> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs-fr.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs-fr.docbits.com/administration-and-setup/workflow/cards-overview/assignment-user-guide.md). # Document Assignment & User Cards ## Cartes d'assignation de documents et d'utilisateurs - Guide complet Ces cartes se placent dans le groupe **Then** du Concepteur de workflow — les actions exécutées une fois les conditions When/And remplies :
Workflow Builder

Les cartes sont ajoutées au groupe Then via Add Card.

**Couvre :** 13 cartes liées à l'assignation et aux utilisateurs *** ### 📌 Informations sur les versions **Cartes multi-versions :** DOC\_USER\_ASSIGN (v2 la plus récente, v3 obsolète), DOC\_GROUP\_ASSIGN (v2 la plus récente, v3 obsolète), OC\_ASSIGN\_DOC (v2) **Important :** Les versions v3 ont ajouté la prise en charge de l'arbre de décision mais sont désormais obsolètes **Recommandation :** Utilisez v2 pour DOC\_USER\_ASSIGN et DOC\_GROUP\_ASSIGN 📖 [Historique complet des versions](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/fr/readme/administration-and-setup/changelog/release.md#-assignment--routing-cards) | [Base de données des versions de cartes](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/fr/readme/DocFlow/docs/card_version.md) *** ## Assignation de document basique ### Carte : DOC\_USER\_ASSIGN / Assign Document to User #### Objectif Assigne un document à une personne spécifique pour son action #### Quand l'utiliser * Le document nécessite l'examen d'une personne spécifique * Transfert à un membre individuel de l'équipe * Suivi de la responsabilité * Assigner du travail à une personne nommée #### Comment ça fonctionne ``` Document is "assigned to" = John Smith Only John can see it as assigned to him John is responsible for this document ``` #### Exemple ``` Invoice arrives ↓ Assign Document to: John Smith (Finance Manager) ↓ Only John sees "Assigned to Me" John must take action on it ``` #### Paramètres ``` User: [Select which person] ``` #### Remarque Assigner signifie : * Le document apparaît comme « assigned to me » pour cette personne * Cette personne est responsable * Les autres peuvent toujours voir le document (mais pas comme assigné à eux) * Une seule assignation à la fois par document *** ### Carte : DOC\_GROUP\_ASSIGN / Assign Document to Group #### Objectif Assigne un document à un groupe (tous les membres le voient comme assigné à eux) #### Quand l'utiliser * Document pour une équipe, pas pour un individu * Plusieurs personnes peuvent s'en charger * Responsabilité partagée * Distribution de la charge de travail de l'équipe #### Comment ça fonctionne ``` Document is "assigned to" = Finance Team (10 people) All 10 team members see "Assigned to My Group" Any team member can take action ``` #### Exemple ``` New vendor invoice ↓ Assign Document to: Procurement Team ↓ All procurement team members see it First available person handles it ``` #### Paramètres ``` Group: [Select which group] ``` #### Différence ``` Individual Assignment: - One person responsible - That person sees "Assigned to Me" - Others don't see assignment Group Assignment: - Team responsible - All members see "Assigned to My Group" - Anyone can claim/process ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_BASED\_ON\_DECISION\_TABLE #### Objectif Assigne un document en fonction de la logique d'une table de décision #### Quand l'utiliser * Différents fournisseurs nécessitent différents gestionnaires * Assignation basée sur le montant * Logique de routage complexe * Plusieurs conditions pour l'assignation #### Comment ça fonctionne ``` Decision Table Logic: If Supplier = "ABC Corp" → Assign to: Procurement Team If Supplier = "XYZ Inc" → Assign to: Direct Manager If Amount > €10000 → Assign to: Finance Director Document arrives ↓ Check: Which condition matches? ↓ Assign accordingly ``` #### Exemple : Assignation basée sur le montant ``` Invoice: €2000 from ABC Corp Decision Table checks: Is amount > €10000? NO Is amount > €5000? NO Is amount > €1000? YES Result: Assign to: Finance Manager ``` #### Exemple : Assignation basée sur le fournisseur ``` Invoice from: Preferred Supplier Decision Table: If preferred supplier → Finance Team If new supplier → Procurement Manager If blacklisted → Director Review Result: Assign to: Finance Team ``` #### Paramètres ``` Decision Table: [Select decision table] (Decision table contains assignment logic) ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_DECISION\_TABLE\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne un document séquentiellement en fonction d'une table de décision avec priorités #### Quand l'utiliser * Plusieurs approbations séquentielles * Différentes personnes à différents niveaux * Chaîne d'approbation basée sur le montant * Chemin d'escalade #### Comment ça fonctionne ``` First Decision: Who approves first? ↓ Assign to: Person 1 ↓ Person 1 approves ↓ Second Decision: Who approves next? ↓ Assign to: Person 2 ↓ Person 2 approves (final) ↓ Document Complete ``` #### Système de priorité ``` Priority 1: First assignment Priority 2: Second assignment Priority 3: Third assignment (etc.) Each must complete before next begins ``` #### Exemple : Approbation à plusieurs niveaux ``` Invoice: €50,000 Decision Table: €1k-€5k → Assign to: Finance Manager (Priority 1) €5k-€20k → Then: Assign to: Finance Director (Priority 2) €20k+ → Then: Assign to: CFO (Priority 3) Invoice Flow: 1. Finance Manager reviews → approves 2. Finance Director reviews → approves 3. CFO reviews → approves final Each step depends on previous completion ``` #### Paramètres ``` Decision Table: [Select] Priority Order: [Determined by decision table] ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_USER\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne un document à un utilisateur avec une priorité séquentielle #### Quand l'utiliser * Le document nécessite une personne spécifique * Traitement séquentiel clair * Assignation unique avec ordre #### Comment ça fonctionne ``` Assign Document to: User A (Priority 1) ↓ User A processes ↓ Then: Assign to User B (Priority 2) ↓ User B processes ``` #### Exemple ``` Invoice processing: 1. Assign to: Accounts Payable Clerk 2. Then: Assign to: Finance Manager 3. Then: Assign to: Director Each person has their turn ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne un document séquentiellement à des groupes #### Quand l'utiliser * Plusieurs approbations de groupe * Différents départements à chaque étape * Traitement séquentiel basé sur les équipes #### Comment ça fonctionne ``` Step 1: Assign to Group A (Quality Team) Quality verifies ↓ Step 2: Assign to Group B (Finance Team) Finance reviews ↓ Step 3: Assign to Group C (Procurement) Procurement approves ``` #### Exemple ``` New Supplier Onboarding: Step 1: Quality Team - Evaluate supplier capability - Check certifications Step 2: Finance Team - Check payment terms - Verify pricing Step 3: Procurement Team - Approve supplier - Set up in system Document passes through all three ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP #### Objectif Assigne un document à un groupe d'établissement spécifique #### Quand l'utiliser * Document pour un entrepôt/établissement spécifique * Opérations basées sur l'établissement * Traitement spécifique à un emplacement #### Exemple ``` Shipment notification Assign to: Berlin Warehouse Team ↓ Berlin warehouse processes shipment ↓ Or Assign to: Munich Warehouse Team ↓ Munich warehouse processes shipment ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assigne séquentiellement entre établissements #### Quand l'utiliser * Traitement multi-emplacements * L'expédition passe par les établissements * Flux de travail basé sur l'emplacement #### Exemple ``` Manufacturing Order: Step 1: Factory A (Manufacturing) - Build product Step 2: Quality Center (Testing) - Test product Step 3: Distribution Center (Packing) - Package Step 4: Warehouse (Storage) - Store Document/shipment passes through each ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP #### Objectif Assigne un document au département des achats #### Quand l'utiliser * Prise en charge par l'équipe des achats * Travail lié aux fournisseurs * Lié aux commandes d'achat #### Exemple ``` Vendor evaluation document ↓ Assign to: Procurement Group ↓ Procurement team evaluates vendor ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL #### Objectif Assignation séquentielle au sein des achats #### Quand l'utiliser * Processus d'achat en plusieurs étapes * Chaîne d'approbation dans les achats #### Exemple ``` Purchase Requisition: Step 1: Buyer (Creates PO) Step 2: Approver (Reviews) Step 3: Director (Final sign-off) Each step in sequence ``` *** ### Carte : ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG / Change Document Sub-Organization #### Objectif Assigne un document à une sous-organisation différente #### Quand l'utiliser * Mauvaise organisation sélectionnée * Besoin de déplacer vers le bon département * Restructuration organisationnelle #### Comment ça fonctionne ``` Current Sub-Org: Finance Department ↓ Change to: Accounting Department ↓ Document now belongs to Accounting ``` #### Exemple ``` Document for: Berlin Office ↓ Realize should be: Munich Office ↓ Change Sub-Organization to: Munich Office ``` *** ### Carte : ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG\_BY\_FIELD\_TEXT #### Objectif Change la sous-organisation en fonction de la valeur d'un champ de document #### Quand l'utiliser * Sous-organisation stockée dans un champ * Faire correspondre l'emplacement du document avec le champ * Assignation automatique d'organisation #### Comment ça fonctionne ``` Document Field: "Delivery_Location" = "Berlin" ↓ Decision Table: If location = "Berlin" → Assign to: Berlin Sub-Org If location = "Munich" → Assign to: Munich Sub-Org ↓ Document assigned to: Berlin Sub-Org ``` #### Exemple ``` Invoice field: "Cost Center: CC-Berlin-001" ↓ System recognizes: Berlin location ↓ Change document to: Berlin Sub-Organization ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK #### Objectif Assigne un document à un utilisateur à partir d'un champ, avec repli si l'utilisateur est introuvable #### Quand l'utiliser * Nom d'utilisateur stocké dans un champ de document * Peut ne pas exister dans le système * Besoin d'une solution de secours si l'utilisateur n'est pas disponible #### Comment ça fonctionne ``` Document Field: "Approver: John Smith" ↓ Try to assign to: John Smith ↓ If John doesn't exist: ↓ Use Fallback: Sarah Johnson (Manager) ↓ Document assigned to: Sarah Johnson ``` #### Paramètres ``` Source Field: [Field containing user name] Fallback User: [If source user not found] ``` #### Exemple ``` Invoice has field: "Contact Person: Mike Johnson" Try to assign to: Mike Johnson ↓ If Mike not in system: ↓ Fallback to: Finance Manager (Robert) ``` *** ### Carte : ACTION\_ASSIGN\_USER\_TO\_SUPPLIER #### Objectif Assigne un document à l'utilisateur qui gère ce fournisseur #### Quand l'utiliser * Utilisateur lié à un fournisseur * Gestionnaire de compte fournisseur * Responsable de la relation fournisseur #### Comment ça fonctionne ``` Document Supplier: ABC Corp ↓ System checks: Who manages ABC Corp? ↓ Assign to: John Smith (ABC Corp Account Manager) ``` *** ## Arbres de décision d'assignation ### Exemple de table de décision 1 : Basée sur le montant ``` Amount ≤ €1000 → Assign to: Finance Team Amount €1000-€5000 → Assign to: Finance Manager Amount €5000-€20000 → Assign to: Finance Director Amount > €20000 → Assign to: CFO ``` ### Exemple de table de décision 2 : Basée sur le fournisseur ``` Supplier Type = "Preferred" → Assign to: Account Manager Supplier Type = "New" → Assign to: Procurement Manager Supplier Type = "Problem" → Assign to: Procurement Director ``` ### Exemple de table de décision 3 : Basée sur le type de document ``` Document Type = "Invoice" → Assign to: Accounts Payable Team Document Type = "Credit Memo" → Assign to: Finance Manager Document Type = "PO" → Assign to: Procurement Team ``` *** ## Exemples de flux de travail d'assignation ### Exemple 1 : Routage simple ``` Document Arrives ↓ Check: Supplier = "ABC Corp"? YES ↓ Assign to: John Smith (John handles ABC Corp) ↓ John reviews and approves ``` ### Exemple 2 : Approbation séquentielle ``` Document Arrives ↓ Assign to: Finance Manager (Step 1) ↓ Manager reviews ↓ Passes to: Finance Director (Step 2) ↓ Director reviews ↓ Passes to: CFO (Step 3) ↓ CFO approves final ``` ### Exemple 3 : Routage basé sur le montant ``` Invoice: €50,000 ↓ Decision Table: Amount > €20k? ↓ YES → Assign to: CFO ↓ CFO approves directly ``` ### Exemple 4 : Basé sur l'établissement ``` Shipment for: Berlin Office ↓ Assign to: Berlin Warehouse Team ↓ Then assign to: Berlin Distribution Team ↓ Both teams process in sequence ``` *** ## Bonnes pratiques d'assignation ✅ **À faire :** * Garder les tables de décision simples * Tester la logique de routage avec des échantillons * S'assurer que tous les chemins mènent quelque part * Disposer d'un repli pour les utilisateurs manquants * Documenter les décisions de routage ❌ **À ne pas faire :** * Créer des assignations circulaires (A→B→A) * Assigner à des utilisateurs inexistants (sans repli) * Rendre le routage trop complexe * Oublier de tester le routage * Assigner à des personnes non disponibles *** ## Dépannage de l'assignation ### « Document non assigné » **Cause :** Condition non remplie ou l'utilisateur n'existe pas **Solution :** * Vérifiez que la condition est vraie * Vérifiez que l'utilisateur existe dans le système * Vérifiez les paramètres de repli * Examinez la logique de la table de décision ### « Mauvaise personne assignée » **Cause :** Table de décision ou logique de routage incorrecte **Solution :** * Testez la table de décision * Vérifiez les conditions * Vérifiez le mappage des utilisateurs * Examinez les valeurs des champs ### « L'assignation semble ignorer quelqu'un » **Cause :** Ordre séquentiel incorrect **Solution :** * Vérifiez les numéros de priorité * Vérifiez que la séquence est correcte * Testez avec un échantillon * Examinez l'ordre de la table de décision *** ## Comparaison des cartes d'assignation | Carte | Assigne à | Type de routage | Cas d'usage | | ------------------------------------------------------- | --------------------------- | --------------- | ----------------------------------- | | DOC\_USER\_ASSIGN | Individu | Direct | Assignation simple | | DOC\_GROUP\_ASSIGN | Groupe | Direct | Assignation à une équipe | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_BASED\_ON\_DECISION\_TABLE | Résultat de décision | Conditionnel | Routage complexe | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_DECISION\_TABLE\_SEQUENTIAL | Multiple (séquentiel) | Conditionnel | Chaîne d'approbation | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_USER\_SEQUENTIAL | Utilisateur (séquentiel) | Ordonné | Étapes utilisateur séquentielles | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_GROUP\_SEQUENTIAL | Groupes (séquentiel) | Ordonné | Étapes de groupe séquentielles | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP | Groupe d'établissement | Direct | Spécifique à un établissement | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL | Établissements (séquentiel) | Ordonné | Multi-établissements | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP | Achats | Direct | Flux de travail des achats | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL | Achats (séquentiel) | Ordonné | Chaîne d'approbation des achats | | ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG | Sous-organisation | Direct | Changement de département | | ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG\_BY\_FIELD\_TEXT | Sous-org par champ | Conditionnel | Assignation basée sur un champ | | ACTION\_ASSIGN\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK | Champ/Repli | Conditionnel | Assignation dynamique d'utilisateur | *** ## Cartes associées * **ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_USER** - Assigner une tâche à la même personne * **ACTION\_SEND\_EMAIL** - Notifier la personne assignée * **CONDITION\_USER\_IS\_ISNOT** - Vérifier si la bonne personne est assignée * **CONDITION\_GROUP\_IS\_ISNOT** - Vérifier si le bon groupe est assigné