> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-fr.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/assignment-user-guide.md). # Document Assignment & User Cards ## Cartes d'assignation de documents et d'utilisateurs - Guide complet Ces cartes se placent dans le groupe **Then** du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :
Workflow Builder

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

**Couvre :** 13 cartes liées à l'assignation et aux utilisateurs *** ### 📌 Informations sur les versions **Cartes multi-versions :** DOC\_USER\_ASSIGN (v2 la plus récente, v3 obsolète), DOC\_GROUP\_ASSIGN (v2 la plus récente, v3 obsolète), OC\_ASSIGN\_DOC (v2) **Important :** Les versions v3 ont ajouté la prise en charge de l'arbre de décision mais sont désormais obsolètes **Recommandation :** Utilisez v2 pour DOC\_USER\_ASSIGN et DOC\_GROUP\_ASSIGN 📖 [Historique complet des versions](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/fr/readme/administration-and-setup/changelog/release.md#-assignment--routing-cards) | [Base de données des versions de cartes](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/fr/readme/DocFlow/docs/card_version.md) *** ## Assignation de document basique ### Carte : DOC\_USER\_ASSIGN / Assign Document to User #### Objectif Assigne un document à une personne spécifique pour son action #### Quand l'utiliser * Le document nécessite l'examen d'une personne spécifique * Transfert à un membre individuel de l'équipe * Suivi de la responsabilité * Assigner du travail à une personne nommée #### Comment ça fonctionne ``` Document is "assigned to" = John Smith Only John can see it as assigned to him John is responsible for this document ``` #### Exemple ``` Invoice arrives ↓ Assign Document to: John Smith (Finance Manager) ↓ Only John sees "Assigned to Me" John must take action on it ``` #### Paramètres ``` User: [Select which person] ``` #### Remarque Assigner signifie : * Le document apparaît comme « assigned to me » pour cette personne * Cette personne est responsable * Les autres peuvent toujours voir le document (mais pas comme assigné à eux) * Une seule assignation à la fois par document *** ### Carte : DOC\_GROUP\_ASSIGN / Assign Document to Group #### Objectif Assigne un document à un groupe (tous les membres le voient comme assigné à eux) #### Quand l'utiliser * Document pour une équipe, pas pour un individu * Plusieurs personnes peuvent s'en charger * Responsabilité partagée * Distribution de la charge de travail de l'équipe #### Comment ça fonctionne ``` Document is "assigned to" = Finance Team (10 people) All 10 team members see "Assigned to My Group" Any team member can take action ``` #### Exemple ``` New vendor invoice ↓ Assign Document to: Procurement Team ↓ All procurement team members see it First available person handles it ``` #### Paramètres ``` Group: [Select which group] ``` #### Différence ``` Individual Assignment: - One person responsible - That person sees "Assigned to Me" - Others don't see assignment Group Assignment: - Team responsible - All members see "Assigned to My Group" - Anyone can claim/process ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_BASED\_ON\_DECISION\_TABLE #### Objectif Assigne un document en fonction de la logique d'une table de décision #### Quand l'utiliser * Différents fournisseurs nécessitent différents gestionnaires * Assignation basée sur le montant * Logique de routage complexe * Plusieurs conditions pour l'assignation #### Comment ça fonctionne ``` Decision Table Logic: If Supplier = "ABC Corp" → Assign to: Procurement Team If Supplier = "XYZ Inc" → Assign to: Direct Manager If Amount > €10000 → Assign to: Finance Director Document arrives ↓ Check: Which condition matches? ↓ Assign accordingly ``` #### Exemple : Assignation basée sur le montant ``` Invoice: €2000 from ABC Corp Decision Table checks: Is amount > €10000? NO Is amount > €5000? NO Is amount > €1000? YES Result: Assign to: Finance Manager ``` #### Exemple : Assignation basée sur le fournisseur ``` Invoice from: Preferred Supplier Decision Table: If preferred supplier → Finance Team If new supplier → Procurement Manager If blacklisted → Director Review Result: Assign to: Finance Team ``` #### Paramètres ``` Decision Table: [Select decision table] (Decision table contains assignment logic) ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_DECISION\_TABLE\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne un document séquentiellement en fonction d'une table de décision avec priorités #### Quand l'utiliser * Plusieurs approbations séquentielles * Différentes personnes à différents niveaux * Chaîne d'approbation basée sur le montant * Chemin d'escalade #### Comment ça fonctionne ``` First Decision: Who approves first? ↓ Assign to: Person 1 ↓ Person 1 approves ↓ Second Decision: Who approves next? ↓ Assign to: Person 2 ↓ Person 2 approves (final) ↓ Document Complete ``` #### Système de priorité ``` Priority 1: First assignment Priority 2: Second assignment Priority 3: Third assignment (etc.) Each must complete before next begins ``` #### Exemple : Approbation à plusieurs niveaux ``` Invoice: €50,000 Decision Table: €1k-€5k → Assign to: Finance Manager (Priority 1) €5k-€20k → Then: Assign to: Finance Director (Priority 2) €20k+ → Then: Assign to: CFO (Priority 3) Invoice Flow: 1. Finance Manager reviews → approves 2. Finance Director reviews → approves 3. CFO reviews → approves final Each step depends on previous completion ``` #### Paramètres ``` Decision Table: [Select] Priority Order: [Determined by decision table] ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_USER\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne un document à un utilisateur avec une priorité séquentielle #### Quand l'utiliser * Le document nécessite une personne spécifique * Traitement séquentiel clair * Assignation unique avec ordre #### Comment ça fonctionne ``` Assign Document to: User A (Priority 1) ↓ User A processes ↓ Then: Assign to User B (Priority 2) ↓ User B processes ``` #### Exemple ``` Invoice processing: 1. Assign to: Accounts Payable Clerk 2. Then: Assign to: Finance Manager 3. Then: Assign to: Director Each person has their turn ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne un document séquentiellement à des groupes #### Quand l'utiliser * Plusieurs approbations de groupe * Différents départements à chaque étape * Traitement séquentiel basé sur les équipes #### Comment ça fonctionne ``` Step 1: Assign to Group A (Quality Team) Quality verifies ↓ Step 2: Assign to Group B (Finance Team) Finance reviews ↓ Step 3: Assign to Group C (Procurement) Procurement approves ``` #### Exemple ``` New Supplier Onboarding: Step 1: Quality Team - Evaluate supplier capability - Check certifications Step 2: Finance Team - Check payment terms - Verify pricing Step 3: Procurement Team - Approve supplier - Set up in system Document passes through all three ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP #### Objectif Assigne un document à un groupe d'établissement spécifique #### Quand l'utiliser * Document pour un entrepôt/établissement spécifique * Opérations basées sur l'établissement * Traitement spécifique à un emplacement #### Exemple ``` Shipment notification Assign to: Berlin Warehouse Team ↓ Berlin warehouse processes shipment ↓ Or Assign to: Munich Warehouse Team ↓ Munich warehouse processes shipment ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne séquentiellement entre établissements #### Quand l'utiliser * Traitement multi-emplacements * L'expédition passe par les établissements * Flux de travail basé sur l'emplacement #### Exemple ``` Manufacturing Order: Step 1: Factory A (Manufacturing) - Build product Step 2: Quality Center (Testing) - Test product Step 3: Distribution Center (Packing) - Package Step 4: Warehouse (Storage) - Store Document/shipment passes through each ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP #### Objectif Assigne un document au département des achats #### Quand l'utiliser * Prise en charge par l'équipe des achats * Travail lié aux fournisseurs * Lié aux commandes d'achat #### Exemple ``` Vendor evaluation document ↓ Assign to: Procurement Group ↓ Procurement team evaluates vendor ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assignation séquentielle au sein des achats #### Quand l'utiliser * Processus d'achat en plusieurs étapes * Chaîne d'approbation dans les achats #### Exemple ``` Purchase Requisition: Step 1: Buyer (Creates PO) Step 2: Approver (Reviews) Step 3: Director (Final sign-off) Each step in sequence ``` *** ### Carte : ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG / Change Document Sub-Organization #### Objectif Assigne un document à une sous-organisation différente #### Quand l'utiliser * Mauvaise organisation sélectionnée * Besoin de déplacer vers le bon département * Restructuration organisationnelle #### Comment ça fonctionne ``` Current Sub-Org: Finance Department ↓ Change to: Accounting Department ↓ Document now belongs to Accounting ``` #### Exemple ``` Document for: Berlin Office ↓ Realize should be: Munich Office ↓ Change Sub-Organization to: Munich Office ``` *** ### Carte : ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG\_BY\_FIELD\_TEXT #### Objectif Change la sous-organisation en fonction de la valeur d'un champ de document #### Quand l'utiliser * Sous-organisation stockée dans un champ * Faire correspondre l'emplacement du document avec le champ * Assignation automatique d'organisation #### Comment ça fonctionne ``` Document Field: "Delivery_Location" = "Berlin" ↓ Decision Table: If location = "Berlin" → Assign to: Berlin Sub-Org If location = "Munich" → Assign to: Munich Sub-Org ↓ Document assigned to: Berlin Sub-Org ``` #### Exemple ``` Invoice field: "Cost Center: CC-Berlin-001" ↓ System recognizes: Berlin location ↓ Change document to: Berlin Sub-Organization ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK #### Objectif Assigne un document à un utilisateur à partir d'un champ, avec repli si l'utilisateur est introuvable #### Quand l'utiliser * Nom d'utilisateur stocké dans un champ de document * Peut ne pas exister dans le système * Besoin d'une solution de secours si l'utilisateur n'est pas disponible #### Comment ça fonctionne ``` Document Field: "Approver: John Smith" ↓ Try to assign to: John Smith ↓ If John doesn't exist: ↓ Use Fallback: Sarah Johnson (Manager) ↓ Document assigned to: Sarah Johnson ``` #### Paramètres ``` Source Field: [Field containing user name] Fallback User: [If source user not found] ``` #### Exemple ``` Invoice has field: "Contact Person: Mike Johnson" Try to assign to: Mike Johnson ↓ If Mike not in system: ↓ Fallback to: Finance Manager (Robert) ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_USER\_TO\_SUPPLIER #### Objectif Assigne un document à l'utilisateur qui gère ce fournisseur #### Quand l'utiliser * Utilisateur lié à un fournisseur * Gestionnaire de compte fournisseur * Responsable de la relation fournisseur #### Comment ça fonctionne ``` Document Supplier: ABC Corp ↓ System checks: Who manages ABC Corp? ↓ Assign to: John Smith (ABC Corp Account Manager) ``` *** ## Arbres de décision d'assignation ### Exemple de table de décision 1 : Basée sur le montant ``` Amount ≤ €1000 → Assign to: Finance Team Amount €1000-€5000 → Assign to: Finance Manager Amount €5000-€20000 → Assign to: Finance Director Amount > €20000 → Assign to: CFO ``` ### Exemple de table de décision 2 : Basée sur le fournisseur ``` Supplier Type = "Preferred" → Assign to: Account Manager Supplier Type = "New" → Assign to: Procurement Manager Supplier Type = "Problem" → Assign to: Procurement Director ``` ### Exemple de table de décision 3 : Basée sur le type de document ``` Document Type = "Invoice" → Assign to: Accounts Payable Team Document Type = "Credit Memo" → Assign to: Finance Manager Document Type = "PO" → Assign to: Procurement Team ``` *** ## Exemples de flux de travail d'assignation ### Exemple 1 : Routage simple ``` Document Arrives ↓ Check: Supplier = "ABC Corp"? YES ↓ Assign to: John Smith (John handles ABC Corp) ↓ John reviews and approves ``` ### Exemple 2 : Approbation séquentielle ``` Document Arrives ↓ Assign to: Finance Manager (Step 1) ↓ Manager reviews ↓ Passes to: Finance Director (Step 2) ↓ Director reviews ↓ Passes to: CFO (Step 3) ↓ CFO approves final ``` ### Exemple 3 : Routage basé sur le montant ``` Invoice: €50,000 ↓ Decision Table: Amount > €20k? ↓ YES → Assign to: CFO ↓ CFO approves directly ``` ### Exemple 4 : Basé sur l'établissement ``` Shipment for: Berlin Office ↓ Assign to: Berlin Warehouse Team ↓ Then assign to: Berlin Distribution Team ↓ Both teams process in sequence ``` *** ## Bonnes pratiques d'assignation ✅ **À faire :** * Garder les tables de décision simples * Tester la logique de routage avec des échantillons * S'assurer que tous les chemins mènent quelque part * Disposer d'un repli pour les utilisateurs manquants * Documenter les décisions de routage ❌ **À ne pas faire :** * Créer des assignations circulaires (A→B→A) * Assigner à des utilisateurs inexistants (sans repli) * Rendre le routage trop complexe * Oublier de tester le routage * Assigner à des personnes non disponibles *** ## Dépannage de l'assignation ### « Document non assigné » **Cause :** Condition non remplie ou l'utilisateur n'existe pas **Solution :** * Vérifiez que la condition est vraie * Vérifiez que l'utilisateur existe dans le système * Vérifiez les paramètres de repli * Examinez la logique de la table de décision ### « Mauvaise personne assignée » **Cause :** Table de décision ou logique de routage incorrecte **Solution :** * Testez la table de décision * Vérifiez les conditions * Vérifiez le mappage des utilisateurs * Examinez les valeurs des champs ### « L'assignation semble ignorer quelqu'un » **Cause :** Ordre séquentiel incorrect **Solution :** * Vérifiez les numéros de priorité * Vérifiez que la séquence est correcte * Testez avec un échantillon * Examinez l'ordre de la table de décision *** ## Comparaison des cartes d'assignation | Carte | Assigne à | Type de routage | Cas d'usage | | ------------------------------------------------------- | --------------------------- | --------------- | ----------------------------------- | | DOC\_USER\_ASSIGN | Individu | Direct | Assignation simple | | DOC\_GROUP\_ASSIGN | Groupe | Direct | Assignation à une équipe | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_BASED\_ON\_DECISION\_TABLE | Résultat de décision | Conditionnel | Routage complexe | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_DECISION\_TABLE\_SEQUENTIAL | Multiple (séquentiel) | Conditionnel | Chaîne d'approbation | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_USER\_SEQUENTIAL | Utilisateur (séquentiel) | Ordonné | Étapes utilisateur séquentielles | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_GROUP\_SEQUENTIAL | Groupes (séquentiel) | Ordonné | Étapes de groupe séquentielles | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP | Groupe d'établissement | Direct | Spécifique à un établissement | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL | Établissements (séquentiel) | Ordonné | Multi-établissements | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP | Achats | Direct | Flux de travail des achats | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL | Achats (séquentiel) | Ordonné | Chaîne d'approbation des achats | | ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG | Sous-organisation | Direct | Changement de département | | ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG\_BY\_FIELD\_TEXT | Sous-org par champ | Conditionnel | Assignation basée sur un champ | | ACTION\_ASSIGN\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK | Champ/Repli | Conditionnel | Assignation dynamique d'utilisateur | *** ## Cartes associées * **ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_USER** - Assigner une tâche à la même personne * **ACTION\_SEND\_EMAIL** - Notifier la personne assignée * **CONDITION\_USER\_IS\_ISNOT** - Vérifier si la bonne personne est assignée * **CONDITION\_GROUP\_IS\_ISNOT** - Vérifier si le bon groupe est assigné --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/assignment-user-guide.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.