Field & Table Manipulation Cards

Cartes de manipulation des champs et des tableaux - Guide complet

Ces cartes se placent dans le groupe Then du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

Couvre : 9 cartes pour modifier les champs et les tableaux des documents

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Manipulation des champs de document

Carte : ACTION_SET_FIELD_TO_TEXT / Set Field to Text Value

Objectif

Remplit automatiquement un champ de document avec un texte spécifique

Quand l'utiliser

• Renseigner un champ à partir d'une décision

• Définir des valeurs par défaut

• Remplir des informations standardisées

• Mettre à jour un champ en fonction de conditions

Comment ça fonctionne

IF Condition is true
    THEN Set Field "Category" to Value "Premium"

Exemples de scénarios

Scénario 1 : Définir la catégorie d'approbation

Condition: Invoice amount > €10,000
    ↓
Action: Set "Approval_Category" field to "High Value"
    ↓
Result: Document now shows "Approval_Category: High Value"

Scénario 2 : Définir la catégorie du fournisseur

Condition: Supplier name contains "ABC"
    ↓
Action: Set "Supplier_Type" field to "Preferred Supplier"
    ↓
Result: Document marked as "Preferred Supplier"

Scénario 3 : Définir les notes de traitement

Condition: Document has been rejected
    ↓
Action: Set "Processing_Notes" to "Requires supplier revision"
    ↓
Result: Note appears for next processor

Paramètres

Field Name Quel champ mettre à jour

Examples: Category, Type, Status, Comment, Notes

Text Value Quoi mettre dans le champ

Examples: "Approved", "Pending Review", "High Priority"

Étapes de configuration

1. Choisissez le champ à remplir

2. Saisissez la valeur textuelle

3. Définissez les conditions (quand remplir)

4. Enregistrez

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Carte : ACTION_SET_BOOLEAN_FIELD / Set Checkbox Field

Objectif

Coche ou décoche automatiquement un champ case à cocher

Quand l'utiliser

• Marquer comme traité

• Définir des indicateurs d'approbation

• Activer/désactiver des options

• Marquer pour l'exportation

Comment ça fonctionne

IF Condition is true
    THEN Check/Uncheck the "Approved" box

True = Coché, False = Décoché

Exemples :

Exemple 1 : Marquer comme vérifié

Condition: PO matches perfectly
    ↓
Action: Check "Verified" checkbox
    ↓
Result: ✅ Verified (checked)

Exemple 2 : Signaler pour révision manuelle

Condition: Price variance > 10%
    ↓
Action: Check "Requires_Manual_Review" checkbox
    ↓
Result: ✅ Requires_Manual_Review (marked)

Exemple 3 : Décocher une case pré-remplie

Condition: Supplier is blacklisted
    ↓
Action: Uncheck "Approved_for_Payment" checkbox
    ↓
Result: ☐ Approved_for_Payment (unchecked - blocked)

Paramètres

Checkbox Field: [Choose field]
Set To: ☑ Checked (✅ True)
   or: ☐ Unchecked (❌ False)

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Carte : ACTION_INVERT_BOOLEAN_FIELD / Toggle Checkbox

Objectif

Inverse l'état de la case à cocher (cochée → décochée, et vice versa)

Quand l'utiliser

• Inverser le statut d'approbation

• Changer de mode de traitement

• Inverser l'état précédent

• Mettre à jour des indicateurs booléens

Comment ça fonctionne

Current state: ✅ (Checked)
    ↓
ACTION_INVERT: Toggle the box
    ↓
New state: ☐ (Unchecked)

OR

Current state: ☐ (Unchecked)
    ↓
ACTION_INVERT: Toggle the box
    ↓
New state: ✅ (Checked)

Exemple

Invoice received with "Priority" checked
    ↓
After processing, invert "Priority" checkbox
    ↓
Checkbox now unchecked (no longer priority)

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Carte : ACTION_COPY_DOCFIELD_TO_DOCFIELD / Copy Field Value

Objectif

Copie la valeur d'un champ vers un autre champ

Quand l'utiliser

• Copier les infos du fournisseur vers les infos de facturation

• Dupliquer des données entre champs

• Standardiser le format des données

• Créer une sauvegarde d'une valeur

Comment ça fonctionne

Source Field: "Invoice_Supplier"  Value: "ABC Corp"
    ↓
COPY TO
    ↓
Target Field: "Billing_Partner"  Value: "ABC Corp"

Both fields now have same value

Exemples concrets

Exemple 1 : Copier l'adresse de livraison

Source: "Delivery_Address" = "123 Main St, Berlin"
    ↓
Copy to: "Billing_Address"
    ↓
Result: Both fields show "123 Main St, Berlin"

Exemple 2 : Copier le code fournisseur

Source: "Supplier_Code_External" = "SUPP-789"
    ↓
Copy to: "Supplier_Code_Internal"
    ↓
Result: Both codes match, system recognizes supplier

Exemple 3 : Copier le montant pour validation

Source: "Invoice_Total" = "€5000"
    ↓
Copy to: "Amount_to_Validate"
    ↓
Result: Validation field has correct amount

Paramètres

Source Field: [Choose field to copy FROM]
Target Field: [Choose field to copy TO]

Remarques

• Le champ d'origine reste inchangé

• Le champ cible est écrasé par la valeur source

• Idéal pour standardiser les données

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Manipulation des tableaux

Carte : EDIT_COLUMN / Edit Table Column

Objectif

Modifie les valeurs d'une colonne de tableau en fonction de conditions

Quand l'utiliser

• Corriger des erreurs de tarification dans les lignes d'articles

• Mettre à jour des quantités

• Corriger les descriptions d'articles

• Standardiser des valeurs

Comment ça fonctionne

Table Column: "Unit_Price"
Original Values: [100, 105, 103]
    ↓
FIND: Values matching condition
REPLACE: With new value
    ↓
Updated Column: [100, 110, 110] (example)

Exemple : Corriger la tarification

Scénario : Prix dans la mauvaise devise

Table "Line_Items" with column "Price"

Current prices: [100, 100, 100] (in wrong currency)
    ↓
Condition: "If Price column equals 100"
    ↓
Action: Replace with 95 (corrected price)
    ↓
Result: [95, 95, 95] (prices corrected)

Paramètres

Table: [Choose table]
Column: [Choose column to edit]
Find: [Value to find]
Replace with: [New value]
Condition: [When to apply]

Utilisations courantes

• Corriger les prix unitaires

• Standardiser les descriptions

• Corriger les quantités

• Mettre à jour les numéros de SKU

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Carte : CALC_COLUMNS / Calculate Column Values

Objectif

Effectue un calcul sur les colonnes d'un tableau et stocke le résultat

Quand l'utiliser

• Calculer les totaux de ligne (Qté × Prix unitaire)

• Additionner des colonnes

• Calculer des remises

• Calculer des pourcentages

Comment ça fonctionne

Column A (Quantity): 100
Column B (Unit Price): €50
    ↓
CALCULATE: A × B
    ↓
Column C (Line Total): €5000

Types de calcul

Type 1 : Multiplication simple

Formula: Qty × Unit Price = Line Total

Example:
100 units × €50/unit = €5000

Config:
  Column 1: Quantity
  Operator: ×
  Column 2: Unit Price
  Result Column: Line Total

Type 2 : Addition

Formula: Base Price + Shipping + Tax = Total

Example:
€5000 + €100 + €950 = €6050

Config:
  Column 1: Base Price
  Operator: +
  Column 2: Shipping
  Operator: +
  Column 3: Tax
  Result Column: Total

Type 3 : Calcul de pourcentage

Formula: Amount × (1 + Tax%) = Total with Tax

Example:
€5000 × 1.19 = €5950

Config:
  Column: Amount
  Operator: × (1 + Tax%)
  Result Column: Amount_with_Tax

Type 4 : Soustraction

Formula: Original Price - Discount = Final Price

Example:
€100 - €10 = €90

Config:
  Column 1: Original Price
  Operator: -
  Column 2: Discount
  Result Column: Final Price

Exemple concret

Calcul des lignes d'articles de facture :

Table: Invoice_Lines

Row 1:
  Quantity: 100
  Unit Price: €25.00
  Calculate: 100 × €25.00 = €2500.00 (Line Total)

Row 2:
  Quantity: 50
  Unit Price: €40.00
  Calculate: 50 × €40.00 = €2000.00 (Line Total)

Row 3:
  Quantity: 200
  Unit Price: €10.00
  Calculate: 200 × €10.00 = €2000.00 (Line Total)

Subtotal: €6500.00 (sum of line totals)
Tax (19%): €1235.00
Shipping: €100.00
TOTAL: €7835.00

Paramètres

Table: [Select table]
Column 1: [First column]
Operator: [×, +, -, ÷, %]
Column 2: [Second column] (if needed)
Result Column: [Where to put answer]

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Carte : CALC_COLUMNS_REGEX / Calculate with Regex Pattern

Objectif

Calcule les valeurs de colonne en fonction de la correspondance de motifs

Quand l'utiliser

• Extraire des valeurs d'un texte à l'aide de motifs

• Formater des données selon des règles

• Convertir des valeurs selon des motifs

• Analyser du texte structuré

Comment ça fonctionne

Correspondance de motifs regex :

Original Value: "ABC-12345-XYZ"
Pattern: Extract numbers only
Calculation: Convert to "12345"
Result: "12345"

Exemple : Extraire le code fournisseur

Scénario : Les numéros d'article contiennent des infos sur le fournisseur

Table Column: "Article_Code"
Values: ["SUPP001-2025-A", "SUPP002-2025-B"]

Pattern: Extract supplier code (first 7 characters)
    ↓
Calculate: SUPP001, SUPP002
    ↓
Store in: "Supplier_Code" column

Result:
Article_Code: SUPP001-2025-A  →  Supplier_Code: SUPP001
Article_Code: SUPP002-2025-B  →  Supplier_Code: SUPP002

Exemple : Formater les numéros de téléphone

Scénario : Numéros de téléphone non formatés

Original: "491234567890"
Pattern: Format as: [phone]
Result: "[phone]"

Exemple : Extraire les prix d'un texte

Scénario : Prix au format texte

Original: "Price is 99.99 EUR"
Pattern: Extract number only
Result: "99.99"

Paramètres

Table: [Select table]
Column: [Column to analyze]
Regex Pattern: [Pattern to find]
Replacement: [What to replace with]
Result Column: [Where to store result]

Motifs regex courants

Numbers only: [0-9]+
Letters only: [a-zA-Z]+
First word: ^\w+
Extract €: €(\d+\.\d{2})
Date format: \d{4}-\d{2}-\d{2}

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Exemples de calcul

Exemple 1 : Calcul du total de la facture

Step 1: Calculate line totals
  Each row: Qty × Unit Price

Step 2: Sum all line totals
  Sum: €2500 + €2000 + €2000 = €6500

Step 3: Calculate tax
  Tax: €6500 × 0.19 = €1235

Step 4: Add shipping
  Final: €6500 + €1235 + €100 = €7835

Exemple 2 : Calcul de l'écart

PO Price: €100
Invoice Price: €103

Variance = |(Invoice - PO)| / PO × 100
Variance = |3| / 100 × 100 = 3%

Store in "Price_Variance%" column

Exemple 3 : Application d'une remise

Original Price: €100
Discount %: 10%
Discount Amount: €100 × 0.10 = €10
Final Price: €100 - €10 = €90

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Exemple de flux de travail de manipulation des champs

Document arrives
    ↓
Check condition: "Amount > €5000?"
    ↓
YES → Set field "Category" = "High Value"
    ↓
Check condition: "Supplier is preferred?"
    ↓
YES → Check "FastTrack" checkbox
    ↓
Copy "Delivery_Address" to "Invoice_Address"
    ↓
In table: Calculate line totals (Qty × Price)
    ↓
In table: Calculate total with tax
    ↓
Document now has all calculated and populated fields

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Bonnes pratiques

✅ À faire :

• Garder les formules simples

• Tester les calculs avec des données d'exemple

• Vérifier que les résultats ont du sens

• Documenter pourquoi vous modifiez les champs

• Utiliser la copie de champ lorsque les données sont identiques

❌ À ne pas faire :

• Créer des références circulaires (A=B, B=A)

• Écraser des données importantes sans raison

• Créer des motifs regex trop complexes

• Oublier de vérifier les résultats de calcul

• Calculer sur le mauvais tableau/les mauvaises colonnes

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Dépannage

« Le champ ne se met pas à jour »

Cause : Condition non remplie ou carte non déclenchée

Solution :

• Vérifiez que la condition est vraie

• Vérifiez que la carte est dans le flux de travail

• Testez avec des données d'exemple

• Vérifiez les fautes de frappe dans le nom du champ

« Résultat de calcul incorrect »

Cause : Mauvaises colonnes sélectionnées ou formule incorrecte

Solution :

• Vérifiez les colonnes source

• Vérifiez que la formule est correcte

• Testez manuellement

• Vérifiez le nombre de décimales/l'arrondi

« Le tableau affiche une erreur »

Cause : La colonne référencée n'existe pas

Solution :

• Vérifiez l'orthographe du nom de la colonne

• Vérifiez que la colonne contient des données

• Assurez-vous que le type de données de la colonne correspond au calcul

• Ajoutez les colonnes manquantes si nécessaire

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Cartes associées

• ACTION_COPY_DOCFIELD_TO_DOCFIELD - Copier des valeurs

• EDIT_COLUMN - Modifier les valeurs d'un tableau

• CALC_COLUMNS - Calculer des formules

• ACTION_SET_FIELD_TO_TEXT - Définir des valeurs textuelles

• ACTION_SET_BOOLEAN_FIELD - Cocher des cases