Action: Uncheck "Approved_for_Payment" checkbox ↓ Result: ☐ Approved_for_Payment (unchecked - blocked) ``` #### Paramètres ``` Checkbox Field: [Choose field] Set To: ☑ Checked (✅ True) or: ☐ Unchecked (❌ False) ``` *** ### Carte : ACTION\_INVERT\_BOOLEAN\_FIELD / Toggle Checkbox #### Objectif Inverse l'état de la case à cocher (cochée → décochée, et vice versa) #### Quand l'utiliser * Inverser le statut d'approbation * Changer de mode de traitement * Inverser l'état précédent * Mettre à jour des indicateurs booléens #### Comment ça fonctionne ``` Current state: ✅ (Checked) ↓ ACTION_INVERT: Toggle the box ↓ New state: ☐ (Unchecked) OR Current state: ☐ (Unchecked) ↓ ACTION_INVERT: Toggle the box ↓ New state: ✅ (Checked) ``` #### Exemple ``` Invoice received with "Priority" checked ↓ After processing, invert "Priority" checkbox ↓ Checkbox now unchecked (no longer priority) ``` *** ### Carte : ACTION\_COPY\_DOCFIELD\_TO\_DOCFIELD / Copy Field Value #### Objectif Copie la valeur d'un champ vers un autre champ #### Quand l'utiliser * Copier les infos du fournisseur vers les infos de facturation * Dupliquer des données entre champs * Standardiser le format des données * Créer une sauvegarde d'une valeur #### Comment ça fonctionne ``` Source Field: "Invoice_Supplier" Value: "ABC Corp" ↓ COPY TO ↓ Target Field: "Billing_Partner" Value: "ABC Corp" Both fields now have same value ``` #### Exemples concrets **Exemple 1 : Copier l'adresse de livraison** ``` Source: "Delivery_Address" = "123 Main St, Berlin" ↓ Copy to: "Billing_Address" ↓ Result: Both fields show "123 Main St, Berlin" ``` **Exemple 2 : Copier le code fournisseur** ``` Source: "Supplier_Code_External" = "SUPP-789" ↓ Copy to: "Supplier_Code_Internal" ↓ Result: Both codes match, system recognizes supplier ``` **Exemple 3 : Copier le montant pour validation** ``` Source: "Invoice_Total" = "€5000" ↓ Copy to: "Amount_to_Validate" ↓ Result: Validation field has correct amount ``` #### Paramètres ``` Source Field: [Choose field to copy FROM] Target Field: [Choose field to copy TO] ``` #### Remarques * Le champ d'origine reste inchangé * Le champ cible est écrasé par la valeur source * Idéal pour standardiser les données *** ## Manipulation des tableaux ### Carte : EDIT\_COLUMN / Edit Table Column #### Objectif Modifie les valeurs d'une colonne de tableau en fonction de conditions #### Quand l'utiliser * Corriger des erreurs de tarification dans les lignes d'articles * Mettre à jour des quantités * Corriger les descriptions d'articles * Standardiser des valeurs #### Comment ça fonctionne ``` Table Column: "Unit_Price" Original Values: [100, 105, 103] ↓ FIND: Values matching condition REPLACE: With new value ↓ Updated Column: [100, 110, 110] (example) ``` #### Exemple : Corriger la tarification **Scénario : Prix dans la mauvaise devise** ``` Table "Line_Items" with column "Price" Current prices: [100, 100, 100] (in wrong currency) ↓ Condition: "If Price column equals 100" ↓ Action: Replace with 95 (corrected price) ↓ Result: [95, 95, 95] (prices corrected) ``` #### Paramètres ``` Table: [Choose table] Column: [Choose column to edit] Find: [Value to find] Replace with: [New value] Condition: [When to apply] ``` #### Utilisations courantes * Corriger les prix unitaires * Standardiser les descriptions * Corriger les quantités * Mettre à jour les numéros de SKU *** ### Carte : CALC\_COLUMNS / Calculate Column Values #### Objectif Effectue un calcul sur les colonnes d'un tableau et stocke le résultat #### Quand l'utiliser * Calculer les totaux de ligne (Qté × Prix unitaire) * Additionner des colonnes * Calculer des remises * Calculer des pourcentages #### Comment ça fonctionne ``` Column A (Quantity): 100 Column B (Unit Price): €50 ↓ CALCULATE: A × B ↓ Column C (Line Total): €5000 ``` #### Types de calcul **Type 1 : Multiplication simple** ``` Formula: Qty × Unit Price = Line Total Example: 100 units × €50/unit = €5000 Config: Column 1: Quantity Operator: × Column 2: Unit Price Result Column: Line Total ``` **Type 2 : Addition** ``` Formula: Base Price + Shipping + Tax = Total Example: €5000 + €100 + €950 = €6050 Config: Column 1: Base Price Operator: + Column 2: Shipping Operator: + Column 3: Tax Result Column: Total ``` **Type 3 : Calcul de pourcentage** ``` Formula: Amount × (1 + Tax%) = Total with Tax Example: €5000 × 1.19 = €5950 Config: Column: Amount Operator: × (1 + Tax%) Result Column: Amount_with_Tax ``` **Type 4 : Soustraction** ``` Formula: Original Price - Discount = Final Price Example: €100 - €10 = €90 Config: Column 1: Original Price Operator: - Column 2: Discount Result Column: Final Price ``` #### Exemple concret **Calcul des lignes d'articles de facture :** ``` Table: Invoice_Lines Row 1: Quantity: 100 Unit Price: €25.00 Calculate: 100 × €25.00 = €2500.00 (Line Total) Row 2: Quantity: 50 Unit Price: €40.00 Calculate: 50 × €40.00 = €2000.00 (Line Total) Row 3: Quantity: 200 Unit Price: €10.00 Calculate: 200 × €10.00 = €2000.00 (Line Total) Subtotal: €6500.00 (sum of line totals) Tax (19%): €1235.00 Shipping: €100.00 TOTAL: €7835.00 ``` #### Paramètres ``` Table: [Select table] Column 1: [First column] Operator: [×, +, -, ÷, %] Column 2: [Second column] (if needed) Result Column: [Where to put answer] ``` *** ### Carte : CALC\_COLUMNS\_REGEX / Calculate with Regex Pattern #### Objectif Calcule les valeurs de colonne en fonction de la correspondance de motifs #### Quand l'utiliser * Extraire des valeurs d'un texte à l'aide de motifs * Formater des données selon des règles * Convertir des valeurs selon des motifs * Analyser du texte structuré #### Comment ça fonctionne **Correspondance de motifs regex :** ``` Original Value: "ABC-12345-XYZ" Pattern: Extract numbers only Calculation: Convert to "12345" Result: "12345" ``` #### Exemple : Extraire le code fournisseur **Scénario : Les numéros d'article contiennent des infos sur le fournisseur** ``` Table Column: "Article_Code" Values: ["SUPP001-2025-A", "SUPP002-2025-B"] Pattern: Extract supplier code (first 7 characters) ↓ Calculate: SUPP001, SUPP002 ↓ Store in: "Supplier_Code" column Result: Article_Code: SUPP001-2025-A → Supplier_Code: SUPP001 Article_Code: SUPP002-2025-B → Supplier_Code: SUPP002 ``` #### Exemple : Formater les numéros de téléphone **Scénario : Numéros de téléphone non formatés** ``` Original: "491234567890" Pattern: Format as: +49 123 4567 890 Result: "+49 123 4567 890" ``` #### Exemple : Extraire les prix d'un texte **Scénario : Prix au format texte** ``` Original: "Price is 99.99 EUR" Pattern: Extract number only Result: "99.99" ``` #### Paramètres ``` Table: [Select table] Column: [Column to analyze] Regex Pattern: [Pattern to find] Replacement: [What to replace with] Result Column: [Where to store result] ``` #### Motifs regex courants ``` Numbers only: [0-9]+ Letters only: [a-zA-Z]+ First word: ^\w+ Extract €: €(\d+\.\d{2}) Date format: \d{4}-\d{2}-\d{2} ``` *** ## Exemples de calcul ### Exemple 1 : Calcul du total de la facture ``` Step 1: Calculate line totals Each row: Qty × Unit Price Step 2: Sum all line totals Sum: €2500 + €2000 + €2000 = €6500 Step 3: Calculate tax Tax: €6500 × 0.19 = €1235 Step 4: Add shipping Final: €6500 + €1235 + €100 = €7835 ``` ### Exemple 2 : Calcul de l'écart ``` PO Price: €100 Invoice Price: €103 Variance = |(Invoice - PO)| / PO × 100 Variance = |3| / 100 × 100 = 3% Store in "Price_Variance%" column ``` ### Exemple 3 : Application d'une remise ``` Original Price: €100 Discount %: 10% Discount Amount: €100 × 0.10 = €10 Final Price: €100 - €10 = €90 ``` *** ## Exemple de flux de travail de manipulation des champs ``` Document arrives ↓ Check condition: "Amount > €5000?" ↓ YES → Set field "Category" = "High Value" ↓ Check condition: "Supplier is preferred?" ↓ YES → Check "FastTrack" checkbox ↓ Copy "Delivery_Address" to "Invoice_Address" ↓ In table: Calculate line totals (Qty × Price) ↓ In table: Calculate total with tax ↓ Document now has all calculated and populated fields ``` *** ## Bonnes pratiques ✅ **À faire :** * Garder les formules simples * Tester les calculs avec des données d'exemple * Vérifier que les résultats ont du sens * Documenter pourquoi vous modifiez les champs * Utiliser la copie de champ lorsque les données sont identiques ❌ **À ne pas faire :** * Créer des références circulaires (A=B, B=A) * Écraser des données importantes sans raison * Créer des motifs regex trop complexes * Oublier de vérifier les résultats de calcul * Calculer sur le mauvais tableau/les mauvaises colonnes *** ## Dépannage ### « Le champ ne se met pas à jour » **Cause :** Condition non remplie ou carte non déclenchée **Solution :** * Vérifiez que la condition est vraie * Vérifiez que la carte est dans le flux de travail * Testez avec des données d'exemple * Vérifiez les fautes de frappe dans le nom du champ ### « Résultat de calcul incorrect » **Cause :** Mauvaises colonnes sélectionnées ou formule incorrecte **Solution :** * Vérifiez les colonnes source * Vérifiez que la formule est correcte * Testez manuellement * Vérifiez le nombre de décimales/l'arrondi ### « Le tableau affiche une erreur » **Cause :** La colonne référencée n'existe pas **Solution :** * Vérifiez l'orthographe du nom de la colonne * Vérifiez que la colonne contient des données * Assurez-vous que le type de données de la colonne correspond au calcul * Ajoutez les colonnes manquantes si nécessaire *** ## Cartes associées * **ACTION\_COPY\_DOCFIELD\_TO\_DOCFIELD** - Copier des valeurs * **EDIT\_COLUMN** - Modifier les valeurs d'un tableau * **CALC\_COLUMNS** - Calculer des formules * **ACTION\_SET\_FIELD\_TO\_TEXT** - Définir des valeurs textuelles * **ACTION\_SET\_BOOLEAN\_FIELD** - Cocher des cases --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/field-manipulation-guide.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.