Run DocOperator Prompt (Automation Script)

Ces cartes se placent dans le groupe Then du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

Objectif

Cette carte exécute une action de navigateur ou un script automatisé à l'aide de DocOperator. Considérez-la comme un robot capable d'interagir avec des sites web ou des systèmes exactement comme le ferait un humain - cliquer sur des boutons, remplir des formulaires, extraire des données, etc.

Exemple concret : Votre entreprise utilise un système d'achat basé sur le web. Cette carte peut automatiquement se connecter, rechercher un produit, vérifier la disponibilité et obtenir le prix actuel - le tout sans que personne ne le fasse manuellement.

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Quand utiliser cette carte

Utilisez cette carte lorsque vous devez :

• Automatiser des tâches sur des sites web qui n'ont pas d'API

• Extraire des données de pages web

• Remplir des formulaires automatiquement

• Vous connecter à des systèmes et récupérer des informations

• Automatiser des tâches manuelles répétitives

• Interagir avec des systèmes hérités qui ne sont pas intégrés

Scénarios courants :

• Se connecter à des sites web de fournisseurs et obtenir l'inventaire en temps réel

• Remplir automatiquement des formulaires sur des systèmes externes

• Extraire des données de pages web qui n'offrent pas d'API

• Vérifier le statut de livraison sur les sites web des transporteurs

• Obtenir des tarifs depuis des systèmes sans accès API

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Comment ça fonctionne

1. Carte déclenchée : Le flux de travail atteint cette carte et les conditions sont remplies

2. Démarrage du script : Le bot DocOperator commence à exécuter votre script d'automatisation

3. Actions du bot : Le bot effectue des actions telles que cliquer, taper, faire défiler, extraire

4. Extraction de données : Le bot collecte des informations à partir des pages web

5. Retour des données : Les données reviennent à DocFlow pour être utilisées dans les cartes suivantes

6. Gestion du délai d'expiration : Si le script prend trop de temps, il s'arrête et renvoie ce qu'il a obtenu

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Explication des paramètres

DocOperator Prompt/Script

Le script d'automatisation qui indique à DocOperator exactement quoi faire

Exemple (en langage clair) :

1. Go to https://supplier.com/login
2. Enter username: myuser
3. Enter password: mypass
4. Click Login button
5. Search for product "ABC123"
6. Extract the price
7. Return the price

Variables

Les données que vous souhaitez transmettre AU script

Exemple :

product_id: "ABC123"
supplier_code: "SUPP-001"

Ces variables peuvent être utilisées dans le script comme suit :

Search for product "{product_id}"
Find supplier "{supplier_code}"

Maximum Steps

Le nombre d'actions que le bot est autorisé à effectuer

Valeurs typiques :

• Tâche simple (comme obtenir un prix) : 10-20 étapes

• Complexité moyenne (remplir un formulaire + extraire) : 20-50 étapes

• Flux de travail complexe (connexion + recherche + validation) : 50-100 étapes

Pourquoi c'est important : Empêche les boucles infinies et les scripts à très longue durée d'exécution

Maximum Retries

Si le bot échoue à une action, combien de fois doit-il réessayer ?

Exemples :

• 1 : Essayer une fois, en cas d'échec passer à la suite

• 3 : Essayer 3 fois avant d'abandonner

• 5 : Très persistant - essayer 5 fois

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Exemple étape par étape

Scénario : Obtenir les tarifs d'un fournisseur depuis un site web

Définition du script :

Step 1: Open website https://prices.supplier-xyz.com
Step 2: Click on "Product Lookup"
Step 3: Enter product code: ABC-123
Step 4: Click "Search"
Step 5: Wait for results to load (3 seconds)
Step 6: Extract price from the page
Step 7: Extract available quantity
Step 8: Return both values

Variables transmises :

product_code = "ABC-123"
supplier_name = "Supplier XYZ"

Script utilisant les variables :

Open website https://prices.{supplier_name}.com
Enter product code: {product_code}
Extract price and quantity

Résultat attendu :

price: 45.50
quantity_available: 500

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Types d'actions que DocOperator peut effectuer

Navigation

• Aller à une URL

• Cliquer sur des liens

• Appuyer sur des boutons

• Faire défiler la page

Remplissage de formulaires

• Taper du texte dans des champs

• Sélectionner des options de liste déroulante

• Cocher/décocher des cases

• Cliquer sur des boutons

Extraction de données

• Lire du texte sur une page

• Extraire des nombres

• Obtenir des données de tableau

• Copier des informations

Attente

• Attendre le chargement de la page

• Attendre l'apparition d'éléments

• Attendre du contenu dynamique

Logique conditionnelle

• Si quelque chose existe, faire ceci

• Si le texte correspond, alors...

• Compter les résultats et agir en conséquence

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Cas d'usage courants

1. Obtenir des tarifs en temps réel

Scénario : Le fournisseur n'a pas d'API mais le site web affiche les prix

Script :

1. Go to supplier website
2. Search for product
3. Extract price from results
4. Return price to DocFlow
5. Use price to validate invoice

2. Vérifier la disponibilité des stocks

Scénario : Besoin de savoir si le fournisseur a du stock

Script :

1. Log into supplier portal
2. Search for product
3. Extract availability status
4. Extract delivery time
5. Return both to DocFlow

3. Soumission automatique de formulaire

Scénario : Besoin de remplir un formulaire sur un site externe

Script :

1. Navigate to form page
2. Fill Company Name field
3. Fill Contact Email field
4. Select Country from dropdown
5. Upload file attachment
6. Click Submit button
7. Capture confirmation message

4. Vérification de saisie de données

Scénario : Vérifier que les données correspondent sur deux systèmes différents

Script :

1. Go to System A
2. Search for Order #123
3. Extract order amount
4. Go to System B
5. Search for Order #123
6. Extract order amount
7. Compare amounts
8. Return true/false if they match

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Étapes de configuration

Étape 1 : Créer le script

1. Définissez ce que vous voulez accomplir

2. Décomposez-le en petites étapes

3. Écrivez chaque étape clairement

4. Testez d'abord manuellement (ouvrez le site web, faites-le vous-même)

5. Documentez exactement ce sur quoi vous cliquez, où vous tapez, ce que vous extrayez

Étape 2 : Identifier les variables

1. Quelles données changeront d'un document à l'autre ?

2. Que faut-il transmettre au script ?

3. Définissez les noms des variables

4. Spécifiez où les variables sont utilisées dans le script

Étape 3 : Définir les paramètres

• Maximum Steps : En fonction de la complexité du script

• Maximum Retries : Quelle persistance le bot doit-il avoir ?

• Timeout : Combien de temps doit-il attendre les pages ?

Étape 4 : Tester

1. Testez avec des données d'exemple

2. Vérifiez que le bot peut accéder au site web

3. Vérifiez que l'extraction est correcte

4. Vérifiez si les variables fonctionnent correctement

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Conseils de rédaction de scripts

Langage clair

✅ À faire :

1. Click the "Login" button
2. Type the username in the login field
3. Wait 2 seconds for form to process

❌ À ne pas faire :

1. Do the login thing
2. Enter stuff
3. Wait for it

Sélecteurs spécifiques

✅ À faire :

Click the button labeled "Submit Order"
Type in the field with placeholder "Enter Email"

❌ À ne pas faire :

Click somewhere
Type in a field

Gestion des erreurs

✅ À faire :

1. Try to click "Next" button
2. If button not found, extract data from current page
3. Return what we have

❌ À ne pas faire :

Click "Next" (assumes it's always there)

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Dépannage

« Script Timed Out »

Cause : Le script a pris trop de temps à se terminer

Solutions :

• Réduire le nombre d'actions

• Augmenter la valeur « Maximum Steps »

• Optimiser le script pour une exécution plus rapide

• Simplifier ce que vous essayez d'extraire

« Element Not Found »

Cause : DocOperator n'a pas pu trouver le bouton/champ que vous avez spécifié

Solutions :

• Vérifier que le nom du bouton/champ est exactement correct

• Vérifier si la mise en page du site web a changé

• Ajouter un temps d'attente avant de cliquer

• Vérifier si le bouton n'apparaît que dans certaines conditions

« Login Failed »

Cause : L'authentification a échoué

Solutions :

• Vérifier que le nom d'utilisateur/mot de passe sont corrects

• Vérifier si le mot de passe contient des caractères spéciaux

• Vérifier que le compte n'est pas verrouillé

• Vérifier si le processus de connexion a changé

« Data Not Extracted Correctly »

Cause : Le script s'est exécuté mais a extrait les mauvaises informations

Solutions :

• Vérifier que le bon champ a été sélectionné

• Vérifier si les données se trouvent à l'emplacement attendu

• Tester la logique d'extraction manuellement

• Ajouter des étapes de débogage pour vérifier ce qui se trouve sur la page

« Script Runs Slowly »

Cause : Trop d'étapes ou site web lent

Solutions :

• Supprimer les étapes inutiles

• Optimiser les temps d'attente

• Vérifier la connexion Internet

• Envisager s'il existe une alternative API

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Bonnes pratiques

✅ À faire :

• Tester minutieusement les scripts avant le déploiement

• Garder les scripts simples et ciblés

• Ajouter des commentaires expliquant chaque étape

• Utiliser des noms de variables explicites

• Surveiller les performances des scripts

• Prévoir une solution de repli en cas d'échec des scripts

❌ À ne pas faire :

• Créer des scripts extrêmement longs (>100 étapes)

• Mettre des mots de passe sensibles dans les journaux

• Se fier à des coordonnées exactes (les sites web changent)

• Créer des boucles sans conditions de sortie

• Ignorer les messages d'erreur

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Conseils de performance

• Supprimez les étapes inutilisées - Chaque étape prend du temps

• Combinez les actions similaires - Regroupez les clics connexes

• Optimisez les attentes - N'utilisez que les délais nécessaires

• Mettez les données en cache - N'extrayez pas deux fois les mêmes données

• Traitement parallèle - Exécutez plusieurs scripts si possible

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Considérations de sécurité

⚠️ Important :

• Ne stockez pas de mots de passe dans DocFlow

• Utilisez des méthodes sécurisées pour transmettre les identifiants

• Ne journalisez pas de données sensibles

• Surveillez ce qui est extrait

• Assurez-vous que l'activité du bot est journalisée et auditable

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Exemple de variables

Variables disponibles que vous pouvez utiliser :

{invoice_number} - From document field
{supplier_code} - From document field
{product_id} - From document field
{quantity} - From document field
{currency} - From document field

Script utilisant les variables :

1. Go to https://supplier.com/api/lookup
2. Enter supplier code: {supplier_code}
3. Search for product: {product_id}
4. Enter quantity: {quantity}
5. Extract price in currency: {currency}
6. Return extracted price

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Comparaison : Quand utiliser DocOperator vs API

Situation	Utiliser DocOperator	Utiliser l'API
Le site web a une API	❌ Non	✅ Oui
Le site web est interactif	✅ Oui	❌ Non
Nécessite une connexion	✅ Oui	Dépend
Très grande rapidité nécessaire	❌ Non	✅ Oui
Flux de travail complexe	✅ Oui	❌ Peut-être pas
Les données changent quotidiennement	✅ Oui	✅ Oui

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Cartes associées

• CALL_API - À utiliser lorsqu'une API est disponible à la place

• ACTION_HTTPS_REQUEST - Requêtes plus simples

• ACTION_SET_FIELD_TO_TEXT - Utiliser les données extraites

• CONDITION_HTTPS_REQUEST_STATUS - Vérifier le statut de la requête