Document Assignment & User Cards

Cartes d'assignation de documents et d'utilisateurs - Guide complet

Ces cartes se placent dans le groupe Then du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

Couvre : 13 cartes liées à l'assignation et aux utilisateurs

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📌 Informations sur les versions

Cartes multi-versions : DOC_USER_ASSIGN (v2 la plus récente, v3 obsolète), DOC_GROUP_ASSIGN (v2 la plus récente, v3 obsolète), OC_ASSIGN_DOC (v2)

Important : Les versions v3 ont ajouté la prise en charge de l'arbre de décision mais sont désormais obsolètes Recommandation : Utilisez v2 pour DOC_USER_ASSIGN et DOC_GROUP_ASSIGN

📖 Historique complet des versions | Base de données des versions de cartes

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Assignation de document basique

Carte : DOC_USER_ASSIGN / Assign Document to User

Objectif

Assigne un document à une personne spécifique pour son action

Quand l'utiliser

• Le document nécessite l'examen d'une personne spécifique

• Transfert à un membre individuel de l'équipe

• Suivi de la responsabilité

• Assigner du travail à une personne nommée

Comment ça fonctionne

Document is "assigned to" = John Smith
Only John can see it as assigned to him
John is responsible for this document

Exemple

Invoice arrives
    ↓
Assign Document to: John Smith (Finance Manager)
    ↓
Only John sees "Assigned to Me"
John must take action on it

Paramètres

User: [Select which person]

Remarque

Assigner signifie :

• Le document apparaît comme « assigned to me » pour cette personne

• Cette personne est responsable

• Les autres peuvent toujours voir le document (mais pas comme assigné à eux)

• Une seule assignation à la fois par document

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Carte : DOC_GROUP_ASSIGN / Assign Document to Group

Objectif

Assigne un document à un groupe (tous les membres le voient comme assigné à eux)

Quand l'utiliser

• Document pour une équipe, pas pour un individu

• Plusieurs personnes peuvent s'en charger

• Responsabilité partagée

• Distribution de la charge de travail de l'équipe

Comment ça fonctionne

Document is "assigned to" = Finance Team (10 people)
All 10 team members see "Assigned to My Group"
Any team member can take action

Exemple

New vendor invoice
    ↓
Assign Document to: Procurement Team
    ↓
All procurement team members see it
First available person handles it

Paramètres

Group: [Select which group]

Différence

Individual Assignment:
- One person responsible
- That person sees "Assigned to Me"
- Others don't see assignment

Group Assignment:
- Team responsible
- All members see "Assigned to My Group"
- Anyone can claim/process

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Carte : ACTION_ASSIGN_DOC_BASED_ON_DECISION_TABLE

Objectif

Assigne un document en fonction de la logique d'une table de décision

Quand l'utiliser

• Différents fournisseurs nécessitent différents gestionnaires

• Assignation basée sur le montant

• Logique de routage complexe

• Plusieurs conditions pour l'assignation

Comment ça fonctionne

Decision Table Logic:
  If Supplier = "ABC Corp" → Assign to: Procurement Team
  If Supplier = "XYZ Inc" → Assign to: Direct Manager
  If Amount > €10000 → Assign to: Finance Director

Document arrives
    ↓
Check: Which condition matches?
    ↓
Assign accordingly

Exemple : Assignation basée sur le montant

Invoice: €2000 from ABC Corp

Decision Table checks:
  Is amount > €10000? NO
  Is amount > €5000? NO
  Is amount > €1000? YES

Result: Assign to: Finance Manager

Exemple : Assignation basée sur le fournisseur

Invoice from: Preferred Supplier

Decision Table:
  If preferred supplier → Finance Team
  If new supplier → Procurement Manager
  If blacklisted → Director Review

Result: Assign to: Finance Team

Paramètres

Decision Table: [Select decision table]
(Decision table contains assignment logic)

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Carte : ACTION_ASSIGN_DOC_DECISION_TABLE_SEQUENTIAL

Objectif

Assigne un document séquentiellement en fonction d'une table de décision avec priorités

Quand l'utiliser

• Plusieurs approbations séquentielles

• Différentes personnes à différents niveaux

• Chaîne d'approbation basée sur le montant

• Chemin d'escalade

Comment ça fonctionne

First Decision: Who approves first?
    ↓
Assign to: Person 1
    ↓
Person 1 approves
    ↓
Second Decision: Who approves next?
    ↓
Assign to: Person 2
    ↓
Person 2 approves (final)
    ↓
Document Complete

Système de priorité

Priority 1: First assignment
Priority 2: Second assignment
Priority 3: Third assignment
(etc.)

Each must complete before next begins

Exemple : Approbation à plusieurs niveaux

Invoice: €50,000

Decision Table:
  €1k-€5k → Assign to: Finance Manager (Priority 1)
  €5k-€20k → Then: Assign to: Finance Director (Priority 2)
  €20k+ → Then: Assign to: CFO (Priority 3)

Invoice Flow:
1. Finance Manager reviews → approves
2. Finance Director reviews → approves
3. CFO reviews → approves final

Each step depends on previous completion

Paramètres

Decision Table: [Select]
Priority Order: [Determined by decision table]

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Carte : ACTION_ASSIGN_DOC_TO_USER_SEQUENTIAL

Objectif

Assigne un document à un utilisateur avec une priorité séquentielle

Quand l'utiliser

• Le document nécessite une personne spécifique

• Traitement séquentiel clair

• Assignation unique avec ordre

Comment ça fonctionne

Assign Document to: User A (Priority 1)
    ↓
User A processes
    ↓
Then: Assign to User B (Priority 2)
    ↓
User B processes

Exemple

Invoice processing:
1. Assign to: Accounts Payable Clerk
2. Then: Assign to: Finance Manager
3. Then: Assign to: Director

Each person has their turn

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Carte : ACTION_ASSIGN_DOC_TO_GROUP_SEQUENTIAL

Objectif

Assigne un document séquentiellement à des groupes

Quand l'utiliser

• Plusieurs approbations de groupe

• Différents départements à chaque étape

• Traitement séquentiel basé sur les équipes

Comment ça fonctionne

Step 1: Assign to Group A (Quality Team)
        Quality verifies
    ↓
Step 2: Assign to Group B (Finance Team)
        Finance reviews
    ↓
Step 3: Assign to Group C (Procurement)
        Procurement approves

Exemple

New Supplier Onboarding:

Step 1: Quality Team
  - Evaluate supplier capability
  - Check certifications

Step 2: Finance Team
  - Check payment terms
  - Verify pricing

Step 3: Procurement Team
  - Approve supplier
  - Set up in system

Document passes through all three

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Carte : ACTION_ASSIGN_DOC_TO_FACILITY_GROUP

Objectif

Assigne un document à un groupe d'établissement spécifique

Quand l'utiliser

• Document pour un entrepôt/établissement spécifique

• Opérations basées sur l'établissement

• Traitement spécifique à un emplacement

Exemple

Shipment notification

Assign to: Berlin Warehouse Team
    ↓
Berlin warehouse processes shipment
    ↓
Or

Assign to: Munich Warehouse Team
    ↓
Munich warehouse processes shipment

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Carte : ACTION_ASSIGN_DOC_TO_FACILITY_GROUP_SEQUENTIAL

Objectif

Assigne séquentiellement entre établissements

Quand l'utiliser

• Traitement multi-emplacements

• L'expédition passe par les établissements

• Flux de travail basé sur l'emplacement

Exemple

Manufacturing Order:

Step 1: Factory A (Manufacturing) - Build product
Step 2: Quality Center (Testing) - Test product
Step 3: Distribution Center (Packing) - Package
Step 4: Warehouse (Storage) - Store

Document/shipment passes through each

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Carte : ACTION_ASSIGN_DOC_TO_PROCUREMENT_GROUP

Objectif

Assigne un document au département des achats

Quand l'utiliser

• Prise en charge par l'équipe des achats

• Travail lié aux fournisseurs

• Lié aux commandes d'achat

Exemple

Vendor evaluation document
    ↓
Assign to: Procurement Group
    ↓
Procurement team evaluates vendor

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Carte : ACTION_ASSIGN_DOC_TO_PROCUREMENT_GROUP_SEQUENTIAL

Objectif

Assignation séquentielle au sein des achats

Quand l'utiliser

• Processus d'achat en plusieurs étapes

• Chaîne d'approbation dans les achats

Exemple

Purchase Requisition:

Step 1: Buyer (Creates PO)
Step 2: Approver (Reviews)
Step 3: Director (Final sign-off)

Each step in sequence

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Carte : ACTION_CHANGE_DOC_SUBORG / Change Document Sub-Organization

Objectif

Assigne un document à une sous-organisation différente

Quand l'utiliser

• Mauvaise organisation sélectionnée

• Besoin de déplacer vers le bon département

• Restructuration organisationnelle

Comment ça fonctionne

Current Sub-Org: Finance Department
    ↓
Change to: Accounting Department
    ↓
Document now belongs to Accounting

Exemple

Document for: Berlin Office
    ↓
Realize should be: Munich Office
    ↓
Change Sub-Organization to: Munich Office

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Carte : ACTION_CHANGE_DOC_SUBORG_BY_FIELD_TEXT

Objectif

Change la sous-organisation en fonction de la valeur d'un champ de document

Quand l'utiliser

• Sous-organisation stockée dans un champ

• Faire correspondre l'emplacement du document avec le champ

• Assignation automatique d'organisation

Comment ça fonctionne

Document Field: "Delivery_Location" = "Berlin"
    ↓
Decision Table:
  If location = "Berlin" → Assign to: Berlin Sub-Org
  If location = "Munich" → Assign to: Munich Sub-Org

    ↓
Document assigned to: Berlin Sub-Org

Exemple

Invoice field: "Cost Center: CC-Berlin-001"
    ↓
System recognizes: Berlin location
    ↓
Change document to: Berlin Sub-Organization

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Carte : ACTION_ASSIGN_USER_FROM_FIELD_WITH_FALLBACK

Objectif

Assigne un document à un utilisateur à partir d'un champ, avec repli si l'utilisateur est introuvable

Quand l'utiliser

• Nom d'utilisateur stocké dans un champ de document

• Peut ne pas exister dans le système

• Besoin d'une solution de secours si l'utilisateur n'est pas disponible

Comment ça fonctionne

Document Field: "Approver: John Smith"
    ↓
Try to assign to: John Smith
    ↓
If John doesn't exist:
    ↓
Use Fallback: Sarah Johnson (Manager)
    ↓
Document assigned to: Sarah Johnson

Paramètres

Source Field: [Field containing user name]
Fallback User: [If source user not found]

Exemple

Invoice has field: "Contact Person: Mike Johnson"

Try to assign to: Mike Johnson
    ↓
If Mike not in system:
    ↓
Fallback to: Finance Manager (Robert)

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Carte : ACTION_ASSIGN_USER_TO_SUPPLIER

Objectif

Assigne un document à l'utilisateur qui gère ce fournisseur

Quand l'utiliser

• Utilisateur lié à un fournisseur

• Gestionnaire de compte fournisseur

• Responsable de la relation fournisseur

Comment ça fonctionne

Document Supplier: ABC Corp
    ↓
System checks: Who manages ABC Corp?
    ↓
Assign to: John Smith (ABC Corp Account Manager)

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Arbres de décision d'assignation

Exemple de table de décision 1 : Basée sur le montant

Amount ≤ €1000
  → Assign to: Finance Team

Amount €1000-€5000
  → Assign to: Finance Manager

Amount €5000-€20000
  → Assign to: Finance Director

Amount > €20000
  → Assign to: CFO

Exemple de table de décision 2 : Basée sur le fournisseur

Supplier Type = "Preferred"
  → Assign to: Account Manager

Supplier Type = "New"
  → Assign to: Procurement Manager

Supplier Type = "Problem"
  → Assign to: Procurement Director

Exemple de table de décision 3 : Basée sur le type de document

Document Type = "Invoice"
  → Assign to: Accounts Payable Team

Document Type = "Credit Memo"
  → Assign to: Finance Manager

Document Type = "PO"
  → Assign to: Procurement Team

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Exemples de flux de travail d'assignation

Exemple 1 : Routage simple

Document Arrives
    ↓
Check: Supplier = "ABC Corp"? YES
    ↓
Assign to: John Smith
(John handles ABC Corp)
    ↓
John reviews and approves

Exemple 2 : Approbation séquentielle

Document Arrives
    ↓
Assign to: Finance Manager (Step 1)
    ↓
Manager reviews
    ↓
Passes to: Finance Director (Step 2)
    ↓
Director reviews
    ↓
Passes to: CFO (Step 3)
    ↓
CFO approves final

Exemple 3 : Routage basé sur le montant

Invoice: €50,000
    ↓
Decision Table: Amount > €20k?
    ↓
YES → Assign to: CFO
    ↓
CFO approves directly

Exemple 4 : Basé sur l'établissement

Shipment for: Berlin Office
    ↓
Assign to: Berlin Warehouse Team
    ↓
Then assign to: Berlin Distribution Team
    ↓
Both teams process in sequence

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Bonnes pratiques d'assignation

✅ À faire :

• Garder les tables de décision simples

• Tester la logique de routage avec des échantillons

• S'assurer que tous les chemins mènent quelque part

• Disposer d'un repli pour les utilisateurs manquants

• Documenter les décisions de routage

❌ À ne pas faire :

• Créer des assignations circulaires (A→B→A)

• Assigner à des utilisateurs inexistants (sans repli)

• Rendre le routage trop complexe

• Oublier de tester le routage

• Assigner à des personnes non disponibles

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Dépannage de l'assignation

« Document non assigné »

Cause : Condition non remplie ou l'utilisateur n'existe pas

Solution :

• Vérifiez que la condition est vraie

• Vérifiez que l'utilisateur existe dans le système

• Vérifiez les paramètres de repli

• Examinez la logique de la table de décision

« Mauvaise personne assignée »

Cause : Table de décision ou logique de routage incorrecte

Solution :

• Testez la table de décision

• Vérifiez les conditions

• Vérifiez le mappage des utilisateurs

• Examinez les valeurs des champs

« L'assignation semble ignorer quelqu'un »

Cause : Ordre séquentiel incorrect

Solution :

• Vérifiez les numéros de priorité

• Vérifiez que la séquence est correcte

• Testez avec un échantillon

• Examinez l'ordre de la table de décision

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Comparaison des cartes d'assignation

Carte	Assigne à	Type de routage	Cas d'usage
DOC_USER_ASSIGN	Individu	Direct	Assignation simple
DOC_GROUP_ASSIGN	Groupe	Direct	Assignation à une équipe
ACTION_ASSIGN_DOC_BASED_ON_DECISION_TABLE	Résultat de décision	Conditionnel	Routage complexe
ACTION_ASSIGN_DOC_DECISION_TABLE_SEQUENTIAL	Multiple (séquentiel)	Conditionnel	Chaîne d'approbation
ACTION_ASSIGN_DOC_TO_USER_SEQUENTIAL	Utilisateur (séquentiel)	Ordonné	Étapes utilisateur séquentielles
ACTION_ASSIGN_DOC_TO_GROUP_SEQUENTIAL	Groupes (séquentiel)	Ordonné	Étapes de groupe séquentielles
ACTION_ASSIGN_DOC_TO_FACILITY_GROUP	Groupe d'établissement	Direct	Spécifique à un établissement
ACTION_ASSIGN_DOC_TO_FACILITY_GROUP_SEQUENTIAL	Établissements (séquentiel)	Ordonné	Multi-établissements
ACTION_ASSIGN_DOC_TO_PROCUREMENT_GROUP	Achats	Direct	Flux de travail des achats
ACTION_ASSIGN_DOC_TO_PROCUREMENT_GROUP_SEQUENTIAL	Achats (séquentiel)	Ordonné	Chaîne d'approbation des achats
ACTION_CHANGE_DOC_SUBORG	Sous-organisation	Direct	Changement de département
ACTION_CHANGE_DOC_SUBORG_BY_FIELD_TEXT	Sous-org par champ	Conditionnel	Assignation basée sur un champ
ACTION_ASSIGN_USER_FROM_FIELD_WITH_FALLBACK	Champ/Repli	Conditionnel	Assignation dynamique d'utilisateur

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Cartes associées

• ACTION_CREATE_TASK_FOR_USER - Assigner une tâche à la même personne

• ACTION_SEND_EMAIL - Notifier la personne assignée

• CONDITION_USER_IS_ISNOT - Vérifier si la bonne personne est assignée

• CONDITION_GROUP_IS_ISNOT - Vérifier si le bon groupe est assigné